Office & Finance Assistant (Part-Time) /Adjoint(e)...

Your Mission

We're looking for someone to keep our Montreal office running smoothly and to support our finance operations, reconciling accounts, tracking receipts, and keeping our books clean and organized.

It's a mix of hands-on office work and detail-oriented finance admin. If you like order, spot inconsistencies without being asked, and want a foot in the door of a game studio, this could be a good fit.

✅ What You Bring

Finance and bookkeeping

• Reconcile bank feeds in Xero across our entities (payroll excluded), using Dext and the receipts in our accounting inbox

• Categorize transactions using our existing Chart of Accounts, assigning them to the right projects and taxes and check with the Administrative Assistant when something isn't clear

• Track outstanding receipts in a shared spreadsheet and flag the gaps

• Match monthly bank statements against Xero and import anything missing so month-end is complete

Spreadsheets

• Maintain the project spreadsheets, keep naming conventions consistent, and track changes so files stay accurate and easy to find

• Enter receipts in the required format and verify the data

• Clean up errors, inconsistencies, missing fields and broken formulas

• Organize digital receipts, statements and supporting documents so our accounting firm can find what it needs

Around the office

• Keep snacks and drinks stocked, and order what auto-ordering doesn't cover

• Coordinate coffee and meal orders for the office, and make sure what arrives is what was ordered

• Collect receipts from office purchases and upload them to Dext

• Look after the office plants and general tidiness

• Help the CEO with mail, packages and scanning

• Pitch in on other in-office tasks as they come up

⭐ Bonus Points

• Solid Excel and Google Sheets skills, formulas, filters, pivot tables, data validation, data cleanup

• Comfort with Google Workspace (Docs, Sheets, Gmail, Calendar, shared drives)

• Basic accounting knowledge debits and credits, expense categorization, basic tax treatment

• Some exposure to Xero, or the confidence that you'll pick it up quickly

• Clear written and verbal communication

• The ability to prioritize and manage your own time across part-time hours

• AI Tools & Information Search proficiency - Comfortable with using AI to improve efficiency while maintaining confidentiality, data integrity, and compliance with company standards, ensuring AI‑generated results are reviewed for accuracy.

We care more about attention to detail and reliability than about the length of your CV. If you're early in your career but careful with numbers, we want to hear from you.

Nice to have

• Previous office administration or bookkeeping experience

• Dext and ClickUp, we'll train you on both, they're straightforward

Why Ironbelly Studios?

Proven Track Record: Our team has contributed to 300+ projects from indie to AAA franchises

Real Ownership: This isn't a coffee-run job, you own our books alongside the office

Learn the Business: Direct exposure to studio finance, our CEO, and an external accounting firm

Location

Hybrid role (1-2 times a week), around 20 hours a week with flexibility depending on what's going on.

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Votre mission

Nous recherchons une personne capable d'assurer le bon fonctionnement de notre bureau de Montréal et d'apporter son soutien à nos opérations financières, notamment en effectuant les rapprochements bancaires, en assurant le suivi des reçus et en veillant à ce que notre comptabilité soit claire et bien organisée.

Il s'agit d'un poste alliant des tâches administratives pratiques et des missions de gestion financière exigeant le souci du détail. Si vous aimez l'ordre, que vous repérez les incohérences de votre propre initiative et que vous souhaitez faire vos premiers pas dans un studio de jeux vidéo, ce poste pourrait vous convenir.

✅ Ce que vous apportez

Tenir les livres

• Concilier les flux bancaires dans Xero pour les deux entités (la paie est exclue), à partir de Dext et de notre boîte courriel comptable

• Classer les transactions selon notre plan comptable, en attribuant le bon projet et les taxes (TPS/TVQ)

• Faire le suivi des reçus manquants dans une feuille partagée et signaler les écarts à la direction deux fois par mois

• Comparer les relevés bancaires mensuels avec Xero et importer manuellement ce qui manque pour une fin de mois complète

Garder les données propres

• Tenir à jour les feuilles de calcul du projet Shrapnel : conventions de nommage, suivi des modifications, accessibilité des fichiers

• Saisir les reçus dans le format exigé et vérifier chaque entrée

• Repérer les erreurs, les incohérences, les champs manquants et les formules brisées

• Préparer l'information pour notre cabinet comptable à l'avance — moins d'allers-retours, moins d'heures facturables

Faire rouler le bureau de Montréal

• Garder les collations et les boissons en stock, et commander ce que la commande automatique ne couvre pas

• Coordonner les commandes de café et de repas, et valider que ce qui arrive correspond à ce qui a été commandé

• Récupérer les reçus des achats du bureau et les téléverser dans Dext

• Prendre soin des plantes et de l'état général des lieux

• Appuyer la direction générale pour le courrier, les colis et la numérisation

⭐ Points bonus

• Aisance réelle avec Excel et Google Sheets : formules, filtres, tableaux croisés dynamiques, validation et nettoyage de données

• Aisance avec Google Workspace (Docs, Sheets, Gmail, Agenda, unités partagées)

• Bases en comptabilité : débits et crédits, catégorisation des dépenses, notions de base sur les taxes

• Une première exposition à Xero, ou la confiance de l'apprendre rapidement, on vous forme

• Maîtrise des outils d'IA et de la recherche d'informations – A l'aise avec l'utilisation de l'IA pour améliorer l'efficacité tout en garantissant la confidentialité, l'intégrité des données et le respect des normes de l'entreprise, et en veillant à ce que l'exactitude des résultats générés par l'IA soit vérifiée.

Nous évaluons les candidatures sur la rigueur et la fiabilité, pas sur la longueur du curriculum vitæ. Si vous êtes méticuleux avec les chiffres, nous voulons vous parler

Pourquoi Ironbelly Studios ?

Une équipe reconnue : nos gens ont contribué à plus de 300 projets, de l'indépendant aux grandes franchises

De vraies responsabilités : vous ne faites pas qu'assister : vous tenez nos livres et vous faites rouler le bureau

Vous apprenez le métier : contact direct avec la direction, nos finances et un cabinet comptable externe

Lieu

Poste hybride (1 à 2 fois par semaine), environ 20 heures par semaine, avec une certaine flexibilité en fonction des besoins.