Agente ou Agent de secrétariat (équipe volante)

Job Responsibility:

VOTRE CARRIÈRE À L'ÉTS

L'École de technologie supérieure est une constituante du réseau de l'Université du Québec. Spécialisée dans l'enseignement et la recherche appliqués en génie et le transfert technologique, elle forme des ingénieurs et des chercheurs reconnus pour leur approche pratique et innovatrice. Idéalement située dans le quartier de Griffintown à la jonction du Vieux-Montréal et du centre-ville, l'ÉTS est à distance de marche des stations de métro Lucien-Lallier et Bonaventure.

À l'ÉTS, l'environnement de travail reflète l'expérience éducative que nous offrons à nos 11 000 étudiants et étudiantes: collaboratif, inclusif, accessible et à échelle humaine!

Joignez une communauté qui, au sein d'une organisation créative et agile, contribue quotidiennement à former plus du quart des ingénieurs québécois!

Le titre du poste inscrit à la convention collective est: Agente ou Agent de secrétariat. Pour avoir accès à la description sommaire des tâches cliquez ici .

VOTRE RÔLE

Quel sera votre impact en tant qu'agente de secrétariat à l'ÉTS?

Vous serez une ressource essentielle au bon fonctionnement et à l'efficacité des unités administratives de l'école. En effet, ce poste permanent a été créé afin de combler les remplacements à court terme des différents départements et services de l'ÉTS.

La durée d'une semaine de travail sera de 35 heures. L'horaire de travail peut varier d'une assignation à une autre et le titulaire du poste devra respecter l'horaire du poste qu'il remplace.

L'horaire de la personne salariée d'équipe volante pourrait ainsi fluctuer entre 7 h 30 et 18 h 30, et ce, sans être admissible à l'horaire variable.

Au quotidien, votre rôle sera de:

• Accueillir, informer ou offrir un service à la clientèle varié. Au téléphone, en personne ou par courriel, vous vous distinguez par votre empathie et votre écoute.
• Rédiger, mettre en page ou corriger des documents. Examens, plans et notes de cours, formulaires administratifs ou procès-verbaux, vous savez retranscrire et présenter du contenu en français.
• Gérer les agendas de votre unité administrative de manière organisée et précise. Vous vous assurez en tout temps que les bonnes personnes soient conviées aux bonnes rencontres, que les salles soient réservées et que l'ordre du jour, les documents et les liens virtuels des rencontres soient accessibles pour les participants.
• Effectuer la saisie de données informatisées. Vous mettez à jour des informations dans nos systèmes et produisez des listes ou des rapports à l'aide des logiciels mis à votre disposition.

Vous aurez du succès si vous avez :

Scolarité

• Vous possédez un Diplômes d'études professionnels (DEP) en secrétariat ou scolarité équivalente. Cela vous donne une bonne base de connaissances qui vous est utile au quotidien.

Expérience

• Vous détenez un minimum de 3 ans d'expérience en administration ou bureautique . Vous avez fait vos preuves dans des environnements structurés et avez développé une belle rigueur de travail.

Habiletés particulières

• Vous avez une facilité d'apprentissage et une grande capacité d'adaptation et de flexibilité .
• Vous possédez le sens de l' autonomie , la débrouillardise et l' esprit d'initiative.
• Vous détenez de bonnes habiletés relationnelles et êtes orienté vers le service à la clientèle.
• Mais surtout … vous avez une attitude positive et collaborative.

Autres

• La suite Office n'a pas de secret pour vous . Word, Excel et les outils de travail collaboratifs O365 font partie de votre quotidien .
• Vous avez de la facilité à communiquer en anglais . Compte tenu de la nature des tâches, vous pourriez être appelé à utiliser l'anglais parlé et écrit de façon sporadique dans l'exécution de vos fonctions.

Alors, vous avez le profil recherché pour vous joindre à l'équipe volante du personnel de bureau de l'ÉTS?

Nous avons hâte de vous rencontrer!

Nous vous invitons à poser votre candidature et Véronique Couture, agente RH, se fera un plaisir de vous en dire plus sur le poste.