Agent - Soutien administratif

Le Cégep Limoilou est à la recherche d'une agente ou d'un agent de soutien administratif, classe 1.

Voir grand! Tel est notre engagement au Cégep Limoilou! Un établissement d'enseignement supérieur qui croit au potentiel de chacune et chacun et contribue activement à l'évolution de notre communauté. Le Cégep Limoilou, c'est un milieu de vie et d'apprentissage dynamique, humain et innovant. Voyez grand avec nous pour provoquer des réussites, une personne à la fois.

À titre d'agente ou agent de soutien administratif dans l'équipe du Service du cheminement et de l'organisation scolaires (SCOS), vous effectuerez les tâches inhérentes à la gestion du dossier scolaire des personnes étudiantes. Vous offrirez également un soutien administratif essentiel à la direction adjointe des études (DAÉ), ainsi qu'aux aides pédagogiques individuelles (API), aux conseillers pédagogiques (CP) et aux techniciens. Votre contribution se fera en étroite collaboration avec ces différents intervenants afin de soutenir efficacement leurs activités respectives.

Dans ce rôle au cœur de l'action, vous devrez :

• Accueillir les personnes étudiantes et enseignantes qui se présentent au service et assurer le suivi aux demandes reçues, notamment la prise de rendez-vous, la communication d'informations générales, l'émission de divers documents, la réservation de locaux, etc.;
• Répondre aux appels téléphoniques et aux correspondances des personnes étudiantes et enseignantes, ainsi que de la clientèle externe du Cégep;
• Collaborer à l'ouverture, la mise à jour, l'archivage et l'intégrité des données associées aux dossiers étudiants, ainsi que les documents en lien avec les procédures administratives de la Direction des études, et ce, dans le respect des règles de la gestion documentaire;
• Produire, mettre en page et assurer le suivi de divers documents, notamment des rapports, formulaires, fichiers, statistiques, tableaux, etc.;

Réaliser des tâches relatives aux opérations du SCOS :

• Suivis en lien avec l'admission, l'inscription, les changements de programme ou désistements, les mesures de soutien à la réussite, le réexamen de la note finale, la procédure de plagiat et tricherie, etc.;
• Aider à la modification des horaires et à la préparation des relevés de notes;
• Participer aux travaux entourant la passation de l'épreuve uniforme de langue d'enseignement et des examens communs, relances téléphoniques, etc.;
• Collaborer à l'organisation des colloques de fin d'année des programmes;
• Au besoin, accomplir toute autre tâche connexe.

La personne recherchée doit détenir un diplôme d'études secondaires ou un diplôme d'études professionnelles avec option appropriée ou détenir un diplôme dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente et avoir au moins une (1) année d'expérience pertinente.

 

Profil recherché :

• Avoir le souci d'un service à la clientèle de qualité;
• Avoir de bonnes aptitudes pour le travail d'équipe;
• Maîtriser Outlook ainsi que les logiciels Word et Excel;
• Posséder les qualités nécessaires à l'accomplissement des tâches
• Être méthodique et ordonné;
• Avoir de la rigueur;
• Savoir gérer efficacement le temps, les priorités ainsi que son stress;
• Faire preuve de confidentialité, de jugement et d'autonomie;
• Bonne maîtrise du français oral et écrit;
• La connaissance du logiciel de gestion pédagogique Clara/Omnivox est un atout.

Tests requis :  Ces exigences seront mesurées par des tests (suite Office, mises en situation, français).

Horaire de travail : 35 heures par semaine, à raison de 7 heures par jour, du lundi au vendredi de 8 h 30 à 16 h 30

Durée de l'emploi :  Jusqu'au 30 juin 2027 avec possibilité de prolongation

Lieu de travail : Campus de Limoilou et des déplacements fréquents au campus de Charlesbourg sont prévus

Nous vous avons convaincu(e) ? Allez-y, provoquez votre réussite!