Program Manager, Federal Government/Gestionnaire de programme, gouvernement fédéral (Ottawa)

Overview

The Program Manager for Federal Government position with Konica Minolta was created to manage the National Master Standing Offer contract between Konica Minolta (as a a supplier of Workplace Technology Devices) and Shared Services Canada. The primary responsibility is to manage this program across Canada and ensure that KM meets all mandatory requirements as set out by this purchasing vehicle through the Federal Government. Coordinates various project resources and integrates the appropriate logistical support to accomplish the project tasks based on business judgment. Reports on growth, performance, challenges and recommendations for the continued success and profitability of the program.

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Le poste de gestionnaire de programme pour le gouvernement fédéral chez Konica Minolta a été créé pour gérer le contrat national Master Standing Offer entre Konica Minolta (en tant que fournisseur d'appareils technologiques pour le milieu de travail) et Services partagés Canada. La responsabilité principale est de gérer ce programme à l'échelle du Canada et de s'assurer que KM respecte toutes les exigences obligatoires fixées par ce véhicule d'achat via le gouvernement fédéral. Coordonne les différentes ressources du projet et intègre le soutien logistique approprié pour accomplir les tâches du projet selon le jugement commercial. Fait des rapports sur la croissance, la performance, les défis et les recommandations pour assurer le succès et la rentabilité du programme.

Responsibilities

Summary

• Oversee Federal government program and required team to meet/exceed mandatory criteria of vehicle
• Ensure government program compliance
• Manage portal requirements and required reporting
• Ongoing security clearance management – maintain list for both direct and dealer channel
• Monitor product categories and quarterly price refresh
• Cost model analysis with pricing team to ensure competitive ranking
• Oversee mandatory reporting for individual DISO’s ensure SLT (Service Level Targets)’s are exceeded
• SSC Program manager and primary contact for WTD
• Ensure alignment with optimized print services program
• Active participation in meetings with departments and strategies for DISO’s

Responsibilities

Project Management

• Assists in determining appropriate project individuals and resources in order to optimize client satisfaction
• Documents information on client operating environment and business practices and communicates to the project team

Project Communication

• Monitors established time frames as well as the process and progress of schedules to ensure that project deliverables are met
• Maintains open lines of communication with clients to ensure engagement adheres to schedule
• Help to manage resources and responsibilities for DISO opportunities and contracts

Project Documentation

• Provides accurate and timely information to management on the performance measurement, quality assurance, and customer satisfaction areas of the project
• Documents all meeting data; provides regular status reports to all team members, client, and internal management
• Maintains data and files in order to track performance metrics, and expenses associated with projects and contractors
• Quarterly report to MVP for program update, suggestions and requirements

Sales & Operations Management:

• Oversee sales division managing a multi-tiered inside sales team—supporting the professional development of both junior and senior reps—while directly overseeing (GOC) Executive Account Manager to maximize high-value accounts.
• Support Project Delivery and Client Delivery Managers in their role to ensure contract T&SLAs are adhered to in DISO deployments and steady state.
• Manage external (3rd party) vendor ecosystems associated with Government of Canada Contract.

• Execute cost-optimization strategies through rigorous contract negotiations.
• Track and report sales data and unit forecasting to assist with inventory allocation
• Conduct monthly check point meetings to ensure Vendor commitments to the GOC contract remain complaint.

• Ongoing security clearance management – provide instructions, guidance, and training on Personal Security Clearance for qualified KM and dealer channel staff. Train and guide KM and Dealer staff through various other levels of security requirements, such as RCMP detachment and DND base visitor access. Track clearances by region and record in GOC Service Portal for alignment of service calls. Report gaps and assist Branch Service Managers with ongoing maintenance of security cleared staff.
• Participate in all GOC initiated audits.
• Review and validate incoming GOC RFPs outside of WTD contract. Evaluate compliancy and accuracy of contract terms and financial viability of pricing structures to balance competitive market positioning with company profitability.
• Forecasting Accuracy: Deliver accurate, data-driven monthly reports on sales activity and unit requirements to support inventory planning and supply chain management

