Agent(e) de soutien aux mesures d'aide à la réussite

Description

Vous aimez le contact avec les étudiants, le travail administratif et la coordination d’activités? Vous souhaitez contribuer à la réussite étudiante en facilitant l’accès aux services et aux ressources offerts par l’ITAQ?

L’ITAQ est à la recherche d’un(e) agent(e) de soutien aux mesures d'aide à la réussite pour soutenir les activités de la Direction de l’expérience étudiante et mobilité (DEEM), notamment celles des Services adaptés et du Carrefour de la réussite.

Relevant de la directrice de l’expérience étudiante et mobilité et travaillant sous la supervision du gestionnaire de l’équipe, vous apporterez un soutien administratif et opérationnel aux professionnels et aux responsables des différents services. Vous contribuerez à la gestion des dossiers, à la coordination des activités, à l’accueil et à l’information des étudiants ainsi qu’au soutien technique de premier niveau.

Par votre polyvalence, votre sens de l’organisation et votre approche axée sur le service à la clientèle, vous aurez l’occasion de contribuer concrètement à la réussite étudiante en facilitant l’accès aux services et en soutenant une équipe engagée à offrir un accompagnement de qualité à la communauté étudiante.

Vos principales responsabilités

Accueil et communication avec les étudiants

• Accueillir les étudiants, répondre à leurs demandes et les orienter vers les ressources appropriées;

• Diffuser des actualités et des messages aux étudiants sur Omnivox;

• Créer des sondages de consultation à l’aide d’Omnivox ou de Microsoft Forms;

• Traiter les demandes d’affichage des étudiants;

• Contribuer ponctuellement aux activités d’autres services de la DEEM, selon les besoins.

Soutien aux Services adaptés

• Collaborer à la rédaction de documents et à la préparation de dossiers;

• Soutenir la planification et l’organisation de la supervision des examens nécessitant des mesures d’adaptation, en collaboration avec le professionnel responsable;

• Soutien au Carrefour de la réussite.

Soutien au Carrefour de la réussite

• Soutenir la personne responsable du Carrefour de la réussite dans la préparation du matériel, la planification des activités et le fonctionnement du Carrefour;

• Préparer les horaires des étudiants tutorés et des tuteurs;

• Effectuer les suivis administratifs liés aux paiements des tuteurs.

Soutien à l’information scolaire

• Gérer les courriels et répondre aux demandes d’information scolaire par téléphone et par courriel, particulièrement durant les périodes de pointe;

• Planifier et accueillir les visites des installations de l’ITAQ au campus de Saint-Hyacinthe;

• Animer des visites destinées aux groupes d’élèves du secondaire, aux étudiants d’un jour et à d’autres clientèles.

Soutien au Centre multimédia

• Assurer l’accueil et l’accompagnement des usagers du Centre multimédia en remplacement des membres de l’équipe;

• Répondre aux questions relevant de son champ de compétences et transmettre les demandes nécessitant un suivi;

• Contribuer aux opérations de prêt, de retour et de réservation des documents et du matériel;

• Accompagner les usagers dans l’utilisation des équipements informatiques et technologiques, notamment les imprimantes, les photocopieurs et les numériseurs;

• Fournir une assistance de base pour l’utilisation de la suite Microsoft Office et de différents logiciels.

Votre profil

On dit de vous que :

• Vous avez le souci d’offrir un service à la clientèle accueillant, professionnel et adapté aux besoins des étudiants;

• Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et capable de gérer plusieurs dossiers simultanément;

• Vous faites preuve de discrétion et de jugement dans le traitement des renseignements et des dossiers étudiants;

• Vous êtes reconnu(e) pour votre autonomie, votre débrouillardise et votre capacité à résoudre des problèmes;

• Vous possédez de bonnes habiletés de communication et appréciez les interactions avec des clientèles variées;

• Vous êtes polyvalent(e), flexible et capable de vous adapter aux priorités et aux imprévus;

• Vous aimez travailler en collaboration et contribuer au bon fonctionnement d’une équipe;

• Vous êtes à l’aise avec les outils informatiques et avez de la facilité à accompagner les utilisateurs dans leur utilisation.

Exigences

Vous avez :

• Un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec spécialisation en secrétariat ou une attestation d’études pertinente dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente ou un certificat d’études secondaires équivalant à une 11e année ou à une 5e année du secondaire, reconnu par l’autorité compétente;

• Une expérience minimale d’un (1) an dans des fonctions pertinentes (un plus!) ;

• Une connaissance du milieu scolaire, particulièrement des niveaux collégial et secondaire (un plus!)

• Une bonne connaissance des logiciels de la suite Microsoft Office, notamment Word, Excel, Outlook et PowerPoint;

• Autorisation légalement à travailler au Canada.

Conditions particulières :

• Être disponible à l’occasion en soirée ou le samedi pour certaines activités institutionnelles;

• Être disponible pour se déplacer dans le cadre des tournées d’information scolaire.

Salaire et avantages

Salaire : 43 703 $ à 53 912 $, selon la scolarité et l'expérience.

Un aperçu de nos avantages

• Télétravail (mode hybride)

• Régime de retraite (RREGOP)

• Congés fériés prévus au contrat

• Accès gratuit aux salles d’entraînement

• Service de cafétéria

• Environnement agréable

• Vacances versées à la fin du contrat

• Service de télémédecine

• Congés fériés prévus au contrat

Notre processus de recrutement

1. Préentrevue téléphonique (d'une durée approximative de 15 minutes);

2. Entrevue en présentiel ou à distance, axé sur vos compétences et votre parcours professionnel;

3. Vérification des références professionnelles;

4. Offre d'emploi.

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