Technicien (ne) en administration

Personne qui effectue des travaux techniques reliés à la gestion du personnel, à la gestion financière, à l’organisation du travail et à la
planification de l’exécution des travaux complexes à caractère administratif en faisant la cueillette et l’analyse des données.

Sommaire de l'emploi

Relevant de la personne responsable du service de l’approvisionnement et de la gestion contractuelle, la personne titulaire du poste joue un rôle clé dans l’acquisition de biens et de services essentiels au bon fonctionnement de l’organisation. Elle contribue à des processus d’achat rigoureux et conformes, en réalisant des recherches de prix, en préparant des appels d’offres, en effectuant des analyses et en assurant l’intégration des contrats dans les systèmes appropriés. Elle assure également le suivi des commandes auprès des fournisseurs, informe la clientèle interne de leur avancement et participe activement à la reddition de comptes, aux comités internes, aux regroupements d’achats ainsi qu’à la mise à jour de la base de données contractuelle.

Tâches et responsabilités

- Préparer des recherches de prix et des appels d’offres, et les rédiger en conformité avec les lois, règlements et directives en vigueur ainsi que les politiques internes ; 

- Élaborer et maintenir à jour les procédures d’évaluation du rendement des fournisseurs; 

- Produire les rapports requis afin de répondre aux différentes demandes et en effectuer l’analyse; 

- Intégrer les contrats octroyés dans les systèmes de gestion matérielle et financière; 

- Assurer le suivi des commandes auprès des fournisseurs, des litiges ainsi que des écritures de fin de période; 

- Assurer la gestion documentaire liée aux appels d’offres et à la justification des bons de commande; 

- Participer à la publication des appels d’offres; 

- Collaborer au suivi des bons de commande émis dans le système financier; 

- Participer au contrôle des contrats conclus par l’organisation et veiller à l’application des politiques en vigueur; 

- Concevoir et valider les formulaires de réquisition de biens et de services; 

- Contribuer à l’élaboration et à la mise à jour des procédures du service; 

- Élaborer et mettre à jour un recueil des procédures relatives au fonctionnement du service de l’approvisionnement; 

- Participer à l’évaluation et à la réalisation de nouveaux projets; 

- Effectuer toute autre tâche connexe liée à l’approvisionnement et à la gestion contractuelle, à la demande du supérieur immédiat. 

Pré-requis

- Diplôme de fin d’études collégiales (DEC) avec spécialisation en techniques administrative ou en administration générale, en techniques de comptabilité et de gestion ou en technique de bureautique, d’une école reconnue par le ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur; 
- Expérience de deux (2) ans dans un poste relié à l'approvisionnement de biens et de services et de la gestion contractuelle;
- Expérience dans le réseau de la santé, un atout;
- Connaissance des logiciels WORD et EXCEL, niveau intermédiaire;
- Connaissance d'un système informatisé de gestion matérielle (ORACLE, SAP, JB EDWARDS, Logibec ou Médisolution); et du système d'appel d'offres électroniques SEAO;
- Connaissance de la LCOP (Loi sur les contrats des organismes publics);
- Connaissance des achats regroupés au sein du réseau;
- Maîtrise de la langue française à l’oral et à l’écrit;
- Connaissance de l’anglais parlé et écrit, un atout;
- Facilité dans la rédaction d'appel d'offres et de contrats;
- Habileté pour la communication et les interactions professionnelles avec la clientèle interne et les fournisseurs;
- Souci du service à la clientèle;
- Capacité à gérer les priorités;
- Capacité d’analyse;
- Aptitude à travailler en équipe;
- Rigueur, autonomie, sens des responsabilités et de l'éthique.

Conditions de travail et rémunérations

- Horaire de travail de 35 heures par semaine;
- Télétravail/mode hybride;
- Cotisation au Régime de retraite des employés du gouvernement et des organismes publics (RREGOP);
- Régimes d’assurance vie, d’assurance maladie et d’assurance salaire;
- 13 jours fériés payés et 9,6 jours de congé de maladie par année;
- 20 jours de vacances après un an travaillé;
- Programme d’aide aux employés et à leur famille.