Maintenance Support Clerk | Maintenance Support Clerk

Maintenance Support Clerk

Reports To: Area Maintenance Manager

Job Category: Full-Time, Non-Unionized

Location: On-Site, Mississauga 

Hours of Work:  Day Shift. H ours may vary depending on operational priorities

Department: Maintenance

Coach Canada is seeking a highly organized and detail-oriented Maintenance Support Clerk to join our Maintenance Team in Mississauga.

This position plays an important role in supporting the day-to-day administrative and operational functions of the maintenance department. Working closely with maintenance leadership, maintenance personnel, vendors, and internal stakeholders, the Maintenance Support Clerk helps ensure maintenance programs, reporting, compliance activities, and workforce administration processes are effectively coordinated and maintained.

This is an excellent opportunity for an individual who enjoys working in a fast-paced operational environment and takes pride in organization, process improvement, reporting, and supporting a high-performing maintenance team.  

Key Responsibilities: 

• Provide administrative and operational support to the Maintenance Department. 
• Prepare, maintain, and organize maintenance records, reports, work order documentation, and departmental files. 
• Track maintenance department KPIs and assist with reporting, data analysis, and performance monitoring initiatives. 
• Maintain training, licensing, certification, and apprenticeship records and support regulatory compliance requirements. 
• Support workforce administration activities, including vacation scheduling, shift postings, and departmental communications in accordance with Collective Bargaining Agreement requirements. 
• Coordinate vendor, contractor, and service provider appointments, inspections, and maintenance-related activities. 
• Process purchase orders, invoices, work orders, and other maintenance-related documentation in a timely and accurate manner. 
• Support maintenance leadership with departmental reporting and administrative projects. 
• Assist with monitoring operational information and identifying discrepancies requiring follow-up. 
• Coordinate onboarding activities and training administration for new maintenance employees. 
• Assist with audit preparation, compliance tracking, document control, and continuous improvement initiatives. 
• Support the implementation and maintenance of departmental processes, procedures, and administrative controls to promote consistency and operational efficiency.
• Support various administrative and operational functions within the Maintenance Department as business needs evolve. 
• Perform other related duties as assigned. 

Qualifications

• Minimum two (2) years of experience in an administrative, maintenance support, transportation, fleet, logistics, or operations environment. 
• Strong organizational, administrative, and time management skills. 
• High attention to detail and accuracy. 
• Strong computer skills with the ability to learn and utilize various software applications and fleet management systems. 
• Previous experience with fleet maintenance, work order, inventory, or transportation-related software systems. 
• Proficient in Microsoft Office, particularly Excel, Word, and Outlook. 
• Strong communication and interpersonal skills. 
• Ability to manage multiple priorities and meet deadlines. 
• Experience in a maintenance, transportation, fleet, manufacturing, or industrial environment is an asset. 
• Experience in a unionized environment is an asset.
• Ability to work full-time on-site and support the day-to-day needs of a 24/7 maintenance operation.

Equal Opportunity and Accessibility Statement

Coach Canada is a federally regulated employer, and an equal opportunity employer committed to employment equity and fostering a diverse, inclusive, and accessible workplace. We welcome applications from all qualified individuals, including those who self-identify as members of the four designated groups under the Employment Equity Act: women, Indigenous peoples, persons with disabilities, and members of visible minorities.

In accordance with the Canadian Human Rights Act, the Pay Equity Act, and the Accessible Canada Act, we are committed to treating all applicants fairly and without discrimination. Accommodations are available upon request throughout the recruitment process for applicants with disabilities or other accessibility needs.

If you require accommodation at any stage of the hiring process, please contact us to make arrangements that best support your full participation.

We thank all applicants for their interest; however, only those selected for an interview will be contacted.

Coach Canada est à la recherche d’un(e) Commis au soutien de l’entretien organisé(e), rigoureux(se) et soucieux(se) du détail pour se joindre à notre équipe de l’entretien à Mississauga.

Ce poste joue un rôle important dans le soutien des fonctions administratives et opérationnelles quotidiennes du département de l’entretien. Travaillant en étroite collaboration avec les gestionnaires de l’entretien, les employés de l’entretien, les fournisseurs et les intervenants internes, le ou la titulaire contribue à assurer la coordination et le maintien efficaces des programmes d’entretien, des activités de conformité, des rapports et des processus administratifs liés à la main-d’œuvre.

