Agent(e) de soutien administratif, classe principale - remplacement

Description

Nature du travail

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à assurer la coordination d'un ensemble de travaux administratifs d’un secteur d’activités donné. Elle peut également être affectée à une ou plusieurs tâches dont les travaux sont spécialisés et se caractérisent par la complexité, l’expertise et l’autonomie.

Quelques attributions caractéristiques

Secrétariat du service

• Répondre aux étudiants et à la clientèle extérieure et les diriger vers les personnes qui sauront répondre à leurs questions ou demandes.
• Correspondance écrite et création de document divers.
• Effectuer le classement de la DSA.
• Planifier les rencontres.
• Gérer le courrier.
• Alimenter la plateforme des mesures d'urgence (Resilio) lors des alarmes.

Gestion des locaux

• Planifier les horaires d’ouverture et de fermeture du Cégep lors des congés ou des vacances.
• Effectuer la réservation des locaux.
• Facturer les organismes externes pour les locations de locaux.

Gestion des évènements

• Traiter les demandes d’organisation d’évènements.
• Informer les personnes responsables des demandes liées à l’évènement.
• Effectuer les demandes de permis de réunion.
• Être le point de chute pour l'organisation d'événement au Cégep et transférer les demandes aux personnes responsables.
• Produire les contrats de location.

Résidences

• Effectuer la facturation mensuelle (dépôt, clé, ménage).
• Produire les relevés d’impôt.
• Produire les baux.
• Répondre aux différentes demandes des locataires.
• Gérer le logiciel des résidences.

Opérations financières

• Effectuer diverses facturations à la demande de la DSA.
• Effectuer les paiements de factures sur Accès D et maintenir à jour des fichiers de suivi
• Encaisser les paiements.

Stationnement

• Gérer la vente et l’émission des vignettes de stationnement.

Autos

• Gérer les réservations des autos du Cégep et des locations externes.
• Divers suivis administratifs.

Au besoin, accomplir toute autre tâche connexe.

Exigences

• Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente, et avoir six (6) années d'expérience pertinente.

Qualifications particulières

• Maîtriser Office 365.
• Maîtriser sa spécialité professionnelle.
• Maîtriser la langue française.
• Posséder des aptitudes au niveau du service à la clientèle.
• Faire preuve d’autonomie au niveau de la gestion du temps et des priorités.
• Assurer un travail de qualité qui s’exprime dans la planification, la réalisation, le support et l’organisation du travail, le rôle-conseil et l’évaluation.
• Travailler en équipe dans un esprit de complémentarité.
• Afficher des comportements éthiques envers les personnes, les biens et l’institution.
• Témoigner d’originalité dans ses réalisations et démontrer son désir d’innover.

Les personnes retenues seront soumises à des tests.

Salaire et avantages

Salaire :               entre 26.54 $ et 32.47 $ de l’heure

Autre info

Horaire de travail : 35 heures par semaine, du lundi au vendredi – 8h à 16h
Les personnes qui le souhaitent peuvent effectuer du télétravail en fonction des directives en place.

Date d’entrée en fonction : Dès que possible
Date de fin du projet : 30 juin 2027, avec une possibilité de prolongation

Les personnes intéressées doivent faire part de leur intention et déposer leur CV sur le site web du Cégep au , dans les délais prescrits.