Adjoint(e) Administrati(f)(ve)

Description de fonction ;

La raison d’être de cette fonction est d’ assurer l’accueil et la partie administrative des ressources humaines ainsi que de supporter les autres départements dans leurs fonctions. Sous la supervision du contrôleur et en relation étroite avec les autres gestionnaires de départements, l’adjoint offre un service de soutien administratif.

Tâches principales ;

• Assurer l’accueil des visiteurs (clients, fournisseurs, registre…).
• Répondre au téléphone et aux courriels, prendre les messages et transférer les appels.
• Ouvrir et distribuer le courrier.
• Classement de documents.

• Traitement de la paye hebdomadaire avec le logiciel Nethris
• Gestion des différents avantages sociaux (vacances, maladies, congés spéciaux, …)
• Intégration des nouveaux employés (ouverture de dossier, GRH …)
• Gestion des différents rapports reliés à l’embauche (rapport d’heures, absences, …)
• Gestion des dossiers de CNESST (mutuelle, rapport d’accident, suivi médicaux, …)
• S’occuper des différents formulaires obligatoires (assurance, suivi de formation, …)
• S’assurer de l’exactitude et du suivi des différents dossiers.

• Rédaction de différentes lettres (mise à pied, fiche d’information, invitation, …)
• S’occupe des achats de papeterie, des vêtements de travail, des lunettes de protection, …
• Aide à la gestion de l’ISO au sein de l’entreprise
• Améliore et crée différentes procédures selon les besoins de l’entreprise.
• Gestion des activités du programme de reconnaissance des employés
• Assiste les autres départements au besoin.
• Autres tâches connexes selon les besoins.

Exigences requises :

• DEP en secrétariat, AEC en Bureautique ou expérience jugée équivalente
• Bonne connaissance du logiciel EXCEL et de la Suite Office
• Minimum de 3 années d’expérience dans un domaine équivalent
• Français parlé et écrit excellent. / Anglais parlé et écrit intermédiaire
• Connaissance en Ressources Humaines un atout
• Connaissance du logiciel Nethris un atout

• Personnalité axée sur les personnes (entregent, politesse, courtoisie) ;
• Autonomie et précision dans son travail ;
• Capacité de travailler de gérer plusieurs tâches en même temps ;
• Solides aptitudes à travailler en équipe ;
• Personne structurée, analytique et débrouillarde ;
• Apte à suivre toute formation exigée.