Secrétaire aux ventes / réceptionniste

Description sommaire du poste :

• Assister la direction des ventes en effectuant diverses tâches administratives relativement aux transactions automobiles
• Chargé des communications générées par l’entrée des courriels et du téléphone ainsi que l'accueil ;
• Recevoir et acheminer les appels et les courriels provenant de l'extérieur ;
• Prendre les messages avec exactitude et fournir les renseignements élémentaires aux interlocuteurs avec courtoisie et professionnalisme ;
• Accueillir les visiteurs, se renseigner sur le but de leur visite et les diriger vers la personne appropriée.

Tâches principales :

• Ouvrir et préparer les dossiers relatifs aux transactions de véhicules et aux échanges entre les concessions;
• Consigner les ventes et les achats de véhicules au système informatique;
• Produire divers rapports statistiques touchant les ventes, l'inventaire, les commandes et la gestion;
• Consigner les factures du constructeur au système informatique et effectuer les ajustements pour balancer les comptes;
• Effectuer les commandes spéciales auprès des fournisseurs pour l'achat et l'installation d'items additionnels vendus aux clients;
• Organiser et planifier les échanges entre les concessionnaires en collaboration avec la direction des ventes;
• Transmettre les informations requises à la comptabilité afin de facturer les échanges de la concession;
• Transmettre les informations requises à la comptabilité afin d'émettre les chèques;
• Aider le ou la directeur.trice commercial.e relativement à l'immatriculation des voitures neuves et des voitures d'occasion;
• Préparer les documents requis pour l'immatriculation des voitures de démonstration.

Tâches reliées au téléphone :

• Opérer un système téléphonique à plusieurs lignes et transférer les appels reçus aux personnes concernées;
• Répondre à tous les appels téléphoniques et aux courriels provenant de l'extérieur avec rapidité, courtoisie et professionnalisme, les transférer rapidement à la personne ou au service concerné;
• Minimiser le temps où les clients sont en attente et leur demander à plusieurs reprises s'ils veulent le demeurer;
• Prendre des messages détaillés lorsque l'appel ne peut pas être acheminé;
• Filtrer les appels téléphoniques provenant de l'extérieur à la demande des directeurs;
• Aviser le responsable du service téléphonique de tout problème concernant le système;
• Mettre à jour et communiquer le répertoire téléphonique des employés de l'entreprise, au besoin.

Tâches reliées à l'accueil des clients :

• Accueillir les clients et se renseigner sur le but de leur visite;
• Diriger les clients vers le service approprié, prévenir l'employé concerné qu'un client l'attend;
• Communiquer avec les interlocuteurs et les visiteurs de manière professionnelle, affable et efficace.

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