Bilingual Administrative Receptionist II - Indefinite Term

**This is an indefinite term position that is subject to end with 24 hours' notice**

About Us

St.Amant supports over 5,000 people in Manitoba with developmental disabilities, autism and acquired brain injury. We are a not-for-profit organization that offers a wide range of supports for adults, children and their families. Our over 2,000 staff follow a person-centered approach and adapt to the needs of each person and each family. St.Amant is guided by its core values of Collaboration, Hospitality, Excellence and Respect.

St.Amant is committed to fostering a culture of diversity, equity, inclusion, and accessibility where everyone is respected, valued, and empowered to bring their authentic selves–free from fear of discrimination–while celebrating the diverse identities and experiences that enrich our community. We stand firmly against individual and systemic discrimination and racism as per the Canadian Human Rights Act.

St.Amant's core values reflect a strong commitment to diversity, equity, and inclusion. St.Amant maintains ongoing commitment to recruiting a diverse and talented workforce, which is paramount to supporting the vibrant community we serve.

Position Summary and Scope of Service

• The Switchboard Operator/Receptionist operates the St.Amant switchboard to route incoming, outgoing, and interoffice calls to the appropriate area when the caller is unable to use the automated attendant feature and supplies general inquiry information to callers
• The Switchboard Operator/Receptionist also acts as a receptionist, greeting visitors to St.Amant, determining their needs, providing direction and assistance, and referring visitors to the person or service area that can help them
• The Switchboard Operator/Receptionist performs clerical/administrative tasks as assigned

Qualifications

Educational:

• Grade XII Diploma or Certificate
• Secretarial training from a community or career college an asset
• Proficiency in the Microsoft Suite, including Word, Excel and Power Point (testing will be a requirement)
• Bilingual in English and French (testing will be a requirement)

Professional :

• Experience as a receptionist or switchboard operator
• Experience in greeting and assisting visitors, vendors, employees, and customers in an effective and professional manner
• Excellent oral communication skills in both the English and French languages, enabling effective communication with employees and the general public in either language (testing will be a requirement)
• Skilled in the use and operation of computers and computer peripherals on a network based system
• Strong computer capabilities with current software applications, Outlook, Excel, Word & Power Point (testing will be a requirement)
• Ability to maintain records and files
• Administrative support/secretarial experience with accurate keyboarding skills and an ability to type at a minimum speed of 50 wpm

Personal :

• Demonstrate confidential and ethical behaviour in the performance of all duties
• Ability to perform a variety of administrative tasks both as part of a team and independently and to use good judgment in recognizing scope of authority
• Ability to interact with staff and the general public in a professional, courteous, tactful, and helpful manner
• Ability to perform assigned duties with speed, accuracy and attention to detail without immediate and constant supervision
• Friendly and enjoy meeting and helping people
• Maintain a neat appearance and pleasant voice
• Maintain regular consistent attendance and punctuality

Duties and Responsibilities

Program/Service Support:

Consistent with the Mission, Values and Policies of St.Amant, and the Principle Functions and Objectives of the Program/Services, the Receptionist provides a broad range of quality administrative support tasks. Quality services are evident when professional communication, timeliness, accuracy, ethical awareness/sensitivity, confidentiality are consistently demonstrated as required by legislation and program/service standards.

Duties include:

• Operates the main Avaya switchboard and provides reception services
• Screens troublesome visitors and callers, notifying the appropriate persons of concerns
• Issues temporary receipts for cheques received
• Recommends changes and improvements within the service area to the Supervisor
• Basic programming of the voicemail system through the switchboard console
• Provides telephone service to internal and external users by promptly answering all incoming calls, providing general inquiry information about St.Amant and the programs and services offered using reference files and transferring calls as requested
• Greets visitors to St.Amant, determines their needs and provides direction and assistance to locate the individual or area required
• Assists in the monitoring of visitors, staff, and clients in the main building through the parking logs, outing sheets and other internal processes
• Maintains contact with employees using communication systems such as the telephone in accordance with St.Amant policies
• Relays or routes verbal and written messages
• Performs various clerical jobs as assigned by the Supervisor(s) and assists administrative assistants as directed
• Arranges for repairs to business machines as required
• Responds to emergency alarms and codes, carries out procedures according to directives and communicates appropriate instructions to staff and other respondents in accordance with St.Amant policies and procedures
• Documents incidents in detail as per requirements
• Oversees the movement of mail in and out of the facility (e.g. sorting, weighing, stamping, and tracking outgoing mail, sorting and distributing incoming mail and interoffice mail)
• Oversees the movement of fax transmissions in and out of the facility (e.g. sending faxes, receiving and distributing faxes and following up on incomplete faxes)
• Data entry of General Incident Report information
• Provides assistance with various payroll processing tasks by distributing pay stub envelopes
• Oversees an inventory of cell phones for employee use, ensures phones are in good working order and batteries are kept charged
• Maintains a sign out system and follows up on phones to ensure prompt return
• Maintains an inventory of St.Amant keys for employee use, ensures they are signed out according to the identified process
• Oversees a selection of audio visual and other St.Amant equipment available for employee use, monitors equipment that has been signed out and follows up on outstanding equipment when necessary
• Completes a regular inventory of equipment and related accessories
• Monitors the conference room and equipment booking binder and assists employees in locating and booking available rooms and St.Amant equipment
• Acts as a resource when items are found or lost on St.Amant property, monitors a system to managing these items
• Acts as the key operator for the centrally located photocopier machine including filling with paper, toner, etc. and calls for service as required
• Attends team meetings
• Acts as a resource to St.Amant's engineers through an established check-in process during the weekend shift
• Other duties as assigned

