Administrateur de portefeuille, Service de gestion privée de portefeuilles - Montréal, QC

Numéro de la demande: 271885
Joignez une équipe gagnante, engagée et axée sur les résultats qui évolue dans une culture inclusive et de haut rendement.

Résumé de la fonction

La personne titulaire de ce poste collabore étroitement avec les directeurs des relations d’affaires pour gérer l’ensemble de la clientèle et veille à offrir un service d’exception dans ses communications directes avec les clients et dans l’application des instructions qu’elle reçoit du ou des directeurs des relations d’affaires désignés. Il s’agit d’un poste de soutien axé sur des aspects techniques, conçu pour permettre aux directeurs des relations d’affaires de se concentrer sur les activités créant de la valeur pour les clients.
La personne titulaire du poste contribue aux bons résultats globaux du marché qui lui est assigné en effectuant des activités liées aux services aux clients, en préparant les documents d’ouverture de compte et en veillant à ce que les dossiers soient tenus conformément aux règlements applicables et aux politiques et procédures internes. Ses tâches vont du traitement de demandes de changement d’adresse à des activités complexes telles que la mise en dossier et la compréhension de procurations, la tenue des registres relatifs aux personnes autorisées et le versement de montants provenant de comptes de succession.
La personne partage avec d’autres la responsabilité de surveiller divers rapports de conformité et opérationnels récurrents et d’aider le ou les directeurs des relations d’affaires désignés à corriger les éléments soulevés dans ces rapports. Elle possède une excellente connaissance technique de divers produits et services de placement s’adressant aux particuliers et aux entreprises.
La personne sait comment la culture du risque et la propension au risque de la Banque doivent orienter et encadrer ses activités quotidiennes, et elle contribue au succès global du SGPP en participant à la correction d’éléments découlant d’activités d’audit, qui peuvent comprendre des sujets complexes tels que la Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA), la Norme commune de déclaration (NCD) et la réglementation concernant les intermédiaires agréés.
Enfin, la personne contribue à la réalisation des objectifs d’excellence opérationnelle du marché et régionaux en analysant en continu les processus, les pratiques et les méthodes locales, régionales et nationales et en transmettant de la rétroaction sur ces questions.

Responsabilités

Service à la clientèle

• Comprendre parfaitement la proposition de valeur du SGPP, pour offrir l’expérience client visée à chaque interaction.
• Agir comme point de contact substitut pour la clientèle du directeur des relations d’affaires désigné.
• Répondre aux demandes de renseignements des clients sans délai, avec attention et professionnalisme.
• Signaler les problèmes aux échelons supérieurs, analyser les processus et recommander aux directeurs des relations d’affaires ou aux responsables d’équipe des moyens d’améliorer l’expérience client.
• Préparer la correspondance courante avec la clientèle, les rapports ponctuels à la clientèle et les trousses en vue des rencontres avec la clientèle.
• Accomplir avec minutie et exactitude les tâches et les activités liées à l’administration des portefeuilles.
• Gérer avec soin, rapidement et efficacement les processus d’intégration de bout en bout des clients et les processus opérationnels.
• Veiller à l’exactitude de l’information et des dossiers des clients, en formats électronique et papier.
• Améliorer l’efficacité par l’application de pratiques exemplaires au sein de l’équipe.
• Vérifier que les documents à traiter sont complets et participer à la collecte des renseignements ou documents manquants.
• Collaborer avec des partenaires d’affaires internes au besoin.
• Appliquer en tout temps les normes de service de Gestion de patrimoine Scotia et du SGPP.
• Trouver et appliquer de manière proactive des stratégies répondant aux besoins des clients et leur offrir une expérience exceptionnelle.
• Aider les directeurs des relations d’affaires à préparer les documents en vue des rencontres d’expansion des affaires.
• Remplacer des administrateurs de portefeuille ou des directeurs des relations d’affaires de son marché si les circonstances le nécessitent (volume de travail, projets, congés).

Gestion du risque et conformité

• Limiter le plus possible le risque auquel s’expose la Banque en restant bien au fait des procédures, des activités réglementaires et des lignes directrices et en s’y conformant (protection des renseignements personnels, lutte contre le blanchiment d’argent, lutte contre le financement d’activités terroristes, connaissance du client, Foreign Account Tax Compliance Act [FATCA], Norme commune de déclaration et de diligence raisonnable [NCD], réglementation concernant les intermédiaires agréés, santé et sécurité au travail, conduite des affaires).
• Participer à tous les aspects de la conformité et à la détection des anomalies pour remédier à la non-conformité dans l’entreprise.
• Se conformer aux normes, aux politiques et aux pratiques de la Banque et de l’entreprise afin que le SGPP respecte les exigences réglementaires et de conformité applicables aux comptes, tant nouveaux qu’existants.
• Consigner et signaler à un échelon supérieur toute activité inhabituelle, suspecte ou frauduleuse, conformément aux procédures établies.