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Résumé

• Superviser le programme fédéral et l'équipe requise pour satisfaire ou dépasser les critères obligatoires de véhicule
• Assurer la conformité aux programmes gouvernementaux
• Gérer les exigences du portail et les rapports requis
• Gestion continue des habilitations de sécurité – tenir la liste pour les canaux directs et les distributeurs
• Surveillez les catégories de produits et la remise à jour trimestrielle des prix
• Analyse du modèle de coûts avec l'équipe tarification pour garantir un classement compétitif
• Superviser le signalement obligatoire des DISO individuels afin de garantir que les objectifs de niveau de service (SLT) sont dépassés
• Responsable du programme SSC et contact principal pour WTD
• Assurez-vous d'aligner avec un programme optimisé de services d'impression
• Participation active aux réunions avec les départements et aux stratégies pour les DISO

Responsabilités

Gestion de projet

• Aide à identifier les personnes et ressources appropriées pour le projet afin d'optimiser la satisfaction client
• Documente les informations sur l'environnement opérationnel client et les pratiques commerciales et communique avec l'équipe projet

Communication du projet

• Surveille les délais établis ainsi que le processus et l'avancement des plannings afin de garantir le respect des livrables du projet
• Maintient des lignes de communication ouvertes avec les clients afin de garantir que l'engagement respecte le calendrier
• Aider à gérer les ressources et responsabilités liées aux opportunités et contrats DISO

Documentation du projet

• Fournit des informations précises et en temps opportun à la direction sur les domaines de mesure de performance, d'assurance qualité et de satisfaction client du projet
• Documente toutes les données des réunions ; fournit des rapports d'état réguliers à tous les membres de l'équipe, aux clients et à la direction interne
• Conserve les données et fichiers afin de suivre les indicateurs de performance et les dépenses associées aux projets et aux entrepreneurs
• Rapport trimestriel au MVP pour la mise à jour du programme, les suggestions et les exigences

Gestion des ventes et des opérations :

• Superviser la division commerciale, gérer une équipe interne à plusieurs niveaux — soutenant le développement professionnel des représentants juniors et seniors — tout en supervisant directement (GOC) le Responsable des Comptes Exécutifs pour maximiser les comptes à forte valeur.
• Soutenir les responsables de la livraison de projets et de la livraison client dans leur rôle afin de garantir le respect des conditions de vente et des SLA contractuels lors des déploiements DISO et de l'état stable.
• Gérer les écosystèmes de fournisseurs externes (tiers) associés au contrat avec le gouvernement du Canada.

• Mettez en œuvre des stratégies d'optimisation des coûts par des négociations contractuelles rigoureuses.
• Suivre et rapporter les données de ventes et les prévisions d'unités pour aider à l'allocation des stocks
• Organiser des réunions mensuelles de points de contrôle pour s'assurer que les engagements des fournisseurs dans le cadre du contrat GOC restent en place.

• Gestion continue des habilitations de sécurité – fournir des instructions, des conseils et de la formation sur l'habilitation de sécurité personnelle pour le personnel qualifié des gestionnaires de sécurité et du canal des concessionnaires. Former et guider le personnel des gestionnaires de sécurité et des concessionnaires à travers divers autres niveaux d'exigences de sécurité, tels que le détachement de la GRC et l'accès des visiteurs à la base du DND. Suivre les habilitations par région et enregistrer les autorisations dans le portail de service du GOC pour l'alignement des appels de service. Signaler les lacunes et aider les responsables de service de succursale à maintenir en cours le personnel habilité à la sécurité.
• Participer à tous les audits initiés par le GOC.
• Examiner et valider les RFP entrants du GOC en dehors du contrat WTD. Évaluer la conformité et la précision des termes contractuels ainsi que la viabilité financière des structures tarifaires afin d'équilibrer le positionnement concurrentiel sur le marché et la rentabilité de l'entreprise.
• Prévision de la précision : Fournir des rapports mensuels précis et basés sur les données sur l'activité de vente et les besoins en unités afin de soutenir la planification des stocks et la gestion de la chaîne d'approvisionnement

Qualifications

• 5 years of Business Analysis experience
• University degree preferred or related business and technology certification is a plus
• Sales/People Management Experience
• Experience with Operations, Order Management, Invoicing/Billing and Logistics processes
• Knowledge of Microsoft Project as a planning tool
• Demonstrated ability to perform in a multi-tasking environment
• Strong EXCEL and database skills
• Sound administrative, organization and analytical skills
• Project Management Institute certification
• Bilingual (English/French) would be a strong asset

