Specialist, Intake and Resolutions / Spécialiste, réception et règlement des plaintes

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About the College of Immigration and Citizenship Consultants (the College)

The College is the authority mandated by the Government of Canada to regulate the practice of Regulated Canadian Immigration Consultants (RCICs) and Regulated International Student Immigration Advisors (RISIAs). Its role, authority and powers are established in the College of Immigration and Citizenship Consultants Act (Canada). The College sets and enforces the licensing, education and ethical standards of the profession in the public interest.

Industry Self-Regulatory Organization (SRO)

JOB TITLE: Specialist, Intake and Resolutions

Department: Professional Conduct

Reports to: Supervisor, Early Resolution

Language Requirement: Bilingual Imperative

Location: Canada

Classification: Permanent Full-time

Why join us?

Do you want to be part of a team that strives to enhance and uphold Canada’s immigration and citizenship consulting profession? If you share our passion and purpose, please consider applying for the opportunity below to become part of a team that makes a difference.

How will this role support our team?

The Specialist, Intake and Resolutions reviews, analyzes, and makes recommendations regarding cases as they relate to the professional obligations of licensees. Where appropriate, the incumbent provides supporting documentation for cases referred to the Complaints Committee. The incumbent facilitates the resolution of certain cases in accordance with applicable policies and procedures.

Responsibilities Include (but are not limited to)

• Receive and review cases to:
  • Gather additional information from complainants and licensees for preliminary review, if needed.
  • Analyze information and identify issues as they relate to the professional obligations of licensees.
  • Provide recommendations to the supervisor based on risk assessment and analysis of the cases.
  • Perform alternate dispute resolution (ADR) to resolve cases referred to the early resolution (ER) stream in accordance with applicable policies and procedures.
  • Engage with complainants and licensees to provide education on the process, and the applicable sections of the Codes, By-laws and regulations relevant to the cases.
  • Identify Unauthorized Practitioners (UAPs) and share information with Professional Conduct Department members for follow-up.
  • Summarize cases and provide supporting case documentation for those directed to the Complaints Committee. Prepare required documentation including triage memorandum and the completed risk assessment worksheet.
• Attend Complaints Committee meetings as required and take minutes.
  • Present cases to the Complaints Committee through written summaries and oral presentation of cases during the meetings.
  • Communicate with participants to the case to collect additional supporting documentation and/or to perform assessments of the case as required by the supervisor and/or Complaints Committee.
  • Facilitate the resolution of cases.
  • Draft Settlement Agreements and finalize with the parties.
• Prepare documentation of Committee decisions (e.g., closing letter with reasons for decision, referrals, and letters of appointment).
• Summarize issues, information, and decisions, and incorporate relevant content from regulations, By-laws, and the Code of Conduct.
• Maintain case files and documentation, per Department processes.
• Acquire and maintain knowledge of the College’s policies, regulations, and strategies, and keep up to date with relevant developments, applicable legislation, trends and best practices.
• Collaborate with internal stakeholders to ensure the College meets and delivers on its legislative compliance requirements without delay.

This role will support our team by providing

• Time management and organizational skills to keep track of deadlines and a high volume of case documents and materials.
• Analytical, problem-solving and judgement to identify issues in cases, mitigate risk and work towards an appropriate solution.
• Flexibility to work in a fast-paced changing environment as a collaborative team player who demonstrates initiative.
• Interpersonal and stakeholder relationship management skills to interact professionally and respectfully with stakeholders, de-escalate where necessary, and engage in ADR.
• Written and verbal communication skills to prepare and explain detailed case documentation.
• Attention to detail to ensure accuracy and completeness of documents/materials.
• Tact and discretion to work on and communicate confidential and sensitive matters with stakeholders (e.g., complainants, licensees, Immigration, Refugees and Citizenship [IRCC]).

Required Education and Experience

• College Diploma in business administration, law, or immigration.
• 1-3 years of experience working in a law firm, administrative tribunal or regulatory body.
• Knowledge of legal and administrative law concepts, principles, and terminology as well as the ability to acquire knowledge of the College Act, regulations, By-laws, and Code of Professional Conduct.
• Knowledge of ADR techniques and appropriate application.
• Knowledge of, or ability to acquire knowledge of the Canadian immigration system.
• Knowledge of office/administrative software, online storage and case management systems.