Contribution au travail de l’équipe

• Contribuer à l’efficacité et au bon fonctionnement de l’équipe et des partenaires du SGPP.
• Remplacer des administrateurs de portefeuille, sur place ou à distance (pendant des absences planifiées ou non, ou en cas de déploiement du plan de continuité des opérations).
• Favoriser et développer un esprit d’équipe fort et positif et encourager l’autonomisation, l’innovation et un haut degré de mobilisation.
• Entretenir des relations de travail efficaces au sein de l’équipe et avec divers secteurs d’activité et parties prenantes internes et externes.
• Maintenir un niveau élevé de service à la clientèle et résoudre efficacement les problèmes des clients ou faire appel à un échelon supérieur à cette fin, selon les besoins.
• Favoriser une culture axée sur des communications franches et ouvertes.
• Participer activement aux séances d’encadrement, aux rencontres de suivi individuelles et aux réunions d’équipe.
• Favoriser l’éclosion de nouvelles idées et façons de procéder en prenant part aux réunions d’équipe, à des groupes de travail et à des projets spéciaux.
• Partager ses connaissances et son expérience avec tous les membres de l’équipe pour concourir à leur perfectionnement.
• La Banque Scotia s’engage à offrir un milieu de travail sain et exempt de discrimination, de harcèlement et de violence. En conséquence, nous devons toutes et tous oeuvrer à créer un environnement bienveillant, accueillant, professionnel, solidaire et sûr pour l’ensemble du personnel et des clients.
• C’est grâce aux talents, aux idées, à la diversité et à l’engagement de milliers de membres du personnel, de partenaires d’affaires et d’autres parties prenantes du monde entier que nous pouvons offrir un service d’exception à nos clients. Le principe du respect mutuel est au coeur de nos rapports et doit transparaître dans tout ce que nous faisons.

Études / Expérience professionnelle

• Études postsecondaires (administration des affaires, économie, comptabilité, finance), un atout
• Cours sur le commerce des valeurs mobilières au Canada (CCVM), expérience dans le secteur ou connaissances en gestion de placements, des atouts
• Connaissance pratique des produits et des services offerts par les partenaires de la Banque Scotia, un atout
• Compétences en soutien organisationnel
• Entregent, excellentes compétences en communication et grande capacité d’écoute
• Orientation vers les résultats
• Motivation personnelle et discipline
• Capacité de travailler en toute autonomie et au sein d’une équipe
• Capacité de composer avec des priorités multiples et souvent conflictuelles
• Désir de travailler dans un environnement dynamique où le rythme est soutenu

En sus du français, la personne titulaire doit aussi avoir une maîtrise suffisante de l’anglais, car le travail implique d’interagir et de collaborer régulièrement avec des groupes et des personnes basés à Toronto, ainsi que d’interagir constamment avec d’autres personnes, notamment des clients, s’exprimant en anglais, localement et ailleurs.

Emplacement(s): Canada : Québec : Montreal

La Banque Scotia compte parmi les chefs de file du secteur bancaire au Canada et des fournisseurs de services financiers dans les Amériques. Nous sommes là pour l’avenir de tous. Nous contribuons à la réussite de nos clients, de leur famille et de notre collectivité en offrant des conseils et une vaste gamme de produits et de services, dont des services bancaires aux particuliers, aux entreprises et aux sociétés, des services bancaires privés, d’investissement et de gestion de patrimoine ainsi que des services liés aux marchés des capitaux.

Nous valorisons les compétences et les expériences uniques que chacun apporte à la Banque et nous nous engageons à offrir un environnement inclusif et accessible pour tous. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation durant le processus de recrutement et de sélection (p. ex. un lieu d’entrevue accessible, des documents dans un autre format, un interprète de la langue des signes ou une technologie d’assistance), veuillez en informer notre équipe de recrutement. Pour obtenir du soutien technique, cliquez ici. Les candidats doivent postuler directement en ligne. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt pour la Banque Scotia; cependant, nous communiquerons uniquement avec les personnes retenues pour une entrevue.