Intake Clerk (FLS Designated)

Job Responsibility:

Inspire - Community Support Services is a non-profit, multi-service community-based agency. The agency is currently looking to fill a permanent full-time Intake Clerk position who will be responsible to complete client intake, admission documentation, and provision of administrative support.

Role accountabilities:

• Receives referrals, creates file and forms and undertakes follow up
• Prepares and sends out documentation, tracks return and ensures file completion and compliance, form submission for eligibility review
• Interacts with client's support network, follows up on required documents and maintains client file
• Maintains client data base, completes searches, inputs data, validates data, and generates reports and lists from programs and applications including waitlists and assessment statistics
• Maintains filing systems in accordance with records management policies and procedures
• Provides administrative support including supporting calendar management, coordination of appointments, meeting logistics and minute taking, maintenance of inventory, completing photocopying and scanning

Knowledge:

• Knowledge of intake and admission processes and procedures
• Knowledge of the organization's services and community partners
• Knowledge of office productivity software and databases, and technology devices

Position Requirements:

• Completion of college diploma in office administration
• Must be bilingual - English and French

Experience:

• Three years of previous work experience in office administration

Inspire Community Support Services is committed to Employment Equity. We welcome diversity in the workplace and encourage applications from all qualified individuals including members of visible minorities, aboriginal persons, and persons with disabilities. We comply with the AODA (Accessibility for Ontarians with Disabilities Act) and will provide accommodations throughout the recruitment and selection and/or assessment process to applicants with disabilities. Applicants need to make their accommodation needs known when contacted.

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Inspire - Services de soutien communautaire est un organisme multiservice sans but lucratif. L'organisme cherche actuellement à pourvoir un poste permanent à temps plein de commis à l'accueil, qui sera chargé de l'accueil des clients, de la documentation d'admission et de la fourniture d'un soutien administratif.

Responsabilités principales:

• Reçoit les références, crée des dossiers et des formulaires et en assurer le suivi
• Préparer et envoyer la documentation, faire le suivi du retour et s'assurer que les dossiers sont remplis et conformes, et qu'il soumettre les formulaires aux fins d'examen de l'admissibilité
• Interagir avec le reseau de soutien du client, assurer le suivi des documents requis et tenir à jour le dossier du client.
• Tenir à jour la base de données des clients, effectuer des recherches, saisir des données, valider des données, et produire des rapports et des listes à partir de programmes et d'applications, y compris des listes d'attente et des statistiques d'évaluation.
• Maintenir les systèmes de classement conformément aux politiques et aux procédures de gestion des dossiers.
• Fournir un soutien administratif, y compris la gestion du calendrier, la coordination des rendez-vous, la logistique des réunions et la prise de procès-verbaux, la tenue de l'inventaire, la photocopie et la numérisation

Connaissances:

• Connaissance des processus et des procédures d'admission
• Connaissance des services de l'organisation et des partenaires communautaires
• Connaissance des logiciels et des bases de données de productivité bureautique et des dispositifs technologiques

Scolarité:

• Diplôme collégial en administration de bureau
• Doit être bilingue - anglais et français

Expérience:

• Trois ans d'expérience de travail dans l'administration de bureau

Inspire - Services de soutien communautaire s'engage à respecter l'équité en matière d'emploi. Nous accueillons la diversité sur le lieu de travail et encourageons les candidatures de toutes les personnes qualifiées, y compris les membres des minorités visibles, les autochtones et les personnes handicapées. Nous nous conformons à la LAPHO (Loi sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario) et nous fournirons des mesures d'adaptation pour les candidats handicapés tout au long du processus de recrutement, de sélection et d'évaluation. Les candidats doivent faire connaître leurs besoins d'adaptation lorsqu'ils sont contactés.

Job Type: Full-time

Pay: From $23.92 per hour

Expected hours: 35 per week

Schedule:

• Monday to Friday

Work Location: In person

Application deadline: 2024-07-19