Administrateur(trice) de propriétés

Qui sommes-nous?

Le Groupe Medway est un leader québécois en immobilier médical, résidentiel et commercial, ainsi qu’un partenaire administratif pour des groupes de médecine de famille (GMF) du réseau de la santé publique.

Nous développons et opérons des immeubles à vocation mixte combinant des milieux de soins de première ligne, des condos locatifs et des espaces commerciaux. Nos complexes sont modernes, fonctionnels et profondément ancrés dans leur communauté.

Notre vision : Bâtir le plus vaste parc immobilier dédié à la santé au Canada.

Rôle et raison d’être

Au sein de Groupe Medway, la gestion immobilière repose sur un travail d'équipe synergique. Sous la supervision de la co-direction immobilière, l' administrateur(trice) de propriétés  prend en charge l’ ensemble du volet administratif de la gestion immobilière du Groupe Medway. Ce rôle constitue le pendant administratif des Co-directeurs immobiliers : tandis que la co-direction est présente sur le terrain, l'administrateur(trice) de propriétés assure la mécanique administrative qui fait fonctionner la gestion immobilière au quotidien.

Son mandat couvre notamment l’approvisionnement et la gestion des contrats d’entretien, le renouvellement des baux résidentiels, l’exploitation administrative des immeubles une fois les baux signés, le suivi des plans de maintenance préventive, la rigueur documentaire du département, la coordination de la facturation des charges hors normes et le volet administratif des comptes à recevoir.

Responsabilités clés

Approvisionnement, contrats d’entretien & maintenance

• Négocier, mettre en place et gérer les contrats d’entretien avec les fournisseurs externes spécialisés
• S’assurer que les bons contrats sont en place pour couvrir les besoins d’entretien récurrent des bâtiments
• Assurer le suivi de la performance des fournisseurs et le renouvellement des contrats
• Déterminer et tenir à jour le plan de maintenance préventive des immeubles et en assurer le suivi administratif

Baux résidentiels & exploitation administrative

• Gérer le renouvellement administratif des baux résidentiels (préparation, avis et documents dans les délais légaux), selon les prix de renouvellement fixés par la Directrice des revenus résidentiels, auxiliaires et stationnements
• Assurer l’exploitation administrative des immeubles une fois les baux signés (résidentiel, commercial et médical)
• Tenir à jour les dossiers locataires et la documentation contractuelle
• Coordonner les aspects administratifs liés à l’occupation des espaces

Gestion documentaire

• Assurer la rigueur et la conformité documentaire du département de gestion immobilière
• Structurer, classer et tenir à jour les dossiers et registres
• Veiller au respect des échéances administratives et réglementaires

Budgets, facturation & comptes à recevoir

• Contribuer à la préparation des budgets d’exploitation, notamment pour les volets découlant des contrats octroyés aux fournisseurs
• Coordonner l’émission, par le département de facturation, des factures aux locataires pour les charges hors normes
• Assurer le volet administratif des comptes à recevoir (suivi des soldes, relances, dossiers)
• Escalader aux Co-directeurs immobiliers les cas nécessitant une intervention ou une décision (p. ex. défaut de paiement)

Protocoles d’urgence & conformité des locataires

• Tenir à jour la liste des contacts d’urgence des clients et des locataires
• Veiller à l’application, au niveau de la gestion immobilière, des protocoles d’urgence des immeubles
• Tenir à jour les preuves d’assurance de l’ensemble des locataires et en assurer le suivi

Dossiers au Tribunal administratif du logement (TAL)

• Prendre en charge les dossiers courants au Tribunal administratif du logement (TAL, anciennement Régie du logement)
• Préparer la documentation et assurer le suivi administratif de ces dossiers
• Escalader à la co-direction immobilière les dossiers majeurs (par leur complexité, leurs enjeux ou les montants en cause), qui en assure alors la prise en charge

Collaboration & reddition de comptes

• Appuyer les Co-directeurs immobiliers dans la gestion administrative du portefeuille
• Collaborer avec la Directrice de la location commerciale pour tout ce qui touche les baux et contrats commerciaux, qui relèvent de cette personne
• Collaborer avec la Responsable du service à la clientèle pour la coordination des interventions de l’équipe de maintenance
• Assurer une reddition de comptes claire à la co-direction immobilière

Profil recherché

• Formation en gestion immobilière, administration ou tout domaine connexe pertinent
• Expérience minimale de 5 ans en gestion immobilière administrative ou en administration de portefeuille immobilier
• Connaissance approfondie des baux résidentiels, des contrats d’entretien et de l’approvisionnement
• Connaissance des processus du Tribunal administratif du logement (TAL) (un atout)
• Familiarité avec les processus de facturation et de comptes à recevoir (un atout)

Compétences clés :

• Polyvalence et sens des priorités : Capacité à naviguer avec aisance entre des tâches de gestion documentaire rigoureuse, de logistique d'approvisionnement et de relations humaines, ainsi qu’à gérer plusieurs dossiers et échéances simultanément.
• Organisation et précision : Rigueur absolue dans le suivi des dossiers, des inventaires, des commandes et des baux pour veiller à ce qu'aucun détail ne soit omis.
• Excellentes aptitudes communicationnelles : Un français impeccable (à l'oral comme à l'écrit), habileté naturelle à désamorcer des situations délicates jumelés à de bonnes habiletés de négociation.
• Autonomie et proactivité : Capacité à prendre en charge le volet administratif de manière indépendante pendant que le directeur ou la directrice est sur le terrain.
• Esprit de collaboration : Plaisir à travailler en tandem serré, à partager l'information efficacement et à soutenir tant l'équipe interne que les partenaires externes.

Conditions d’emploi :

Rémunération et avantages :

• Salaire compétitif, selon l’expérience
• Boni corporatif annuel lié à la performance organisationnelle
• Stationnement payé

Horaire et flexibilité :

• Poste permanent à temps plein (37,5 h / semaine)
• Horaire favorisant l’autonomie et la conciliation

Avantages sociaux :

• Assurance collective complète
• 13 jours fériés
• Allocation de vacances généreuse et 5 journées flexibles par année

Culture et milieu de travail :

• Environnement dynamique, humain et en croissance
• Pratiques de reconnaissance
• Implication sociale et activités d’entreprise
• Collations gratuites et café à volonté
• Gym sur place

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