Spécialiste en gestion d’actifs TI

TALTEK cherche à combler le poste suivant pour l’un de ses clients :

Spécialiste – Gestion des actifs TI et approvisionnement

RÉSUMÉ DU POSTE

Nous recherchons pour un de nos clients de la région de Montréal, un.e Spécialiste – Gestion des actifs TI et approvisionnement responsable de gérer l’ensemble du cycle de vie des actifs technologiques — de l’achat jusqu’à leur retrait.

Ce rôle se situe au carrefour des opérations d’approvisionnement, de la gestion des licences logicielles et de la gestion des inventaires. La personne en poste travaillera étroitement avec les équipes TI, finances et approvisionnement afin d’assurer la visibilité des coûts, la conformité et l’efficacité opérationnelle.

Ce poste requiert une approche rigoureuse, une grande attention aux détails ainsi qu’une capacité à évoluer dans un environnement dynamique et multisite.

RESPONSABILITÉS

1. Opérations d’approvisionnement

• Créer et traiter les bons de commande (PO) pour le matériel et les logiciels TI
• Valider les factures fournisseurs en lien avec les bons de commande et les contrats
• Collaborer avec les équipes d’approvisionnement pour le sourcing, la tarification et le suivi des commandes
• Maintenir des dossiers d’approvisionnement complets et conformes aux exigences d’audit

2. Gestion du cycle de vie des actifs

• Assurer le suivi des actifs TI (matériel et logiciels) de l’acquisition jusqu’au retrait
• Maintenir un inventaire centralisé, précis et à jour
• Coordonner le marquage, l’attribution et les transferts d’actifs entre sites
• Gérer le retrait et la disposition sécuritaire des équipements conformément aux normes de sécurité et environnementales

3. Gestion des licences logicielles

• Tenir un registre complet des licences (type, quantité, durée, renouvellement)
• Comparer les licences détenues avec leur utilisation réelle pour détecter les écarts
• Gérer les processus de régularisation (true-up) pour les ententes d’entreprise
• Identifier les licences sous-utilisées et recommander des optimisations
• Garantir la conformité des déploiements logiciels

4. Renouvellements et gestion contractuelle

• Maintenir un calendrier des renouvellements de contrats logiciels et de maintenance
• Informer les parties prenantes des échéances importantes à venir
• Collaborer à la négociation et à l’optimisation des conditions de renouvellement

5. Rapports et audits

• Produire des rapports sur l’utilisation des licences, les inventaires et les opportunités d’optimisation
• Préparer la documentation requise pour les audits internes et externes
• Assurer une traçabilité complète et accessible des actifs et des dossiers d’approvisionnement

6. Collaboration avec les finances

• Participer au suivi budgétaire des dépenses TI (matériel et logiciels)
• Identifier les risques de dépassement et les variations de coûts
• Contribuer au cycle budgétaire annuel à l’aide de données fiables

EXIGENCES

• Diplôme universitaire en informatique, systèmes d’information de Gestion ou domaine connexe.
• 5 à 10 ans d’expérience en gestion des actifs TI, approvisionnement TI ou domaine connexe
• Expérience concrète en gestion de licences logicielles (ex. ententes d’entreprise)
• Bonne connaissance du cycle de vie des actifs TI
• Expérience avec les processus de bons de commande et comptes fournisseurs
• Maîtrise avancée d’Excel ou d’outils équivalents
• Grande rigueur et souci du détail
• Excellentes compétences en communication (anglais requis)

Atouts

• Expérience avec des outils ITAM ou ITSM (ex. ServiceNow, Jira, Lansweeper, Freshservice)
• Connaissance des processus de gestion des licences Microsoft ou équivalent
• Expérience dans un environnement multisite ou global
• Certification ITIL (ou équivalent)
• Expérience en préparation d’audits (SOC 2, ISO 27001, etc.)

• Bilinguisme requis (français/anglais) pour des communications quotidiennes hors Québec.
• Hybride (3 jours au bureau)

À PROPOS DE TALTEK

TALTEK est une société de placement et de conseil en technologie de l’information. Chez TALTEK, nous nous engageons à offrir le meilleur niveau de service à nos clients et candidats. Notre approche est humaine et nos valeurs sont : la transparence, l’intégrité et le respect.

--------------------------

TALTEK is looking to fill the following position for one of its clients:

Specialist – IT Asset Management and Procurement

JOB SUMMARY

We are looking for one of our clients in the Montreal area, an IT Asset Management and Procurement Specialist responsible for managing the entire life cycle of technology assets – from purchase to retirement.

This role sits at the intersection of procurement operations, software license management, and inventory management. The incumbent will work closely with the IT, Finance and Procurement teams to ensure cost visibility, compliance and operational efficiency.

This position requires a rigorous approach, great attention to detail and the ability to evolve in a dynamic and multi-site environment.

RESPONSIBILITIES

1. Procurement Operations

• Create and process purchase orders (POs) for IT hardware and software
• Validate supplier invoices in connection with purchase orders and contracts
• Collaborate with procurement teams for sourcing, pricing, and order tracking
• Maintain complete procurement records that comply with audit requirements

2. Asset Lifecycle Management

• Track IT assets (hardware and software) from acquisition to retirement
• Maintain a centralized, accurate and up-to-date inventory
• Coordinate tagging, allocation, and transfers of assets between sites
• Manage the safe removal and disposal of equipment in accordance with safety and environmental standards

3. Software License Management

• Maintain a complete record of licences (type, quantity, duration, renewal)
• Compare licenses held with their actual usage to detect discrepancies
• Manage true-up processes for corporate agreements
• Identify underutilized licenses and recommend optimizations
• Ensure compliance of software deployments

4. Renewals and contract management

• Maintain a schedule of software and maintenance contract renewals
• Inform stakeholders of important upcoming deadlines
• Collaborate in the negotiation and optimization of renewal conditions

5. Reporting and Audits

• Report on license usage, inventories, and optimization opportunities
• Prepare documentation required for internal and external audits
• Ensure full and accessible traceability of assets and procurement records

6. Collaboration with Finance

• Participate in the budget monitoring of IT expenses (hardware and software)
• Identify risk of overruns and cost variations
• Contribute to the annual budget cycle with reliable data

REQUIREMENTS

• University degree in Computer Science, Management Information Systems or related field.
• 5 to 10 years of experience in IT asset management, IT procurement or related field
• Hands-on experience in software license management (e.g., enterprise agreements)
• Good knowledge of the IT asset lifecycle
• Experience with purchase order and accounts payable processes
• Advanced proficiency in Excel or equivalent tools
• Great rigor and attention to detail
• Excellent communication skills (English required)

Assets

• Experience with ITAM or ITSM tools (e.g. ServiceNow, Jira, Lansweeper, Freshservice)
• Knowledge of Microsoft licensing processes or equivalent
• Experience in a multi-site or global environment
• ITIL Certification (or equivalent)
• Experience in preparing audits (SOC 2, ISO 27001, etc.)

• Bilingualism required (French/English) for daily communications outside Quebec.
• Hybrid (3 days in the office)

ABOUT TALTEK

TALTEK is an information technology placement and consulting firm. At TALTEK, we are committed to offering the best level of service to both our clients and candidates. Our approach is human and our values are transparency, integrity and respect.