Adjoint·e Exécutif·ve À La Direction Générale

## Offre d'emploiLe Jeudi 12 novembre 2026# Adjoint·e exécutif·ve à la direction généralepublié par Petites-Mains**Adjoint·e exécutif·ve à la direction générale****Supérieure immédiate :** Cofondatrice et directrice générale**Statut :** Poste permanent, 35 heures par semaine**Lieu de travail :** 7595, boulevard Saint-Laurent, Montréal**Sommaire du poste**Sous l’autorité de la directrice générale, l’adjoint·e exécutif·ve assure un soutien administratif et exécutif à la direction générale et à la direction générale adjointe. La personne est responsable de la coordination des activités administratives liées à la gouvernance, de la gestion courante de l’immeuble et du bon fonctionnement des services généraux. Elle contribue à l’efficacité des opérations quotidiennes par son autonomie, sa rigueur et son sens de l’organisation.**Principales responsabilités****1. Soutien à la direction et gouvernance*** Gérer l’agenda, les correspondances et les demandes adressées à la directrice générale;
* Apporter un soutien administratif à la direction générale adjointe dans l’exercice de ses fonctions;
* Préparer les documentset organiser les rencontres de la direction;
* Coordonner les réunions du conseil d’administration et l’assemblée générale annuelle, incluant les convocations, la préparation des documents et la rédaction des procès-verbaux;
* Rédiger et réviser lescorrespondances officielles, les notes de service et les documents corporatifs;
* Assurer la mise à jouret la conservation des documents officiels de l’organisme, notamment les procès-verbaux, les résolutions et le registre des membres.**2. Gestion de l’immeuble*** Coordonner l’entretien préventif, les réparations et le bon fonctionnement général de l’immeuble;
* Assurer les relations avec les fournisseurs, entrepreneurs et prestataires de services;
* Obtenir des soumissions, coordonner les interventions et assurer le suivi des travaux courants;
* Assurer la gestion administrative des contrats d’entretien et de services généraux, incluant leurs renouvellements;
* Assurer les communications et les suivis auprès des occupants de l’immeuble;
* Veiller au maintien deconditions sécuritaires et signaler les situations nécessitant une intervention;
* Assurer la gestion desclés et des accès aux locaux;
* Assurer le suivi des dépenses courantes liées au fonctionnement de l’immeuble, selon les budgets et autorisations établis;
* Coordonner le travail de la préposée à l’entretien ménager et les achats nécessaires.**3. Gestion administrative*** Assurer l’organisation, le classement et la mise à jour des documents administratifs;
* Veiller à l’exactitudeet à la confidentialité des informations;
* Maintenir à jour les données administratives dans les systèmes de gestion, notamment Odoo.**4. Communications institutionnelles*** Rédiger et réviser les avis, communiqués et correspondances institutionnelles;
* Coordonner la diffusion des communications officielles;
* Assurer le traitement administratif des demandes médiatiques et la tenue de la revue de presse.**5. Coordination administrative et logistique*** Coordonner les achats administratifs et les demandes de services auprès des fournisseurs;
* Assurer la gestion desréservations de salles et des espaces communs;
* Organiser les aspects logistiques des rencontres et des événements institutionnels.**6. Gestion des bénévoles*** Recevoir et rencontrer les personnes souhaitant faire du bénévolat à Petites-Mains;
* Évaluer leurs compétences, leurs intérêts et leurs disponibilités afin de sélectionner les candidatures correspondant aux besoins des services;
* Coordonner leur accueil et leur orientation vers les services concernés;
* Maintenir à jour la banque de bénévoles dans Odoo et assurer les communications nécessaires avec les personnes inscrites.**Qualifications requises*** Diplôme collégial ou universitaire en administration, bureautique ou domaine connexe, ou expérience équivalente;
* Minimum de 3 à 5 ans d’expérience en soutien à la haute direction ou en coordination administrative;
* Excellente maîtrise dufrançais, à l’oral comme à l’écrit;
* Bonne maîtrise de l’anglais;
* Maîtrise des outils Microsoft Office;
* Expérience en coordination de fournisseurs, gestion d’installations ou suivi de contrats, un atout;
* Connaissance d’Odoo oud’un système de gestion intégré, un atout.**Compétences recherchées*** Excellent sens de l’organisation et des priorités;
* Autonomie, initiative et débrouillardise;
* Rigueur, discrétion etconfidentialité;
* Bon jugement et capacité de résolution de problèmes;
* Excellentes habiletés relationnelles et rédactionnelles;
* Capacité à gérer plusieurs demandes simultanément;
* Sens du service et esprit de collaboration.**Conditions de travail*** Poste permanent à temps plein, 35 heures par semaine, du lundi au vendredi;
* Travail principalementen présentiel, avec possibilité de télétravail occasionnel après la période d’intégration;
* Rémunération selon l’expérience et les compétences;
* Assurances collectivesaprès 6 mois de service continu;
* 2 semaines de vacances, incluant la fermeture de fin d’année;
* Journées de maladie etprogramme de soutien au mieux-être;
* Accès à la formation continue;
* Accès prioritaire à une place en CPE dans le même immeuble.*Veuillez noter que les candidatures seront évaluées au fur et à mesure de leur réception, et* ***seules les personnes retenues seront contactées****.*Domaine:Administration et gestion35heures / semaineJour, Temps pleinEmploi ContractuelEn présentiel#J-18808-Ljbffr