What We Offer

• The College hires and onboards 100% remotely
• The opportunity to protect the public interest within the immigration and citizenship sector
• A culture of transparency, where team members are involved in important conversations
• Health benefits from day one for you and your family
• Access to theEmployee and Family Assistance program
• RRSPmatch

Your personal information is collected and used by the College when you apply for employment with the College. Please read the College’s Privacy Notice for more information regarding its privacy practices.

The College is an equal opportunity employer. We welcome applications from persons legally entitled to work in Canada, who represent the diversity of our nation, and whose qualifications meet the skills and experiences we seek. We are committed to providing equal opportunities to all candidates and to meeting the needs of people with disabilities. Should you be contacted regarding an employment opportunity and require an accommodation for a disability, we will be pleased to work with you to identify how we can best support you through this process.

The successful candidate will be required to undergo a criminal background check.

While we thank all applicants for their interest, only those identified for further consideration will be contacted.

À propos du Collège des consultants en immigration et en citoyenneté (le Collège)

Le Collège est l’autorité mandatée par le gouvernement du Canada pour réglementer la pratique des consultants réglementés en immigration canadienne (CRIC) et des conseillers réglementés en immigration pour étudiants étrangers (CRIEE). Son rôle et ses pouvoirs sont établis dans la Loi sur le Collège des consultants en immigration et en citoyenneté (Canada). Le Collège établit les normes de la profession en matière de délivrance de permis, de formation et d’éthique et veille à leur application dans l’intérêt public.

Secteur Organisme d’autoréglementation (OAR)

TITRE DU POSTE : Spécialiste, réception et règlement des plaintes

Service : Conduite professionnelle

Supérieur immédiat : Superviseure, règlement rapide

Exigences linguistiques : Bilinguisme essentiel

Lieu : Canada

Classification : Poste permanent à temps plein

Pourquoi vous joindre à nous?

Souhaitez-vous faire partie d’une équipe qui a à cœur de renforcer et de soutenir la profession de consultant en immigration et en citoyenneté? Si vous partagez notre passion et notre objectif, posez votre candidature ci-dessous pour vous joindre à une équipe qui apporte une contribution importante.

De quelle façon ce rôle soutiendra-t-il notre équipe?

Le ou la spécialiste, réception et règlement des plaintes, effectue l’examen et l’analyse des dossiers portant sur les obligations professionnelles des titulaires de permis en plus de formuler des recommandations à cet effet. Le titulaire du poste fournit des documents à l’appui des dossiers renvoyés au Comité des plaintes, lorsque les circonstances s’y prêtent. Le titulaire du poste aide au règlement de certains dossiers conformément aux politiques et aux procédures applicables.

Les responsabilités comprennent les éléments suivants (sans toutefois s’y limiter)

• Recevoir et examiner les dossiers en vue d’effectuer les tâches suivantes:
  • Recueillir des renseignements supplémentaires auprès des plaignants et des titulaires de permis en vue d’un examen préliminaire, si nécessaire.
  • Analyser les renseignements et cerner les enjeux liés aux obligations professionnelles des titulaires de permis.
  • Formuler des recommandations à la superviseure en s’appuyant sur l’évaluation des risques et l’analyse des dossiers.
  • Appliquer le mode alternatif de règlement des litiges (MARL) pour régler les dossiers renvoyés au volet de règlement rapide conformément aux politiques et procédures applicables.
  • Communiquer avec les plaignants et les titulaires de permis pour les informer du processus et des articles pertinents des codes, du Règlement administratif et des règlements se rapportant aux dossiers.
  • Dépister les praticiens non autorisés (PNA) et communiquer l’information aux membres du Service de la conduite professionnelle pour un suivi.
  • Faire la synthèse des dossiers et fournir les documents à l’appui de ceux qui sont renvoyés au Comité des plaintes. Préparer les documents exigés, y compris la note pour le triage et la feuille de travail remplie pour l’évaluation des risques.
• Assister aux réunions du Comité des plaintes, au besoin, et rédiger les procès-verbaux.
  • Présenter les dossiers au Comité des plaintes au moyen de résumés écrits et de présentations orales durant les réunions.
  • Communiquer avec les participants au dossier en vue de recueillir d’autres documents à l’appui ou d’effectuer les évaluations du dossier exigées par la superviseure ou le Comité des plaintes.
  • Aider au règlement des dossiers.
  • Rédiger les ententes de règlement et les finaliser avec les parties.
• Préparer les documents découlant des décisions du Comité (p.ex. la lettre de clôture indiquant les motifs de la décision et les renvois ainsi que les lettres d’engagement).
• Faire la synthèse des enjeux, des renseignements et des décisions en plus d’y intégrer le contenu pertinent tiré des règlements, du Règlement administratif et du Code de déontologie.
• Tenir à jour les dossiers et les documents, conformément aux processus du service.
• Acquérir des connaissances sur les politiques, les règlements et les stratégies du Collège et les tenir à jour, en plus de demeurer au fait des avancées pertinentes, des lois applicables, des tendances et des pratiques exemplaires.
• Collaborer avec les parties prenantes internes pour veiller à ce que le Collège respecte et remplisse ses obligations en matière de conformité législative sans délai.

