Contract Administrator / Administrateur (trice) de Contrat

Job Responsibility:

Nous sommes à la recherche d'une personne motivée, rigoureuse et orientée vers les résultats pour se joindre à notre équipe à titre d'Administrateur(trice) de contrat.

Dans ce rôle clé, vous serez responsable de la gestion des programmes de rabais et du processus de modification des prix liés à des contrats complexes avec nos distributeurs et entrepreneurs. Vous effectuerez des calculs précis de rabais, interpréterez les modalités contractuelles et produirez des rapports détaillés à l'intention des parties prenantes.

Si vous possédez de solides compétences en comptabilité, aimez travailler avec les données et excellez dans un environnement dynamique — ce poste est pour vous.

Lieu: 6665, chemin Saint-Francois, St Laurent, Quebec

Activités principales

• Soutien de divers programmes de rabais
• Création, maintenance et renouvellement des contrats
• Traitement mensuel des réclamations des clients
• Révision des fichiers de données pour les programmes d'escomptes des clients, calcul des rabais, fourniture de rapports au département de la comptabilité et aux clients.
• Maintenance de la base de données des clients et du « mapping » des distributeurs
• Augmentation et maintenance des prix : Application des changements de prix et des escomptes, mise à jour des contrats pour tous les départements, y compris l'application de facteurs mathématiques pour calculer les nouveaux prix, rédaction de lettres, collecte de listes de prix pour leur distribution.
• Rédiger des mémos et distribuer des informations sur les augmentations de prix aux clients.
• Créer, éditer, relire et finaliser la correspondance interne et externe.
• Créer et mettre à jour des rapports de vente à l'aide du programme interne.
• Suivre les disputes et plaintes de produits dans notre système en temps opportun.
• Tâches géérales de bureau, y compris la commande et la maintenance des fournitures de bureau, le tri du courrier, le classement, la réservation des salles de réunion, etc.
• Fournir en continu un retour d'information et des suggestions pour l'amélioration continue des processus du département et identifier les possibilités d'amélioration de l'efficacité.
• Travaillant dans un environnement où le rythme est rapide et le volume élevé

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IPEX is looking for a motivated and detail-oriented team player to join us as a Contract Administrator.

In this role, you'll manage rebate programs and support price change processes tied to complex contracts with distributors and contractors. You'll be responsible for accurate rebate calculations, contract interpretation, and generating detailed reports that support key stakeholders.

If you have strong accounting skills, enjoy working with data, and thrive in a fast-paced environment, this is the role for you.

Location: 6665, chemin Saint-Francois, St Laurent, Quebec

Key Responsibilities

• Interpret contract terms and manage rebate programs, ensuring accurate calculation, tracking, and reporting.
• Create, maintain, and renew contracts with distributors and contractors.
• Process customer rebate claims on a monthly basis with precision and timeliness.
• Review and analyze data files related to client discount programs; calculate applicable rebates and generate reports for both the accounting team and clients.
• Maintain and update the client database and distributor mapping to ensure data integrity.
• Manage price changes: apply pricing updates and discounts, update contracts across departments, perform pricing calculations using defined formulas, draft communications, and coordinate the distribution of updated price lists.
• Draft and distribute memos and communications related to pricing changes.
• Create, edit, proofread, and finalize internal and external correspondence.
• Generate and update sales reports using the internal reporting system.
• Monitor and follow up on product disputes and complaints in a timely and professional manner.
• Occasionally provide backup support for administrative tasks within the team when needed.

Requirements

Connaissances et compétences écessaires

• Diplôme d'études collégiales (DEC), idéalement un baccalauréat en administration des affaires, science des données, finance, économie, comptabilité ou toute certification dans les domaines connexes.
• 5 ans d'expérience dans un rôle comptable, financier ou administratif en soutien aux directeurs des ventes et du service à la clientèle.
• Excel : niveau avancé.
• Souci du détail et excellente capacité d'analyse.
• Solides compétences organisationnelles, capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à déterminer les priorités.
• Langues : Français et anglais (écrit et oral)

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Preferred Requirements

• Diploma of College Studies (DCS), preferred bachelor's degree in Business Administration, data science, finance, economics, accounting or any certification to the related fields.
• 5 years' experience in an administrative, accounting or financial role supporting sales and customer service managers
• Excel: Advanced level
• Detail orientated and excellent analytical skills
• Strong organizational skills, ability to multitask, and determine priorities.
• Bilingual French and English (Written and verbal)
• Strong communication, written and verbal.

Benefits

IPEX fait tout son possible pour répondre aux besoins d'accommodement des personnes handicapées durant tout le processus d'entrevue et, sur demande, collaborera avec les candidats qualifiés pour leur offrir des mesures d'accommodement convenables de façon à prendre en compte leurs besoins en matière d'accessibilité découlant de leur handicap. Les candidats participant à toutes les étapes du processus de sélection en vue d'un emploi à IPEX peuvent demander des mesures d'accommodement. Pour faire une demande, veuillez communiquer avec les RH à

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IPEX is committed to providing accommodations for people with disabilities throughout the recruitment process and, upon request, will work with qualified job applicants to provide suitable accommodation in a manner that takes into account the applicant's accessibility needs due to disability. Accommodation requests are available to candidates taking part in all aspects of the selection process for IPEX jobs. To request an accommodation, please contact HR at