Coordinateur(trice) - Coalitions stratégiques (Télétravail)

À propos de Mila Fondé par le professeur Yoshua Bengio de l’Université de Montréal, Mila rassemble des chercheurs spécialisés en intelligence artificielle. Reconnu mondialement pour ses importantes contributions au domaine de l’apprentissage profond, Mila s’est donné pour mission d’être un pôle mondial d’avancées scientifiques qui inspire l’innovation et l’essor de l’IA pour le bénéfice de tous. Mila est le fruit d’une collaboration entre l’Université de Montréal, l’Université McGill, Polytechnique Montréal et HEC Montréal.

Sommaire du poste

Sous le leadership du Directeur, Priorités et programmation scientifiques, vous assurez la coordination logistique et opérationnelle des coalitions stratégiques de recherche. Vous jouez un rôle pivot pour le soutien des chercheurs.euses responsables (sponsors) de coalition, des conférenciers.ières et des équipes internes afin d'assurer la fluidité opérationnelle et le rayonnement des activités scientifiques des coalitions et de la programmation scientifique.

Votre objectif principal est de garantir la fluidité opérationnelle de la programmation scientifique et d'alléger la charge administrative des chercheurs.euses afin de maximiser l'impact et le rayonnement de leurs travaux.

Principales responsabilités

Soutien opérationnel aux Coalitions Stratégiques

• Coordonner la logistique des rencontres pour l'ensemble des coalitions stratégiques (séries de présentations, séminaires, rencontres bimestrielles, etc.).
• Organiser les ateliers d'une demi-journée en présentiel associés à chaque coalition (planification, invitations, réservation d'espaces, traiteur).
• Planifier et faciliter les points de contact périodiques entre les sponsors de coalitions et les équipes clés de Mila.
• Assurer la collecte des données et indicateurs pour la présentation annuelle des réalisations des coalitions lors d’un Town Hall Mila.

Contribution au suivi et au déroulement des événements de la programmation scientifique

• Piloter l'organisation logistique et le déroulement des événements phares de la programmation scientifique : Mila Colloquium, Conférence interne Mila et Tea Talks.
• Gérer le calendrier événementiel scientifique, la réservation des salles et la prise en charge des conférenciers.ières invités.es (accueil, déplacement, itinéraire).
• Assurer la liaison avec l'équipe des communications pour la promotion interne et externe des événements scientifiques.

Gestion administrative, budgétaire et suivi opérationnel

• Assurer le suivi budgétaire des activités et événements sous sa responsabilité (comptes de dépenses, facturation, bons de commande).
• Suivre l'avancement des livrables et la gestion des tâches à l'aide des outils de gestion de projets (Asana).
• Participer à la collecte de données brutes et à la rédaction de rapports institutionnels ou de reddition de comptes.

Profil recherché

• Diplôme universitaire de premier cycle (Baccalauréat) dans une discipline pertinente.
• 2 à 5 ans d’expérience en coordination de projets de recherche d’envergure ou d’animation de réseaux scientifiques, idéalement en milieu universitaire ou dans un institut de recherche.
• Bilinguisme parfait (français et anglais), à l'oral comme à l'écrit, compte tenu des interactions quotidiennes avec la communauté internationale de Mila.
• Maîtrise de Google Workspace et aisance avec les outils de gestion de projet (Asana).
• Proactivité, forte capacité d'anticipation et sens développé de l'organisation. Aptitude à naviguer dans un environnement agile aux priorités changeantes. Excellent esprit d'équipe et curiosité marquée pour le domaine de l'intelligence artificielle.

De bonnes raisons pour travailler à Mila

• L’occasion de contribuer à une mission unique avec un impact important;
• Un programme d’assurance collective complet (maladie, dentaire, invalidité, vie, assurance voyage et garanties complémentaires);
• Un programme d’aide aux employés et à la famille;
• Un accès à un service de télémédecine;
• Une politique de congés annuels offrant une base de 20 jours de vacances dès l’embauche;
• Un régime d’épargne retraite avec contribution de l’employeur minimale de 4%;
• Une généreuse enveloppe flexible vous permettant de personnaliser vos avantages sociaux en fonction de ce qui contribue à votre bien-être. Vous pouvez sélectionner et combiner les options qui correspondent à vos besoins parmi les crédits style de vie, une assurance bonifiée, des journées de vacances supplémentaires et une contribution enrichie au régime de retraite;
• Un horaire flexible, un horaire d’été et une possibilité de télétravail;
• Un milieu de travail au cœur de la Petite Italie, dans le quartier branché Mile-Ex, à proximité des transports en commun;
• Une équipe d’experts de leur domaine, des gens passionnés et passionnants;
• Une ambiance de travail collaborative et inclusive.