The above information is intended to describe the general nature of this position and is not considered to be a complete statement of duties and responsibilities. Additional duties and responsibilities may be assigned provided they are consistent with the qualifications identified and fall within the parameters of this role.

St.Amant is a bilingual organization. Proficiency in both official languages (French/English) would be considered an asset.

St.Amant supports equitable employment practices and promotes an inclusive workforce representative of the people we support including diverse abilities, backgrounds, cultures, and identities. Applicants can request reasonable accommodations in all aspects of the selection and hiring process.

As a condition of employment, successful candidates will be required to provide a satisfactory Criminal Record Check with Vulnerable Sector Screening, Adult Abuse Registry Check, Child Abuse Registry Check and Prior Contact Check.

As a Condition of Employment, new hires must complete a series of Occupational Health checks. This includes the requirement to confirm immunization or immunity of specific communicable diseases.

We offer a competitive salary and a comprehensive benefits package that includes: Health & Dental Plans, Life Insurance Plans, Long Term Disability, Employer Paid-Employee Assistance Plan, and Employer-Matched Pension Plan. We also offer access to an on-site gym, professional development training opportunities, and affordable staff parking.

Résumé des fonctions du poste

• Le standardiste / réceptionniste commande le standard téléphonique de St.Amant pour diriger vers le service approprié les appels entrants, sortants et internes lorsque l'appelant n'est pas en mesure d'utiliser le système automatisé, et fournit aux appelants des renseignements aux questions générales.
• Le standardiste / réceptionniste I joue aussi le rôle de réceptionniste, souhaitant la bienvenue aux visiteurs, identifiant leurs besoins et les orientant vers la personne ou le service en mesure de les aider.
  
• Le standardiste / réceptionniste exécute les tâches administratives qui lui sont assignées.
  

Qualifications 

Études: 

• Diplôme de 12 e année ou certificat
• Formation en secrétariat dans un collège communautaire ou professionnel
• Maîtrise de la suite Microsoft, notamment Word, Excel et Power Point (test obligatoire)
• Bilingue français et anglais (test obligatoire)

Professionnelles :

• Expérience en tant que réceptionniste ou standardist
• Expérience de l'accueil des visiteurs, des vendeurs, des employés et des clients, et capacité de les aider avec efficacité et professionnalisme
• Excellentes compétences en communication orale, en français et en anglais; capacité à communiquer avec les employés et le grand public dans les deux langues (test obligatoire)
• Expérience en secrétariat et soutien administratif; saisie précise au clavier à une vitesse d'au moins 50 mots à la minute (test obligatoire)
• Compétences en informatique et capacité d'utiliser des périphériques en réseau 
• Excellentes compétences en applications informatiques courantes, Outlook, Excel, Word et Power Point (test obligatoire)
• Capacité à tenir des dossiers et des fichiers

Personnelles :

• Agir de manière éthique et confidentielle dans l'exécution des tâches
• Capacité à accomplir diverses tâches administratives aussi bien en équipe que seul et faire preuve de discernement dans la reconnaissance des limites de pouvoir
• Capacité à communiquer avec les employés et le grand public avec professionnalisme, tact et courtoisie
• Capacité à exercer ses fonctions avec rapidité, précision et en ayant le souci du détail sans supervision directe et constante
• Être aimable, apprécier le fait de rencontrer et d'aider les gens
• Faire preuve d'assiduité et de ponctualité
• Présentation soignée et voix agréable
  

Responsabilités

Soutien du programme / des services :

Conformément à la mission, aux valeurs et aux politiques de St.Amant, et aux fonctions et objectifs principaux du programme/des services, le réceptionniste réalise diverses tâches de soutien administratif de grande qualité. L'excellente qualité des services est évidente lorsqu'une personne fait toujours preuve de professionnalisme dans la communication, de ponctualité, de précision et d'un sens éthique développé comme l'exigent la législation ainsi que les normes des services/programme.

