Spécialiste, Gestion des programmes d’études

Motif De L'offre D'emploi

Remplacement d'un poste temporaire

Type D’emploi

Employé

Durée anticipée en mois

24

Famille D’emplois

Gestion des programmes d’études

Nombre De Postes à Pourvoir

1

Faculté/Service - Département

Opérations EESP

Campus

Pavillon Roger-Guindon

Affiliation Syndicale

PSUO

Date D’affichage (AAAA/MM/JJ)

2026/11/05

Les Candidatures Doivent Être Reçues AVANT LE (AAAA/MM/JJ)

2026/11/16

Heures Par Semaine

35

Classe Salariale

SSUO Grade 09

Échelle Salariale

$76,104.00 - $96,135.00

Bienvenue à la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa, la première et à la plus grande faculté de médecine bilingue au Canada. Nos apprenants ont accès à des installations de pointe et à des instituts spécialisés où ils apprennent aux côtés de médecins et de scientifiques de renommée internationale. Constamment classée parmi les 10 premières écoles de médecine au Canada, notre faculté figure parmi les meilleures facultés de médecine dans le monde pour l’impact de sa recherche en sciences biomédicales et de la santé.

Raison D’être Du Poste

Soutenir les activités pédagogiques des Sciences fondamentales. Conseiller, orienter et appuyer les directions de programmes et les membres du corps professoral. Collaborer avec les directions départementales, les directions de programmes, le personnel de coordination des cours, les responsables de programmes et les membres du corps professoral afin de soutenir la création et la mise en œuvre de nouvelles initiatives. Assurer un effectif suffisant et offrir du soutien dans les divers programmes pour garantir la continuité des activités.

Responsabilités Particulières

• Guider et soutenir les directions de programmes afin d’assurer une administration efficace des programmes qui leur sont confiés, par exemple en faisant un suivi de l’effectif d’enseignement pour les programmes de premier et deuxième cycles, et en produisant des rapports contenant les détails de l’effectif pour les cours et le nombre d’inscriptions. Gérer les divers calendriers cliniques liés à l’effectif d’enseignement et aux stages dans toutes les concentrations en sciences cliniques et médecine translationnelle. Organiser des réunions avec les parties concernées et y participer pour discuter des besoins des programmes et des difficultés potentielles. Recueillir des données et fournir des rapports aux directions départementales, aux directions, à la superviseure ou au superviseur ainsi qu’à la gestionnaire ou au gestionnaire, au besoin. Assister les directions de programmes dans l’exécution de toute tâche administrative, au besoin. Travailler en étroite collaboration avec le Bureau des études supérieures de la Faculté de médecine pour apporter un soutien optimal aux programmes et favoriser une relation de travail solide avec nos partenaires de formation.
• Superviser le processus d’inscription aux cours sous sa responsabilité, par exemple en offrant un service de première ligne et en donnant de l’information aux étudiantes et étudiants actuels et potentiels. S’occuper de la mise à l’horaire de tous les cours ANP, CMM, PHA et PHS et examens de premier cycle Mettre à jour le calendrier des cours et des examens dans uoCampus. Gérer les demandes adressées à la direction des études de premier cycle (Département de médecine cellulaire et moléculaire), comme les demandes d’équivalences de cours et de dérogation aux préalables. Saisir dans uoCampus les informations relatives aux nominations et aux autorisations de supervision du corps professoral. Aider les directions de programmes et les membres du corps professoral à utiliser Brightspace, uoCampus et le Système de gestion de formation (LMS). Aider les membres du corps professoral à utiliser Simple Syllabus pour la création de plans de cours. Créer et tenir à jour un catalogue de plans de cours pour les différents départements. Fournir des recommandations et de l’information aux directions départementales, aux directions d’écoles, aux directions de programmes et aux membres du corps professoral, au besoin. Lorsque les cours atteignent leur capacité d’accueil, recommander l’ajout de sections de cours afin de réduire les listes d’attente. Une fois l’approbation obtenue, s’occuper de toute la logistique (mise à l’horaire du cours, démarches pour trouver un local, etc.), mais aussi de l’accueil et de l’intégration de la professeure ou du professeur, et ce, en passant en revue les attentes relatives au cours, en l’aidant à utiliser Brightspace, en lui donnant de l’information sur les manuels à utiliser et en l’aidant à préparer ses diapositives.
• Demander et obtenir des locaux pour toutes les sections de cours ANP, CMM, PHA et PHS de premier cycle et les séminaires, et fournir des locaux supplémentaires pour les examens de mi-trimestre et finaux. Collaborer avec les Sciences de la santé et d’autres facultés pour s’assurer que les locaux réservés répondent à leurs besoins sur le plan du nombre d’inscriptions. Gérer toutes les évaluations de cours et les inscriptions prévues en communiquant avec le Service du registraire pour s’assurer que les programmes visés répondent aux exigences et objectifs liés à l’effectif étudiant.
• Préparer l’information nécessaire à l’affichage des postes d’enseignement à temps partiel, transmettre l’information au Bureau de la paie de la Faculté de médecine pour les demandes salariales en veillant à respecter les politiques, les pratiques et les conventions collectives appropriées. Embaucher des assistantes ou assistants d’enseignement, et des correctrices ou correcteurs pour les cours sous sa responsabilité. Mettre à l’horaire les examens différés et de reprise. Embaucher des surveillantes ou surveillants pour les examens ayant lieu à la date prévue et les examens différés. Gérer les demandes d’accommodement pour les examens (provenant de ce qui était anciennement le SASS ), et le téléversement des documents. Préparer les examens, ce qui inclut le formatage, l’impression et la distribution. Prépare les feuilles Scantron et les cahiers à temps pour les examens. S’occuper de téléverser les résultats obtenus aux cours ANP, CMM, PHA et PHS de premier cycle. Exécuter les tâches liées aux évaluations de cours.
• S’occuper de tous les programmes de séminaires, par exemple en gérant les budgets et toute la logistique liée à la planification des séminaires, et en faisant le suivi des présences pour s’assurer que les étudiantes et étudiants répondent aux exigences de leur programme. Organiser les rencontres des comités responsables des séminaires et y assister pour discuter notamment des conférencières et conférenciers à venir, des possibilités de thèmes pour les séminaires, de la logistique, du budget et de la participation étudiante.
• Planifier et coordonner les journées de recherche, l’orientation et d’autres événements. Traiter les remboursements relatifs aux déplacements des étudiantes et étudiants. Fournir des données et du soutien à la superviseure ou au superviseur et aux gestionnaires, au besoin. Planifier les réunions du comité des programmes d’études supérieures et assister à plusieurs d’entre elles, distribuer l’ordre du jour, rédiger et distribuer les procès-verbaux, préparer les documents connexes et faire un suivi des mesures à prendre, s’il y a lieu.
• Collaborer avec d’autres spécialistes intermédiaires, Gestion des programmes d’études afin de concevoir et de mettre en œuvre de nouvelles méthodes de travail ou de modifier celles qui sont déjà en place dans le but de maximiser la productivité et l’efficacité. Participer aux discussions et aux séances de remue-méninges pour assurer une mise en commun des pratiques exemplaires, discuter des priorités et potentielles difficultés, proposer des initiatives et discuter de l’harmonisation potentielle de certains processus, au besoin. Créer et garder à jour diverses ressources, comme des documents, des listes de contrôle et des fiches de suivi utilisées à l’interne pour recueillir la collecte de données et d’indicateurs relatifs aux dépenses, aux renseignements universitaires et à la charge d’enseignement. S’occuper des cartes d’accès, des clés, des bureaux et des casiers des étudiantes et étudiants inscrits.
• S’occuper de recueillir des données universitaires en vue des évaluations périodiques et de l’agrément, par exemple en assistant à des réunions et en tenant des dossiers contenant diverses fiches de suivi. Communiquer avec les responsables de plusieurs programmes, départements et écoles afin de comparer l’information pour assurer l’exactitude de nos dossiers. Participer activement aux visites d’agrément et d’évaluations périodiques.

