Gestionnaire, opérations

Durée anticipée en mois (pour les contrats et les affectations temporaires)

N/A

Nombre De Postes à Pourvoir

1

Faculté/Service - Département

Faculté des arts, administration

Campus

Campus principal

Affiliation Syndicale

N/A

Date D’affichage (AAAA/MM/JJ)

2026/10/14

Les Candidatures Doivent Être Reçues AVANT LE (AAAA/MM/JJ)

2026/10/26

Heures Par Semaine

35

Classe Salariale

Personnel non syndiqué, classe NM1

Échelle Salariale

$107,503.00 - $134,379.00

À propos de la Faculté des Arts La plus ancienne et l'une des plus grandes facultés de l'Université d'Ottawa. La Faculté des arts a évolué pour devenir l'une des principales facultés du campus. Maintenant plus que jamais, la nouvelle économie a besoin de penseurs, de communicateurs et de créateurs. Vous vous intéressez aux sciences humaines, aux langues et littératures ou aux beaux-arts et arts de la scène ? La Faculté des arts vous offre une formation adaptée au monde du travail d’aujourd’hui et de demain. La Faculté des arts est dédiée à créer un environnement diversifié, équitable et inclusif pour tous.

Raison D’être Du Poste

Sous la direction de la Directrice administrative, superviser et soutenir les agents et agentes responsables, Soutien administratif au sein des unités scolaires de la Faculté des arts, en assurant la gestion efficace de l’administration des études, ainsi que des activités financières et des ressources humaines. À cette fin, collaborer étroitement avec les responsables de département et avec tous les autres secteurs de la Faculté, afin d’harmoniser les opérations avec les objectifs de la Faculté, de normaliser les processus et de veiller au respect des politiques et règlements de l’Université.

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes :

• Supervision et direction d’équipes : Superviser et soutenir l’ensemble des agents et agentes responsables, Soutien administratif, et les membres de leur personnel administratif, au besoin. Établir des objectifs, évaluer le rendement avec les responsables de département et favoriser le perfectionnement professionnel dans le but d’assurer la force et la cohésion de l’équipe. Participer aux activités de recrutement et d’intégration ainsi qu’à la gestion des questions disciplinaires et de rendement, au besoin. Assurer une répartition équitable et efficace de la charge de travail et veiller à l’uniformité de la formation entre les unités, notamment par l’élaboration et la prestation d’un programme de formation commun. Maintenir une communication efficace entre le personnel administratif, les directions de département et les unités de soutien facultaire, afin d’assurer l’harmonisation des pratiques et la qualité du service. Fournir un soutien opérationnel d’appoint, s’il y a lieu.
• Gestion des obligations financières : Assurer la supervision et le suivi des obligations financières envers la population étudiante de toutes les unités scolaires de la Faculté. Notamment, veiller à ce que les engagements soient honorés avec exactitude et dans les délais prescrits, conformément aux conventions collectives, sans entraîner d’obligations inutiles ou non autorisées. À cette fin, exercer une supervision rigoureuse des processus financiers associés aux contrats d’assistanat d’enseignement étudiant et, s’il y a lieu, aux contrats d’assistanat de recherche. En étroite collaboration avec l’agente ou l’agent responsable, Soutien administratif et l’administration centrale, assurer l’harmonisation, la cohérence et la conformité aux politiques institutionnelles, tout en favorisant une approche coordonnée et efficace de la gestion des obligations envers la population étudiante.
• Gestion financière : En collaboration avec le ou la gestionnaire, Finances, superviser l’administration des budgets financés à l’interne et des budgets de divers projets départementaux spéciaux, afin d’assurer le respect des politiques de l’Université. Élaborer et évaluer des pratiques et des outils organisationnels pour améliorer les contrôles financiers et l’efficacité opérationnelle. Assurer l’adéquation entre les dépenses et les budgets. Contrôler et traiter les dépassements et les incohérences, afin de garantir la conformité avec les lignes directrices de l’Université.
• Examen et normalisation des processus : Diriger l’examen et l’amélioration continue des processus administratifs dans l’ensemble des unités scolaires, afin d’assurer leur harmonisation, leur cohérence et leur efficacité opérationnelle. Élaborer et mettre en œuvre des pratiques normalisées favorisant l’équité, réduisant les chevauchements et soutenant l’excellence du service. Favoriser la collaboration et le partage des ressources entre les unités et veiller à ce que toutes les procédures soient conformes aux politiques de la Faculté et de l’Université, aux conventions collectives ainsi qu’aux règlements applicables.
• Gestion des ressources humaines : En collaboration avec le vice-décanat, Gouvernance et le service des RH de la Faculté, agir comme principal point de contact auprès du personnel des unités scolaires pour les questions opérationnelles liées à l’APTPUO et au SCFP. Superviser les processus d’embauche des assistantes et assistants d’enseignement et du corps professoral à temps partiel, en veillant au respect des conventions collectives et des politiques de l’Université. Examiner et approuver les contrats, au besoin, et veiller à ce que la vérification de la paie soit effectuée de façon uniforme et en temps opportun dans l’ensemble des unités scolaires. Travailler de façon proactive avec le personnel de l’Administration de la paie afin de régler les problèmes de paie et d’assurer le respect des conventions et des lois applicables.
• Résolution de problèmes et conseils : Agir comme personne-ressource de confiance et spécialiste dans la résolution de problèmes opérationnels complexes et délicats au sein des unités scolaires. Collaborer avec le personnel des départements, la direction de la Faculté et les services centraux de l’Université afin de cerner les causes profondes des problèmes et de mettre en œuvre des solutions pratiques et durables. Anticiper les difficultés récurrentes et y remédier en améliorant les systèmes, en simplifiant les processus de travail et en apportant des améliorations durables qui appuient la mission d’enseignement et la mission administrative de la Faculté.
• Opérations scolaires : Veiller à l’exécution efficace et uniforme des processus administratifs liés aux études dans l’ensemble des unités, notamment en ce qui concerne la prestation des cours, la planification scolaire et les services à la population étudiante, conformément aux politiques de la Faculté et de l’Université. Collaborer avec la direction universitaire et les gestionnaires de l’administration afin de cerner et de résoudre les problèmes opérationnels susceptibles d’avoir une incidence sur la mission d’enseignement.
• Consolidation et rapports : Examiner et consolider les rapports départementaux pour la gestion des finances et des RH ainsi que la direction administrative, en veillant à ce qu’ils soient exacts et complets. Contrôler les budgets des départements en analysant le rendement historique et en projetant les besoins futurs. Évaluer les effectifs et les demandes opérationnelles afin d’optimiser l’utilisation des ressources financières, humaines et matérielles. Assurer le suivi des demandes provenant de la direction de la Faculté, du corps professoral, de la population étudiante et d’autres parties prenantes. Veiller au respect des exigences relatives à l’ensemble des services administratifs (RH, finances, TI, marketing et immeubles) en corrigeant les incohérences et en prenant les mesures correctives nécessaires.
• Collaboration avec les directions et les parties prenantes : Collaborer avec les responsables de département pour harmoniser les opérations administratives avec les objectifs des facultés et des départements. Favoriser la communication et la collaboration entre les départements, les facultés et les unités centrales de l’Université, y compris les finances, les RH, les TI, le marketing et les services centraux.

Ce Que Vous Apportez

• Baccalauréat en administration d’affaires ou dans un domaine connexe
• Maîtrise, un atout
• Au moins sept ans d’expérience en administration dans un milieu universitaire
• Au moins trois ans d’expérience en supervision, idéalement dans un milieu syndiqué
• Solide connaissance des processus scolaires et de la gouvernance dans le milieu de l’enseignement postsecondaire
• Expérience dans l’interprétation et dans l’application de politiques et de conventions collectives (FEESO, SCFP, APTPUO, etc.)
• Expertise démontrée en gestion administrative (p. ex. finances, RH, TI, marketing et immeubles)
• Compétences en établissement de budgets et en planification financière
• Expérience en gestion de projets ou en gestion du changement, et capacité démontrée à diriger des initiatives d’amélioration des processus
• Fortes aptitudes pour la prise de décisions et la résolution de problèmes
• Capacité à rationaliser les activités, à accroître l’efficacité et à favoriser la collaboration entre les départements
• Capacité manifeste à respecter la diversité et à adopter un comportement inclusif, en répondant en toute sensibilité et conscience aux besoins uniques des étudiantes, étudiants et collègues
• Excellentes compétences en matière de leadership, d’organisation et de planification
• Grande intelligence émotionnelle et capacité à gérer les conflits de façon constructive
• Grand entregent et excellent esprit d’équipe et sens de la collégialité
• Bilinguisme – français et anglais (expression orale et écrite)

Compétences Clés à L’Université D’Ottawa

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.

Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.

Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.

Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à View email address on apply.j-vers.com. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :

Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa. Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.