• 5 ans d'expérience en analyse commerciale
• Un diplôme universitaire préférentiel ou une certification liée en commerce et technologie est un plus
• Expérience en Ventes/Gestion des Personnes
• Expérience en opérations, gestion des commandes, facturation/facturation et processus logistiques
• Connaissance de Microsoft Project comme outil de planification
• Capacité démontrée à travailler dans un environnement multitâche
• Solides compétences en EXCEL et en bases de données
• Compétences administratives, organisationnelles et analytiques solides
• Certification de l'Institut de gestion de projet
• Le bilinguisme (anglais/français) serait un atout important

What We Offer

Salary Disclaimer

Konica Minolta is committed to transparent and equitable compensation practices. Our pay structure is designed to support employee growth, allowing individuals to progress through the salary range as they advance in their role. Actual base pay offered will vary based on a candidate’s skills, experience, job- related knowledge, geographic location, and specific business needs.

Compensation Range: CAD $81,334.84 - CAD $116,917.00 Yr. annually

Konica Minolta is committed to transparent and equitable compensation practices. Our pay structure is designed to support employee growth, allowing individuals to progress through the salary range as they advance in their role. Actual base pay offered will vary based on a candidate’s skills, experience, job related knowledge, geographic location, and specific business needs.

Benefits and employee perks:

• Comprehensive health coverage plan that includes medical, dental and vision
• Life insurance, disability and wellness programs
• Tuition Reimbursement Program
• Vacation, Paid Personal Time and Sick days
• Matching RRSP contribution
• Employee Discounts
• Employee and Family Assistant Program
• And more.

English proficiency is required for this position as the incumbent will regularly communicate and collaborate with customers, employees, and business partners across Canada and outside Quebec. These communications are an essential part of the role and cannot be performed solely in French.

La connaissance de l’anglais est requise pour ce poste, puisque le titulaire devra communiquer et collaborer régulièrement avec des clients, des employés et des partenaires d’affaires à travers le Canada et à l’extérieur du Québec. Ces communications constituent une composante essentielle du rôle et ne peuvent être effectuées uniquement en français.

About Us

This posting reflects an existing vacancy that we are actively recruiting for.

About Konica Minolta

Konica Minolta Business Solutions' (Konica Minolta) journey started more than 150 years ago, with a vision to see and do things differently. The company partners with clients to Give Shape to Ideas by supporting their digital transformation through its expansive Intelligent Connected Workplace portfolio. Its business technology offerings include IT Services, intelligent information management, video security solutions and managed print services, as well as office technology and industrial and commercial print solutions. 2025 marks Konica Minolta’s 20thanniversary in production print, for which it celebrates "20 Years of Excellence, Innovation and Impact," and continues to lead the way in digital commercial printing. This year also commemorates 20 years of Konica Minolta’s bizhub brand. Over the past two decades, the bizhub series has revolutionized office technology and redefined how businesses operate. It has continuously evolved to meet the needs of modern workplaces, fueled by advances in technology and a commitment to innovation. Konica Minolta is proud to be ranked on the Forbes 2025 America's Best Large Employers list, included on CRN’s MSP 500 list numerous times; recognized as the #1 Brand for Customer Loyalty in the MFP Office Copier Market by Brand Keys for eighteen consecutive years and presented with Keypoint Intelligence’s BLI 2025 and 2021 A3 Line of The Year and BLI 2021-2023 Most Color Consistent A3 Brand Awards for its bizhub One i-Series. For more information, please visit Konica Minolta online and follow it on Facebook, YouTube, LinkedIn and Twitter.

Konica Minolta operates on a North American Shared Services model, which aligns cross-border priorities and enhances delivery to its field organization. This combines service functions in the U.S. and Canada, ultimately providing more resources to support areas such as sales administration, logistics and supply chain, marketing, product planning, finance, IT, HR and legal.

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AI Disclosure

Konica Minolta Business Solutions (Canada) Ltd., or its authorized third-party contractors, may employ Artificial Intelligence technologies to support elements of the recruitment process. Notwithstanding this, Applications are reviewed by our recruitment team, who always make the final hiring decision.

EOE Statement

Konica Minolta is an equal opportunity and affirmative action employer. We consider all qualified applicants for employment without regard to race, color, religion, creed, national origin, sex, pregnancy, age, sexual orientation, transgender status, gender identity, disability, alienage or citizenship status, marital status or partnership status, genetic information, veteran status or any other characteristic protected under applicable law.

Konica Minolta Business Solutions, U.S.A., Inc and Konica Minolta Business Solutions (Canada) Ltd. are equal opportunity employers.