Agente ou agent de secrétariat - profil traitement des données

Numéro de l'offre : 26-27-09

Salaire : Classe C - entre 25,90 $ et 35,10 $ l’heure

Statut de l’emploi : Poste syndiqué - régulier

Lieu de travail : Ville de Québec ou Montréal

Possibilité de télétravail, environ 2 à 3 jours par semaine en fonction des besoins.

Horaire : 35 heures/semaine, du lundi au vendredi

Fin de l'affichage : 2026-06-23

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Vous êtes une personne organisée, diplomate, rigoureuse et autonome? Vouz offrez un excellent service à la clientèle? Ce poste est pour vous !

Secteur de travail

Vice-présidence aux affaires académiques

Contexte

La Vice-présidence aux affaires académiques a pour mission d’assurer la qualité et le développement de l’offre de formation universitaire créditée, tout en soutenant la recherche en administration publique. Elle s’appuie sur une équipe engagée et collaborative, où le travail d’équipe est valorisé, et entretient des relations étroites avec le corps professoral, au coeur des activités de la vice-présidence.

Sommaire des responsabilités

La personne titulaire effectue diverses tâches de secrétariat relatives au suivi de processus administratifs. Elle assure la bonne marche des opérations de son unité.

De façon générale, la personne titulaire aura à :

• Prévoir les besoins des personnes qu’elle assiste, tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives;
• Recueillir diverses informations et les présenter sous les formes appropriées;
• Assurer le suivi des dossiers liés à la gestion du personnel et à la comptabilité;
• Tenir à jour et alimenter des banques de données;
• Maintenir à jour le système de classement et appliquer la procédure d’archivage;
• Gérer l’agenda, filtrer les appels téléphoniques, assurer la gestion du courrier et du classement;
• Convoquer et organiser des réunions, rédiger les procès-verbaux et la correspondance;
• Accueillir les visiteuses et visiteurs et les diriger vers les personnes concernées;
• Contribuer à la planification et à l’organisation matérielle d’activités ou d’événements.

Plus spécifiquement, en lien avec le profil traitement de données, la personne titulaire aura à :

• Assurer le suivi des comptes de dépenses et des requêtes de paiement, incluant les dépenses à l’étranger, et soutenir le personnel dans le suivi du processus à l’aide des systèmes en place;
• Vérifier l’exactitude, la conformité et l’exhaustivité de toutes les pièces déposées en s’assurant du respect des politiques, directives et exigences institutionnelles en vigueur;
• Soutenir la clientèle dans la préparation des demandes d’acquisition de biens et services conformément aux exigences en vigueur;
• Accompagner les membres du corps professoral, sans ressource administrative, dans certaines tâches (mise en page de documents, fournitures de bureau, signatures électroniques, formulaires inscriptibles, etc.).

Exigences

Scolarité

Diplôme d’études secondaires (DES) ou diplôme d’études professionnelles (DEP) d’une durée de 900 heures.

Si vous avez obtenu votre diplôme à l’extérieur du Canada, vous devez joindre à votre candidature une copie de l’évaluation comparative d’études délivrée par le ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration.

Expérience

Au moins 2 ans d’expérience pertinente.

Exigence spécifique

Maîtrise du français parlé et écrit.

Compétences requises

• Autonomie et initiative
• Rigueur et qualité du travail
• Capacité d’analyse et de jugement
• Flexibilité et adaptation
• Planification et organisation
• Sens des priorités
• Collaboration et travail d’équipe

Compétences requises

• Jusqu’à quatre semaines de vacances dès la fin de la première année selon la date d’embauche
• Congés de maladie et congés personnels
• Horaire d’été allégé
• Assurances collectives
• Régime de retraite à prestations déterminées

Date d'entrée en fonction

Août 2026

Accès à l'égalité en emploi

Engagée à contrer la discrimination en emploi, soucieuse d’être représentative de la société québécoise et de s’enrichir de sa diversité, l’ENAP invite toutes les personnes qualifiées à manifester leur intérêt, en particulier :

• les femmes;
• les personnes en situation de handicap;
• les personnes autochtones;
• les membres de minorités visibles et de minorités ethniques;
• les personnes issues de la diversité sexuelle et de genre.

Cela s’inscrit notamment dans le cadre du programme d’accès à l’égalité en emploi auquel l’ENAP souscrit.

De plus, les outils de sélection peuvent être adaptés selon les besoins des personnes en situation de handicap qui en font la demande, et ce, en toute confidentialité. Si vous désirez faire connaître vos besoins particuliers, veuillez le mentionner dans votre envoi.

En savoir plus sur les programmes d'accès à l'égalité en emploi.

Dépôt de candidature

Date limite pour postuler : 23 juin 2026 à 16 heures

Faites-nous parvenir votre candidature, accompagnée d’un curriculum vitae et en mentionnant le numéro de référence par courriel à ***email_hidden***.

Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

Nous vous remercions à l’avance de votre candidature!