Commis sénior

Sommaire de l'emploi

Personne qui, à partir d’une connaissance approfondie du processus de fonctionnement d’un service ou programmes d’activités et selon des méthodes qu’elle doit établir ou modifier selon les besoins, exerce de façon autonome des fonctions complexes à caractère administratif.

Tâches et responsabilités

• Recevoir les communications téléphoniques ou écrites des employés, gestionnaires ou services, en ce qui a trait à l'absence ou à la modification des besoins d'effectifs;
• Expliquer les procédures selon les différents types d'absence, évaluer la possibilité de remplacer les personnes absentes, selon les quotas déterminés;
• Effectuer les remplacements à la pièce, distribuer le temps supplémentaire, selon des procédures établies et en fonction des disponibilités des employés,
• Affecter les techniciens ambulanciers à des événements spéciaux et des transports de longue distance et saisir toutes autres données nécessaires à l'horaire;
• Recevoir les demandes d'échanges d'horaires, effectuer les vérifications de la demande, en fonction des règles de fonctionnement et saisir l'échange s'il y a lieu;
• Convoquer les employés aux activités de formation;
• Recevoir les appels téléphoniques, répondre aux demandes de renseignements et/ou transmettre l'appel ou le message à la personne concernée;
• Recevoir, vérifier et saisir les disponibilités des employés sur la liste de rappel;
• Assurer l'impression des documents informatisés nécessaires au bon fonctionnement du service;
• Effectuer le classement de tous les documents du service des horaires et transmettre diverses informations aux personnes concernées;
• Informer lorsqu'il y a perte ou prolongation d'assignation et effectuer les conciliations nécessaires lors de retour progressif;
• Effectuer les remplacements à long terme ainsi que ceux des vacances par les employés de la liste de rappel, selon les disponibilités exprimées et les règles de convention collective;
• Effectuer la confection des horaires en conformité avec les règles de la convention collective;
• Tenir à jour un registre des jours travaillés des nouveaux employés jusqu'à la fin de leur période de probation afin d'octroyer les quarts de travail à tour de rôle;
• Effectuer le traitement des demandes de fériés en période protégée et en continue;
• Participer à la formation des nouveaux employés.

Pré-requis

• Détenir un diplôme d’études secondaires (DES) ou l’équivalent;
• Minimum de deux (2) ans d''expérience dans un travail de bureau;
• Rapidité au clavier de 30 mots/minute;
• Excellente maîtrise de la langue française;
• Expérience en gestion de liste de rappel ou en gestion d'horaire ainsi qu'une connaissance des conventions collectives du réseau de la santé serait un atout;
• Bonne maîtrise de l'environnement informatique;
• Souci du service à la clientèle;
• Capacité d’analyse et de jugement;
• Capacité de travailler sous pression et de gérer les priorités;
• Capacité de travailler en équipe;
• Grande autonomie et initiative.

Conditions de travail et rémunérations

• Disponibilité jour/soir ainsi qu'une fin de semaine sur 2;
• Cotisation au Régime de retraite des employés du gouvernement et des organismes publics (RREGOP);
• Régimes d’assurance vie, d’assurance maladie et d’assurance salaire;
• 13 jours fériés payés et 9,6 jours de congé de maladie par année;
• 20 jours de vacances après un an travaillé;
• Programme d’aide aux employés et à leur famille.

Rémunération : entre 23.57$ et 29.98$ de l'heure, selon l'expérience.