Ce rôle soutiendra notre équipe en y apportant les éléments suivants

• Aptitudes pour la gestion du temps et sens de l’organisation permettant de gérer les échéances et un volume élevé de documents et de dossiers liés aux affaires en cause
• Esprit d’analyse, aptitudes à résoudre des problèmes et capacité de discernement permettant de cerner les enjeux dans les dossiers, d’atténuer les risques et de trouver la solution adéquate
• Souplesse permettant de travailler dans un environnement au rythme rapide et changeant en faisant preuve d’un esprit d’équipe et d’initiative
• Habiletés interpersonnelles et aptitudes pour la gestion des relations avec les parties prenantes permettant d’interagir avec ces dernières de manière professionnelle et respectueuse, de désamorcer des situations, lorsque nécessaire, et de prendre part au MARL
• Aptitudes pour la communication écrite et verbale en vue de préparer et d’expliquer les documents détaillés à l’appui de dossiers
• Souci du détail permettant de veiller à l’exactitude et à l’exhaustivité des documents et des dossiers
• Tact et discrétion afin de traiter de questions de nature confidentielle et sensible avec les parties prenantes et de leur en faire part (p. ex. plaignants, titulaires de permis et Immigration, Réfugiés et Citoyenneté [IRCC])

Formation et expérience requises

• Diplôme d’études collégiales en administration des affaires, en droit ou en immigration
• Une à trois années d’expérience dans un cabinet d’avocats ou auprès d’un tribunal administratif ou d’un organisme de réglementation
• Connaissance des concepts juridiques, y compris les concepts, les principes et la terminologie du droit administratif, et capacité à acquérir des connaissances sur la Loi sur le Collège, les règlements, le Règlement administratif et le Code de déontologie du Collège
• Connaissance des techniques liées au MARL et de la façon de les appliquer adéquatement
• Connaissance du système d’immigration canadien ou capacité à acquérir de telles connaissances
• Connaissance de logiciels bureautiques/administratifs, de mémoires en ligne et de systèmes électroniques de gestion des dossiers

Ce que nous offrons

• Le processus d’embauche et d’accueil du Collège se fait entièrement à distance
• L’occasion de protéger l’intérêt public relativement à l’immigration et la citoyenneté
• Une culture de transparence où les membres de l’équipe participent aux conversations importantes
• Prestations-maladie dès le premier jour, pour vous et votre famille
• Accès au programme d’aide aux employés et à leur famille
• Contribution équivalente de l’employeur au REER

Vos renseignements personnels sont recueillis et utilisés par le Collège lorsque vous postulez pour un emploi auprès du Collège. Veuillez lire l’avis de confidentialité du Collège pour plus de renseignements à propos de ses pratiques relatives à la protection de la vie privée.

Le Collège est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi. Nous acceptons les candidatures des personnes légalement autorisées à travailler au Canada, qui représentent la diversité de notre pays, et dont les qualifications satisfont aux compétences et expériences que nous recherchons. Nous sommes résolus à offrir des chances égales à tous les candidats et à respecter les besoins des personnes ayant un handicap. Si nous communiquons avec vous au sujet d’une occasion d’emploi et que vous avez besoin d’une mesure d’adaptation en raison d’un handicap, nous nous ferons un plaisir de collaborer avec vous pour déterminer comment vous soutenir le mieux possible dans le cadre de ce processus.

La personne choisie devra se soumettre à la vérification de son casier judiciaire.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt. Toutefois, nous ne communiquerons qu’avec les candidats présélectionnés.