Coordinateur Mariages & Événements - Hôtellerie

Œuvrant dans l’industrie de l’hôtellerie et de la restauration depuis près de 50 ans, Gray Collection est un regroupement primé d'hôtels et de restaurants authentiquement locaux qui offrent aux voyageurs du monde entier l’expérience du luxe convivial. Parmi nos établissements le Maggie Oakes, le Jacopo, le Vieux-Port Steakhouse, Pincette, Bevo Bar+Pizzeria, Restaurant Gaspar, Terrasse le Perché, Terrasse William Gray, et la Terrasse sur l’Auberge.

À propos du poste

Vous êtes passionné(e) par l’événementiel, le service à la clientèle et l’organisation? Vous aimez accompagner les clients dans la préparation de moments importants et assurer une coordination impeccable?

Nous recherchons un(e) Coordonnateur(trice) Mariages & Événements Sociaux pour soutenir la gestion des demandes clients, la préparation des dossiers et la coordination des événements. Cette personne travaillera en étroite collaboration avec les équipes de ventes et d’opérations afin d’assurer une expérience client exceptionnelle et une exécution fluide de chaque événement.

RESPONSABILITÉS

Gestion des demandes et communication client

• Répondre aux demandes d’information (incluant Wedding Wire) dans un délai de 24 heures.
• Fournir les renseignements sur les tarifs, disponibilités, menus et forfaits.
• Accueillir et rencontrer les clients potentiels pour des visites, avec ou sans rendez-vous.

Administration et gestion des dossiers

• Préparer les contrats, estimations et blocs d’événements.
• Effectuer les réservations via OpenTable.
• Percevoir les dépôts et s’assurer que tous les frais à facturer sont correctement inscrits selon les ententes.
• Mettre à jour les outils de vente : menus, brochures, site internet, documents promotionnels.
• Maintenir le suivi budgétaire à jour.
• Vérifier les blocs d’événements et produire les rapports requis.

Coordination des mariages et événements sociaux

• Préparer les BEO, breakdowns et plans de salle (Social Tables).
• Collaborer avec les équipes internes (cuisine, service, opérations, ventes) pour assurer une exécution fluide.
• Confirmer que toutes les demandes spéciales sont approuvées par la direction.
• Être présent(e) lors des événements au besoin (jour, soir, fin de semaine, jours fériés).

Collaboration interne et soutien opérationnel

• Assurer une communication efficace entre les différents départements.
• Participer aux événements promotionnels (ex. salons, journées portes ouvertes).
• Effectuer toute autre tâche connexe liée à la fonction.
• Gérer et/ou assister à l’organisation d’événements internes tels que le week-end de recrutement, les assemblées générales (Town halls), la semaine de la santé, Halloween, le BBQ du personnel et la fête des Fêtes.

Qualifications

• 1 à 2 ans d’expérience en coordination d’événements, ventes, mariages ou hôtellerie.
• Expérience en service à la clientèle et gestion de demandes entrantes.
• Excellentes aptitudes en organisation, coordination et gestion des priorités.
• Grande attention aux détails et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
• Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles.
• Capacité à travailler efficacement avec différents départements, notamment les équipes de cuisine, service et opérations.
• Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit.
• Bonne maîtrise de Microsoft Office et aisance avec les outils technologiques; expérience avec un CRM, OpenTable ou Social Tables constitue un atout.
• Expérience dans la préparation de contrats, BEO, plans de salle, estimations ou autres documents événementiels constitue un atout.
• Disponibilité pour travailler selon les besoins opérationnels, incluant les soirs, fins de semaine et jours fériés.
• Attitude professionnelle, autonome, proactive et orientée vers le service client et les résultats.

Avantages

• Régime d'assurance collective incluant la télémédecine;
• REER collectif et RPDB (Régime de participation différée aux bénéfices);
• 50% de rabais employés dans tous nos établissements pour l’employé et 3 invités;
• Rabais avec nos partenaires d’affaires (bien-être, loisir et plus encore);
• Culture d’entreprise favorisant la valorisation des employés;
• Événements de reconnaissance pour les employés;
• Entreprise en pleine croissance (perspective d’évolution et développement personnel).
• Dans le présent document, nous avons tenté d’utiliser un vocabulaire neutre et adapté à toutes les personnes, peu importe leur genre. Toutefois, il peut arriver que certains termes, titres d’emplois et certaines tournures de phrase nous contraignent à utiliser le masculin comme genre neutre. Nous préférons vous en aviser.

Comme nous privilégions un environnement de travail inclusif, il est entendu que nous invitons toutes les personnes à postuler, peu importe leur genre.

• La connaissance de l’anglais (oral) est requise pour ce poste en raison des interactions fréquentes et nécessaires avec une clientèle anglophone et internationale, dans un contexte touristique et de proximité avec plusieurs hôtels partenaires. Le titulaire doit accueillir, informer et servir les clients de façon autonome; la communication en anglais est essentielle à l’exercice des fonctions, à la qualité du service et, lorsque applicable, à la sécurité, et ne peut être raisonnablement confiée à un autre employé.

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