Connaissances, Expérience Et Compétences

Qualités essentielles :

• Grade universitaire dans une discipline pertinente, ou combinaison équivalente d’études et d’expérience de travail.
• Connaissance approfondie des programmes d’études postsecondaires, des règlements scolaires et des services universitaires, ou expérience équivalente.
• Au moins cinq ans d’expérience manifeste dans un poste semblable.

Autres Qualifications

• Expérience de l’interprétation, de l’explication et de l’application de politiques et de règlements.
• Souci manifeste du service à la clientèle et très bonnes compétences en relations interpersonnelles.
• Excellentes compétences en matière d’organisation et de gestion du temps, et forte capacité à mener plusieurs tâches de front et à hiérarchiser les responsabilités.
• Grande capacité à travailler efficacement dans un environnement toujours en évolution où le rythme de travail est rapide, et à adapter les priorités en conséquence.
• Fortes aptitudes en négociation et en résolution de problèmes; souci du détail.
• Aptitude à travailler sous pression pour respecter des échéances fermes.
• Solides compétences analytiques permettant de compiler et d’analyser de l’information et des données pour la planification de programmes.
• Discrétion absolue dans le traitement des dossiers universitaires.
• Capacité à travailler en équipe; souplesse et capacité à assumer des responsabilités additionnelles au besoin.
• Capacité à comprendre et à interpréter les besoins de la population étudiante et du corps professoral.
• Capacité à travailler en toute autonomie avec peu de supervision; esprit d’équipe.
• Expérience de l’utilisation de Brightspace, uoCampus, Simple Syllabus et du système de gestion de formation (LMS)
• Compétences techniques avérées pour l’utilisation de la suite Microsoft Office et maîtrise de l’utilisation du courriel et d’Internet; expérience de l’utilisation de bases de données, un atout.
• Bilinguisme (français et anglais).

Compétences Clés à L’Université D’Ottawa

Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.

Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.

Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.

Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à View email address on apply.j-vers.com. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :

Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.