Adjoint(e) administratif(ve)

Tu aimes que tout soit bien classé, que les dossiers soient complets et que rien ne passe entre les craques ? On a une place pour toi.
Depuis 30 ans, Atelier Sima réalise des structures d'acier et des métaux ouvrés pour de grands projets de construction au Québec. Notre mission est de mener à bien, avec passion, des projets de qualité ambitieux et variés. On tient à de bonnes relations avec nos clients et nos partenaires, et on veut faire grandir chaque membre de notre équipe.
Ta mission
Tu t'occupes du volet administratif de nos projets, de leur ouverture jusqu'à leur fermeture. Tu travailles avec les chargés de projet et la direction, et tu t'assures que l'information est exacte, à jour et facile à trouver. Ton travail se fait souvent en coulisses, mais sans toi, les projets n'avancent pas aussi bien.
Tes responsabilités
Ouverture et suivi des projets
Ouvrir les nouveaux projets dans nos systèmes et monter les dossiers (contrats, bons de commande, coordonnées, échéanciers)
Saisir et mettre à jour les données de projet avec précision
Faire le suivi des documents administratifs tout au long du projet (avenants, demandes de changement, correspondance)
Soutien aux chargés de projet et à la direction
Préparer des documents, des rapports et des tableaux de suivi
Effectuer des suivis auprès des clients, des fournisseurs et des partenaires
Prendre en charge différents mandats administratifs selon les besoins de la direction
Facturation
Produire chaque mois les prévisions de facturation, les factures progressives et les quittances
Faire le suivi des retenues contractuelles et de leur libération
Fermeture des projets
Monter et transmettre les documents de fin de projet (garanties, fiches techniques, certificats, attestations, etc.)
S'assurer que chaque dossier est complet et bien archivé
Amélioration continue
Structurer et améliorer nos façons de faire : gabarits, procédures, classement
Proposer des idées pour simplifier le travail de l'équipe
Notre SIMA Philosophie
Ensemble, nous sommes invincibles : Nous devenons meilleurs, nous aidons les membres de notre équipe à grandir et nous permettons à l'entreprise de viser l'excellence.
Nous sommes tatoués : Le logo avant l'égo. Nous incarnons fièrement nos valeurs à travers nos gestes, nos paroles et nos actions.
On gagne en équipe : On partage nos erreurs, on célèbre nos victoires et on s'engage pleinement dans ces deuxièmes efforts qui font toute la différence.
Nous sommes honorables : Nous faisons preuve de sincérité, de respect et d'intégrité, même dans les situations difficiles.
Nous t'offrons
Un rôle clé, où ton impact se voit concrètement dans chaque projet
Un travail motivant, avec de beaux défis professionnels
De la formation continue
Une assurance collective
Un REER
4 semaines de vacances dès l'embauche
De nombreuses activités d'équipe !

Ton profil
Tu es rigoureuse et tu as le souci du détail : une erreur dans une facture, ça te dérange
Tu es polyvalente, tu passes facilement d'un dossier à l'autre et tu sais établir tes priorités
Tu aimes organiser, structurer et mettre de l'ordre
Tu es autonome, tu prends des initiatives et tu fais tes suivis sans qu'on ait à te le rappeler
Tu es à l'aise avec la suite Office, surtout Excel, et tu apprends vite un nouveau logiciel
Une expérience en administration ou en soutien à la gestion de projet est un atout, surtout dans le domaine de la construction
Tu connais la facturation progressive, les retenues ou les quittances ? C'est un gros plus, mais on peut te former
Ton parcours
DEC en administration et gestion, bureautique, comptabilité et gestion, DEP en comptabilité ou toute autre formation connexe.
3 ans d'expérience
Bonne connaissance des logiciels suite Microsoft office