Responsabilités:

• Utiliser le standard principal Avaya, fournir des services de réception, répondre aux appels entrant et diriger les appelants vers les personnes appropriées
• Filtrer les visiteurs et les appelants difficiles, et informer les personnes appropriées en cas de problèmes
• Établir des reçus temporaires pour les chèques reçus
• Recommander au superviseur tout changement ou amélioration au niveau du service
• Programmer le système de messagerie vocale via la console du standard
• Offrir un service téléphonique aux usagers internes et externes en répondant rapidement à tous les appels, en fournissant des renseignements généraux sur St.Amant, les programmes et services offerts, à l'aide de fichiers de référence et en transférant les appels le cas échéant
• Accueillir les visiteurs à St.Amant, déterminer leurs besoins, les orienter et les aider à trouver la personne ou le programme recherché
• Aider au contrôle des visiteurs, du personnel et des clients dans le bâtiment principal à l'aide des registres de stationnement, des feuilles de sorties et autres processus internes
• Rester en contact avec les employés en utilisant les systèmes de communication tels que le téléphone, conformément aux politiques de St.Amant
• Transmettre les messages oraux et écrits
• Effectuer les diverses tâches de bureau qui sont confiées par le superviseur et aider les adjoints administratifs au besoin
• Téléphoner au service de dépannage si des machines de bureau ne fonctionnent pas
• Répondre aux alarmes et aux codes d'urgence, suivre les procédures conformément aux directives et transmettre les instructions nécessaires au personnel et autres intervenants en respectant les politiques et les procédures de St.Amant
• Consigner les incidents de façon détaillée conformément aux exigences
• Superviser l'arrivée et la sortie du courrier dans l'établissement: tri, pesée, affranchissement et suivi du courrier sortant; tri et distribution du courrier entrant et du courrier interne
• Superviser les transmissions par télécopieur (p.ex., émission, réception, transfert des télécopies et suivi des échecs de transmission)
• Saisie de données des renseignements du rapport d'incident général
• Participer aux diverses tâches liées au traitement de la paie en distribuant les enveloppes contenant les relevés de salaire
• Superviser la tenue d'un inventaire des téléphones destinés aux employés, veiller à ce que les téléphones fonctionnent bien et que les batteries soient toujours chargées
• Tenir un registre de sorties et faire le suivi des téléphones pour assurer leur retour
• Tenir un registre des clés de St.Amant à l'usage des employés, s'assurer qu'il soit signé conformément au processus en place
• Superviser la tenue d'un registre de sorties et assurer le suivi du matériel audiovisuelou autre mis à la disposition des employés pour assurer leur retour
• Faire régulièrement l'inventaire de l'équipement et des accessoires connexes
• Tenir le classeur de réservation des salles de réunion et du matériel, et aider les employés à trouver et à réserver le matériel et les salles disponibles de St.Amant
• Être la personne-ressource lorsque des objets sont perdus ou trouvés sur la propriété de St.Amant, assurer le suivi du système de gestion de ces objets
• Être le principal opérateur du photocopieur central, notamment le remplir de papier, d'encre, etc. et téléphoner au service de dépannage en cas de besoin
• Participer aux réunions d'équipe
• Être la personne-ressource des ingénieurs de St.Amant par l'intermédiaire d'un processus d'entrée pendant le quart de fin de semaine
• Effectuer les autres tâches qui sont assignées

Les renseignements ci-dessus visent à décrire la nature générale de ce poste et ne constituent pas un énoncé complet des tâches et responsabilités. D'autres tâches et responsabilités peuvent être assignées à condition qu'elles correspondent aux qualifications énoncées et qu'elles entrent dans le cadre de ce rôle.

Comme il s'agit d'un poste désigné bilingue, le test de langue française sera effectué avant l'offre. Le niveau B+ ou plus élevé est requis, sauf accord contraire du programme.

St.Amant adopte des pratiques d'emploi équitables et favorise la formation d'un personnel inclusif et représentatif des personnes que nous soutenons, notamment au niveau de la diversité des aptitudes, expériences, cultures et identités. Les candidates et candidats peuvent demander des aménagements raisonnables dans tous les aspects du processus de sélection et d'embauche.

La personne retenue doit également se soumettre à une vérification satisfaisante de casier judiciaire (avec filtrage du secteur vulnérable) et des registres concernant les enfants et les adultes victimes de mauvais traitements.

Comme condition d'emploi, les nouvelles recrues doivent se soumettre à une série de vérifications en matière de santé au travail. Elles doivent notamment confirmer leur immunisation ou immunité contre certaines maladies transmissibles.

Nous offrons à nos employés un salaire concurrentiel ainsi qu'une gamme complète d'avantages sociaux, notamment: des régimes d'assurance-maladie et de soins dentaires, des régimes d'assurance-vie, une assurance invalidité de longue durée, un régime d'aide aux employés dont les cotisations sont payées par l'employeur et un régime de pension auquel l'employeur cotise à hauteur du montant cotisé par l'employé. De plus, les employés ont accès à une salle d'entraînement sur place, peuvent suivre des formations professionnelles et bénéficient d'un stationnement à un prix abordable.