Agent - soutien administratif

Ce poste comprend les tâches qui relèvent des différents secteurs du service, soit: direction, arénas, secteur aquatique, parcs, activités sportives et récréatives.

• Accueillir les visiteurs, recevoir les appels téléphoniques du service, répondre aux demandes de renseignements relevant de sa compétence, diriger l’interlocuteur vers la personne ou le service jugé apte à répondre ou communiquer les messages aux personnes concernées;
• Préparer la programmation des abonnements en ligne et regrouper l’information ;
• Soutenir la clientèle lors des inscriptions et des abonnements en ligne;
• Dépouiller, distribuer et poster le courrier standard et électronique du service;
• Rédiger, saisir, mettre en page, réviser, corriger, photocopier ou numériser la correspondance, différents formulaires et autres documents du service;
• Produire et diffuser différents documents visant la promotion des activités du service ;
• Mettre à jour les messages pour les internautes dans la Plateforme IC3;
• Vérifier quotidiennement mensuellement le journal des transactions électroniques dans la Plateforme IC3;
• Recevoir et traiter les demandes de création de compte loisir dans le logiciel Ludik et inscrire l’information dans la plateforme IC3;
• Saisir et transmettre les contrats de location de piscine à la clientèle et en faire le suivi ;
• Saisir, vérifier, ajuster et balancer les feuilles de temps des employés des différents secteurs du service dans le logiciel de paie Unicité;
• Créer des dossiers d’employés dans Agendirx ;
• Compiler et saisir diverses informations aux fins de statistiques ou autres;
• Dresser et tenir à jour les différentes listes utilisées par le service (invitations, commanditaires, etc.) ou devant être produites par ce dernier;
• Voir au classement tant papier, qu’informatique, à la mise à jour et à la disposition des documents et dossiers du service en conformité avec le plan de classification en vigueur;
• Tenir à jour l’inventaire des fournitures de papeterie et des formulaires utilisés par le service;
• Convoquer et assister aux réunions de certains comités relevant du service, réserver la salle, organiser les repas si nécessaire, prendre les notes, rédiger les procès-verbaux et les transmettre aux membres des comités concernés;
• Préparer les dossiers des cours de formation aquatique, informer les participants, effectuer le suivi auprès du formateur et transmettre les résultats d’examen;
• Procéder aux inscriptions et percevoir les paiements des participants aux diverses activités et programmes dispensés par le Service sports et plein air et assurer la bonne gestion de la liste d’attente;
• Distribuer/répartir les demandes de réservation de plateau en ligne ;
• Mettre à jour et effectuer les suivis nécessaires des demandes d’accréditation et de soutien aux organismes ;
• Aviser la clientèle lors de transfert ou d’annulation de cours/inscription ;
• Percevoir les paiements des contrats de location dans le logiciel Plateforme IC3;
• Balancer, remplir les bordereaux de dépôt, sortir les journaux de caisses et les transmettre au Service de la trésorerie;
• Assurer le suivi des états de compte et les transmettre aux clients ayant un compte en souffrance;
• Réaliser la programmation ainsi que la gestion des terminaux Square ;
• Remplir les requêtes, fournir les bons de commande au demandeur, réceptionner les factures et en assurer le suivi auprès du Service des achats;
• Assurer une bonne gestion du système de classement de clés, les identifier et percevoir les dépôts de garantie pour les prêts de clés;
• Préparer et transmettre à la trésorerie les demandes de remboursement, de paiement et de facturation ou autre;
• Faire la demande des fonds de caisse, gérer et renflouer les différentes petites caisses;
• Apporter un soutien administratif à l’organisation et à la coordination des événements du service;
• Apporter un soutien administratif à la préparation des prévisions budgétaires annuelles du service en collaboration avec le directeur et les responsables de secteur. Saisir les données dans le logiciel Unicité;
• Connaître et agir en conformité avec la politique en santé et sécurité au travail ainsi que le programme de prévention;
• Initier, lorsque nécessaire, le personnel moins expérimenté;
• Collaborer à la préparation des documents nécessaires au bon fonctionnement du service;
• Maintenir à jour ses connaissances des logiciels utilisés dans le cadre de son travail;
• Accomplir toutes autres tâches que pourrait lui demander son supérieur immédiat.

• Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou une formation jugée équivalente;
• Avoir une expérience pertinente d’au moins trois (3) ans dans le domaine;
• Avoir une bonne capacité de production à la saisie et posséder une bonne connaissance de la Suite Office, d’Internet, d’Acrobat Pro et de Photoshop;
• La connaissance du logiciel de loisirs Ludik et de la Plateforme IC3 est un atout;
• La connaissance du logiciel Unicité est atout;
• Être autonome, avoir de l’entregent, de l’initiative et faire preuve de créativité;
• Maîtriser parfaitement la langue française;
• La connaissance de l'anglais est un atout;
• Être disponible pour travailler à l’extérieur des heures de travail.