Administrateur Expérience Client - Client experience Administrator

Job Responsibility:

À propos du poste Situé au centre-ville de Montréal - Contrat d'un an

En tant qu' administrateur(trice) de l'expérience client , vous êtes la voix constante et le pilier organisé de l'équipe Expérience Client pour Le Sherbrooke et d'autres communautés résidentielles. Vous gérez les calendriers, les communications et les interactions avec les clients tout au long du cycle de vie du projet, depuis les premières étapes jusqu'à la clôture finale.

En collaboration avec les autres membres de l'équipe, vous êtes le premier point de contact - que ce soit par téléphone, courriel ou en personne au bureau. Vous facilitez chaque étape du parcours pour les clients, les sous-traitants et les équipes internes. Ce poste est idéal pour une personne qui aime instaurer de l'ordre dans le chaos, qui apprécie le contact humain et qui prend à cœur de ne laisser aucun détail au hasard.

À propos de vous

Vous êtes professionnel(le), accueillant(e) et naturellement tourné(e) vers les autres. Vous êtes stimulé(e) par un environnement dynamique et vous avez le talent de garder tout le monde bien informé et aligné. Vous êtes fier(ère) de maintenir l'organisation, de résoudre les problèmes et de créer de la clarté autour de vous.

Vous êtes probablement une personne qui :

• Possède d'excellentes compétences en communication et en coordination ;
• A de l'expérience en administration, service à la clientèle ou hôtellerie (une expérience dans le domaine résidentiel est un atout) ;
• S'épanouit dans un environnement à parties prenantes multiples et à priorités changeantes ;
• Reste calme et posé(e) sous pression ;
• Est organisé(e), rigoureux(se) et engagé(e) à aller jusqu'au bout des choses ;
• Aime créer un environnement accueillant pour les clients comme pour les collègues ;
• Maîtrise le français et l'anglais, à l'oral comme à l'écrit.

Vos responsabilités

• Être le point central de contact pour les clients (téléphone, courriel, visites au bureau) ;
• Coordonner et gérer les calendriers pour les inspections pré-livraison (PDI), les signatures chez le notaire, les suivis de garantie et les activités d'équipe ;
• Envoyer des mises à jour hebdomadaires aux équipes internes et suivre les échéanciers ;
• Gérer l'accueil des clients pour les rendez-vous, organiser les activités liées ;
• Traiter les documents juridiques et administratifs avec exactitude et dans les délais ;
• Maintenir un bureau propre, professionnel et accueillant, et gérer les besoins en fournitures ;
• Soutenir la coordination entre les services Ventes, Construction, Garantie et Gestion immobilière ;
• Répondre aux demandes des clients et escalader les préoccupations si nécessaire ;
• Suivre la documentation, assister à la production de rapports, effectuer des audits si besoin, et assurer un classement adéquat.

Votre impact Dans ce rôle, vous ne vous contentez pas de gérer des rendez-vous : vous contribuez à ce que les propriétaires se sentent en confiance et bien accompagnés. Vous participez à créer une expérience agréable et mémorable, à réduire les malentendus et à favoriser une bonne coordination interne. Vous êtes le point d'ancrage dans la complexité d'une nouvelle communauté résidentielle.

Expérience et compétences requises Nous sommes ouverts à divers parcours, mais pour réussir dans ce poste, il serait avantageux d'avoir :

• De l'expérience dans un rôle administratif ou de coordination en environnement dynamique et axé sur le client, idéalement dans l'immobilier résidentiel, l'hôtellerie, la gestion immobilière ou les services professionnels ;
• D'excellentes compétences organisationnelles et en gestion de calendrier, avec une capacité à gérer plusieurs priorités et échéances avec rigueur ;
• Une excellente communication orale et écrite en français et en anglais ;
• Une aisance avec les outils technologiques tels que Salesforce, Condo Control, Upperbee, Outlook et la suite MS Office 365 ;
• Une capacité démontrée à rester professionnel(le), empathique et calme sous pression avec les clients et collègues ;
• Une passion pour le service à la clientèle et l'esprit de communauté, avec une approche positive et orientée solution ;
• Un souci du détail, de la précision et de la présentation - vous êtes fier(ère) d'une communication soignée et d'un espace de travail bien organisé ;
• Un permis de conduire valide.

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About the Role Location: Downtown Montreal - 1 year contract

As the Customer Experience Administrator , you are the steady voice and organized core of the Client Experience team at Le Sherbrooke and other residential communities. You'll manage calendars, communications, and customer interactions across the full project lifecycle, from initial 1st stages of the project to final closings.

In collaboration with other members of the team, you are the first point of contact. by phone, email, or at the office. You'll help make every step of the journey easy for clients, subtrades, and internal teams alike. This role is perfect for someone who thrives on creating structure from some chaos, loves working with people, and takes pride in making sure no detail is missed.

About You

You're professional, approachable, and naturally people-focused. You're energized by a fast-paced environment and have a gift for keeping people aligned and informed. You take pride in keeping things organized, solving problems, and creating clarity for others.

You're likely someone who:

• Has excellent communication and coordination skills
• Has experience in administration, client support, or hospitality (residential experience is a plus)
• Thrives when supporting multiple stakeholders and shifting priorities
• Stays calm and composed under pressure
• Is organized, accurate, and committed to follow-through
• Loves creating a welcoming environment for clients and team members alike
• Is fluent in English and French

What You'll Do

• Be the central point of contact for clients by phone, email, and office visits
• Coordinate and maintain calendars for pre-delivery inspections (PDI), notary closings, post warranty and team activities
• Distribute weekly updates to internal teams and track schedules
• Lead client check-in and check-out for appointments, managing coordinated activities
• Process legal and administrative forms, keeping everything timely and accurate
• Maintain a professional, clean, and welcoming office environment and support office supply needs
• Support cross-functional coordination with Sales, Construction, Warranty, and Property Management
• Respond to client inquiries and escalate concerns when needed
• Track documentation, assist with reporting, perform audits when needed and file accordingly

Your Impact

In this role, you're not just organizing appointments—you're helping homeowners feel confident and cared for by our teams. You'll support a fun and exciting experience, reduce miscommunication, and help internal teams stay aligned. You'll help create the calm in the complexity of a new residential community.

Required Experience & Capabilities

We are open to considering a diverse range of experiences, however, to thrive we believe you would benefit from having:

• Experience in a fast-paced, customer-facing administrative or coordination role , ideally within residential real estate, hospitality, property management, or professional services.
• Strong organizational and calendar management skills , with experience juggling multiple deadlines and priorities with confidence and accuracy.
• Excellent written and verbal communication skills in both English and French.
• Confident in learning and using technology tools and platforms such as Salesforce, Condo Control, Upperbee, Outlook, and MS Office 365.
• Demonstrated ability to stay composed, professional, and empathetic when working with clients or team members under pressure.
• A passion for customer service and building community , with a positive, people-first approach to problem solving.
• High standards for accuracy, detail, and presentation —you take pride in polished communication and an organized workspace.
• Valid driver's license