Adjoint administratif/adjointe administrative - bureau

Tâches

• Organiser et coordonner des colloques, des conférences, etc.
• Aider avec les procédures liées à la consultation du personnel et au règlement de griefs
• Coordonner le flux de renseignements au sein de l'équipe
• Diriger et contrôler les opérations quotidiennes
• Évaluer les opérations quotidiennes
• Ouvrir et distribuer le courrier et d'autres documents
• Planifier et assurer le contrôle financier du budget et des dépenses
• Planifier et organiser les opérations quotidiennes
• Enregistrer et rédiger des procès-verbaux de réunions, de colloques et de conférences
• Mettre sur pied des méthodes administratives
• Planifier, élaborer et mettre en oeuvre des stratégies de recrutement
• Fixer et confirmer des rendez-vous
• Gérer des stratégies de formation et de perfectionnement
• Répondre au téléphone et transmettre les appels et les messages
• Surveiller l'analyse de données et de renseignements touchant les employés
• Répondre aux demandes de renseignements par courrier électronique
• Voir à l'élaboration d'une stratégie de communication
• Compiler des données, des statistiques et autres renseignements
• Surveiller la préparation de rapports
• Répondre aux questions des employés et résoudre les plaintes
• Commander des fournitures de bureau et garder un inventaire
• Assurer la liaison entre la gestion, des représentants syndicaux et des consultants en rh
• Négocier des conventions collectives au nom des employeurs ou des employés
• Organiser des séances de consultation du personnel et les procédures de règlement de griefs
• Superviser l'administration de la paye
• Organiser des voyages, établir les itinéraires et faire les réservations
• Accueillir les personnes qui se présentent, les diriger vers l'employé ou le service approprié
• Établir et tenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers d'information
• Dactylographier et faire la lecture de correspondance, de formulaires et d'autres documents
• Effectuer des recherches
• Effectuer de l'entré de données
• Fournir le service à la clientèle
• Recruter et embaucher des travailleurs et prendre les mesures de dotation connexes
• Recruter et embaucher du personnel
• Entretenir et gérer des bases de données numérales
• Effectuer des tâches générales de comptabilité
• Communiquer avec les clients après la vente pour assurer un suivi
• Effectuer des examens de rendement
• Évaluer les environnements de travail, les programmes et les procédures afin de contrôler, d'éliminer et de prévenir les maladies et les blessures
• Superviser le personnel de bureau et les bénévoles

Fonctions et activités des superviseurs

• Personnes avec diverses responsabilités

Titres de compétence (certificats, permis, affiliations, cours, etc.)

• Certificat en secourisme

Systèmes de gestion (sig ou bd)

• Traitement automatique des données (TAD)
• Google Docs
• Microsoft Publisher
• MS Excel
• MS Outlook
• MS PowerPoint
• MS Windows
• MS Word
• Agenda électronique
• Adobe Photoshop
• Logiciel de base de données
• Technologie de l'information
• MS Project
• SAP (FI/CO / HR / MM / OT SD)
• SharePoint
• Média sociaux
• Logiciel de comptabilité
• MS Office
• Quick Books
• Simple Comptable
• Adobe Acrobat Reader
• Google Drive
• LinkedIn
• WordPerfect
• Courrier électronique

Domaine de spécialisation

• Correspondance
• Rapports et dossiers
• Contrats
• Statistiques
• États financiers
• Factures
• Manuscrits, publications ou thèses
• Tableaux, graphiques et diagrammes
• Gestion de projets
• Gestion de processus opérationnels
• Responsabilité sociale des entreprises
• Gestion des installations
• Comptabilité
• Services de la paie

Sûreté et sécurité

• Cautionnable
• Cote de sécurité de base
• Cote de sécurité de niveau confidentiel
• Vérification de casier judiciaire
• Vérification de crédit

Information de transport et de voyage

• Possède un moyen de transport
• Possède un véhicule
• Disposé à voyager à l'occasion
• Disposé à voyager régulièrement
• Permis de conduire valide

Conditions de travail et capacités physiques

• Capacité à travailler de façon indépendante
• Milieu où les activités se déroulent à un rythme rapide
• Travail sous pression
• Délais serrés
• Souci du détail
• Tâches répétitives
• Volume de travail élevé
• Travailler en quasi-autonomie

Qualités personnelles

• Capacité d'effectuer plusieurs tâches simultanément
• Excellente communication orale
• Excellente communication écrite
• Flexibilité
• Jugement
• Sens de l'organisation
• Esprit d'équipe
• Précis
• Attitude axée sur le client
• Fiable
• Gestion du temps
• Capacité d'adaptation
• Responsabilisation
• Sens des responsabilités
• Diligence raisonnable
• Capacité d'apprendre rapidement

Questions de sélection

• Êtes-vous disponible pour des quarts de travail ou du travail sur appel?
• Êtes-vous disponible pour commencer à la date indiquée dans l'offre d'emploi?
• Êtes-vous actuellement étudiant(e)?
• Avez-vous de l'expérience de travail dans ce domaine?
• Avez-vous l'équipement nécessaire pour travailler à domicile (comme une connexion Internet et un espace de travail)?
• Possédez-vous les certifications requises mentionnées dans l'offre d'emploi?
• Avez-vous les compétences linguistiques requises, comme précisé dans l'offre d'emploi (français ou anglais)?

Options de conditions d'emploi

• Matin

Options de conditions d'emploi

• Jour

Renseignements à propos du lieu de travail

• Hybride

Autres avantages

• Stationnement gratuit disponible
• Occasions de développement de l'esprit d'équipe
• Stationnement disponible