Adjoint administratif service accueil H/F

e administratif.ve soutient un groupe d’avocat·e·s et d’adjoint·e·s juridiques en assumant des fonctions non juridiques, incluant la reprographie ainsi que des tâches liées aux services de bureau. Le ou la titulaire du poste fera partie de l’équipe de ressources en soutien administratif (AART) au Canada. Le poste inclut également la prise en charge de la réception et l’accueil des visiteurs au bureau. Ce poste est admissible au temps supplémentaire et exige une présence sur place au bureau 5 jours par semaine.

Une grande partie de ce rôle serait impossible à accomplir sans des compétences en anglais de niveau intermédiaire, à l’oral et à l’écrit, puisque la personne titulaire du poste sera appelée à répondre quotidiennement aux appels téléphoniques provenant de clients souvent à l’extérieur du Québec et du Canada, dans le cadre de notre cabinet mondial avec clientèle institutionnelle répartie au sein de plusieurs pays. De plus, les tâches de nature administrative exigent de comprendre le contenu de certains documents et de rédiger des réponses en anglais.

Gérer les appels téléphoniques et les messages à la réception;

Accueillir les client·e·s, les huissiers et messagers de cour et autres visiteurs se présentant à la réception;

Préparer et envoyer des documents au moyen du logiciel Box;

S’assurer de la propreté générale de l’aire de réception, des cuisines, des salles de conférence et de la salle de bain des visiteurs;

Gérer les lave-vaisselles chaque jour et voir à maintenir les produits de nettoyage, en plus des provisions de lait et café, pour le bureau et pour les salles de conférence;

Diplôme en secrétariat, en bureautique ou toute autre combinaison équivalente de formation et d’expérience;

Au moins 3 années d’expérience pertinente dans le secteur juridique ou dans un autre environnement de services professionnels;

Bilinguisme (français et anglais) essentiel, à l’oral comme à l’écrit, compte tenu du fait que nous recevons des appels des autres provinces canadiennes, des États-Unis et d’ailleurs dans le monde, ce qui nécessite un usage fonctionnel de l’anglais;

Excellente connaissance de Microsoft Office, en particulier Excel, Word et Outlook.

Capacité d’utiliser différents logiciels et aptitude à en apprendre de nouveaux;

Politique généreuse de congés – Congés rémunérés, vacances et une journée de bien-être annuelle.

Régime complet de soins de santé – Soins médicaux, dentaires et de la vue pour vous et les membres admissibles de votre famille.

Mentorat et développement de carrière – Bénéficiez d’un mentorat de qualité, de programmes de formation à l’international et d’un soutien au développement de carrière.

Culture mobilisatrice – Prenez part à des événements sociaux stimulants, à des initiatives de bénévolat et de service communautaire, et profitez d’occasions de développement professionnel.

Congé parental inclusif – Bénéficiez de six mois de congé parental entièrement rémunéré, sans égard au genre ou au chemin vers la parentalité.

Flexibilité de travail hybride – Tirez parti d’un parfait équilibre travail-vie personnelle, que ce soit à distance ou au bureau, pour la plupart des postes.

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