Il s’agit d’une excellente occasion pour une personne qui aime évoluer dans un environnement opérationnel dynamique et qui prend plaisir à travailler avec les processus, les rapports, l’amélioration continue et le soutien à une équipe d’entretien performante.

Principales responsabilités

• Fournir un soutien administratif et opérationnel au département de l’entretien.
• Préparer, tenir à jour et organiser les dossiers d’entretien, les rapports, la documentation des bons de travail et les dossiers du département.
• Assurer le suivi des indicateurs de performance (KPI) du département de l’entretien et contribuer aux activités de production de rapports, d’analyse de données et de suivi du rendement.
• Maintenir les dossiers de formation, de permis, de certifications et d’apprentissage, et soutenir les exigences de conformité réglementaire.
• Soutenir les activités d’administration de la main-d’œuvre, y compris la planification des vacances, les affichages de quarts de travail et les communications départementales conformément aux dispositions de la convention collective.
• Coordonner les rendez-vous, inspections et activités liés aux fournisseurs, entrepreneurs et prestataires de services.
• Traiter les bons de commande, factures, bons de travail et autres documents liés à l’entretien de façon précise et en temps opportun.
• Soutenir l’équipe de gestion de l’entretien dans la préparation de rapports et la réalisation de projets administratifs.
• Participer à la surveillance des informations opérationnelles et à l’identification des écarts nécessitant un suivi.
• Coordonner les activités d’accueil et d’intégration ainsi que l’administration de la formation des nouveaux employés de l’entretien.
• Participer à la préparation des audits, au suivi de la conformité, au contrôle documentaire et aux initiatives d’amélioration continue.
• Soutenir la mise en œuvre et le maintien des processus, procédures et contrôles administratifs du département afin de favoriser la cohérence et l’efficacité opérationnelle.
• Soutenir diverses fonctions administratives et opérationnelles du département de l’entretien selon l’évolution des besoins de l’entreprise.
• Effectuer toute autre tâche connexe assignée.

Qualifications

• Minimum de deux (2) années d’expérience dans un environnement administratif, de soutien à l’entretien, de transport, de gestion de flotte, de logistique ou d’opérations.
• Excellentes aptitudes en organisation, administration et gestion du temps.
• Grande attention aux détails et souci de l’exactitude.
• Solides compétences informatiques et capacité à apprendre et utiliser divers logiciels et systèmes de gestion de flotte.
• Expérience préalable avec des systèmes liés à l’entretien de flotte, aux bons de travail, à la gestion des stocks ou au transport.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office, particulièrement Excel, Word et Outlook.
• Excellentes habiletés en communication et en relations interpersonnelles.
• Capacité à gérer plusieurs priorités et à respecter les échéanciers.
• Une expérience dans un environnement d’entretien, de transport, de gestion de flotte, manufacturier ou industriel constitue un atout.
• Une expérience dans un environnement syndiqué constitue un atout.
• Capacité à travailler à temps plein sur place et à soutenir les besoins quotidiens d’une opération d’entretien fonctionnant 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.

Énoncé sur l’égalité d’accès à l’emploi et l’accessibilité

Coach Canada est un employeur sous réglementation fédérale et souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi. Nous nous engageons à favoriser un milieu de travail diversifié, inclusif et accessible. Nous encourageons les candidatures de toutes les personnes qualifiées, y compris celles qui s’identifient comme membres des quatre groupes désignés en vertu de la Loi sur l’équité en matière d’emploi : les femmes, les peuples autochtones, les personnes en situation de handicap et les membres des minorités visibles.

Conformément à la Loi canadienne sur les droits de la personne, à la Loi sur l’équité salariale et à la Loi canadienne sur l’accessibilité, nous nous engageons à traiter tous les candidats de manière équitable et sans discrimination. Des mesures d’adaptation sont offertes sur demande tout au long du processus de recrutement pour les personnes ayant un handicap ou tout autre besoin en matière d’accessibilité.

Si vous avez besoin d’une mesure d’adaptation à toute étape du processus d’embauche, veuillez communiquer avec nous afin que nous puissions prendre les dispositions nécessaires pour favoriser votre pleine participation.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt; toutefois, seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

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