Spécialiste, Gouvernance du CA

Relevant du ou de la chef de la direction, le ou la spécialiste, Gouvernance du CA, fournit un soutien et des services administratifs confidentiels en matière de gouvernance à la présidente et au Conseil d’administration national. La personne qui occupe ce poste est chargée de traiter des questions confidentielles, d’assurer la liaison avec des groupes internes et externes, de préparer des rapports et de la correspondance, d’assurer la coordination avec l’équipe de gestion et le personnel de l’ABC, d’organiser des réunions et de soutenir le chef de la direction, la présidente et le conseil d’administration national. Cette personne veille également à la bonne tenue du dossier de gouvernance de l’ABC, en organisant et en classant les documents de gouvernance et les documents de référence afin qu’ils soient exacts, à jour et facilement accessibles aux membres du conseil d’administration et de l’équipe de direction.

La personne retenue pour ce poste doit faire preuve d’un haut niveau de professionnalisme, d’intégrité et de discrétion. En outre, elle doit être capable d’établir des priorités et de mener plusieurs tâches de front, de faire preuve de souplesse et de collégialité, et d’effectuer un travail précis et de grande qualité, parfois avec peu de préavis.

La personne titulaire de ce poste doit faire preuve d’initiative et être capable d’assumer des fonctions spécialisées en matière de gouvernance et d’administration avec un minimum de supervision. Travaillant en étroite collaboration avec le chef de la direction, cette personne évalue de manière proactive les besoins de l’équipe de direction et du conseil d’administration et fait preuve d’un jugement indépendant sur les questions de gouvernance, sans pour autant assumer de responsabilités de supervision ni de gestion directe.

Lieu

66, rue Slater, bureau 1200, Ottawa (Ontario)

L’ABC fournit des services dans les deux langues officielles du Canada. Des compétences bilingues, tant à l’écrit qu’à l’oral, sont exigées pour ce poste.

Rémunération annuelle

88 000 $ par année

• Assurances de soins de santé et de soins dentaires
• Invalidité de courte et de longue durée
• Aide aux employés
• Financement du perfectionnement professionnel
• Crédit annuel en vue du bien-être
• Retraite

Responsabilités

• Agir en tant qu’intermédiaire entre le bureau du ou de la chef de la direction et le CA, en participant activement à toutes les questions relatives à la gouvernance du CA.
• Assurer le soutien administratif au chef de la direction, notamment en examinant quotidiennement la correspondance et les demandes et en y répondant; coordonner une réunion de direction bihebdomadaire (présidente, vice-président, chef de la direction, responsable en chef de la Représentation), ce qui comprend l’élaboration de l’ordre du jour et la préparation de l’ordre du jour annoté à l’intention du chef de la direction.
• Assurer un soutien complet au conseil d’administration et au Comité de la gouvernance et de l’équité, notamment en rédigeant et en mettant à jour les ordres du jour et les procès-verbaux, ainsi qu’en distribuant les documents nécessaires à toutes les réunions du conseil d’administration, du Forum du leadership, de l’équipe de direction et aux rencontres individuelles de la présidente et du vice-président de l’ABC.
• Participer aux réunions, en assumer la logistique (en présentiel ou en ligne), préparer l’ordre du jour et rédiger les procès-verbaux, et assurer le suivi des mesures à prendre et des points à reporter.
• Assurer la tenue à jour du mandat du conseil d’administration, de ses politiques et procédures, ainsi que les renseignements relatifs à l’orientation des membres du Conseil; établir les calendriers annuels des réunions de gouvernance pour l’équipe de direction, le Conseil d’administration et le Comité de la gouvernance et de l’équité.
• Élaborer et tenir à jour un fonds documentaire de gouvernance, comprenant notamment le mandat, les politiques, les procès-verbaux, les résolutions, les décisions et les documents de référence; appliquer des conventions uniformes de nommage des fichiers, de contrôle des versions, de classement et de conservation afin que les documents soient complets, à jour et faciles à trouver.
• Répondre aux demandes de recherche et d’information émanant du conseil d’administration et de l’équipe de direction, notamment en retrouvant des documents historiques relatifs à la gouvernance et en préparant des dossiers de documentation, des index et des outils de recherche sur des sujets liés à la gouvernance.
• Collaborer avec le service des TI ainsi qu’avec les ressources internes en matière de connaissances et de documentation afin de faire progresser la gestion de l’information en matière de gouvernance, en recommandant des améliorations concrètes à apporter à la structure, à la taxonomie, aux métadonnées et à la fonction de recherche de SharePoint, au sein des outils existants et à mesure de l’évolution des systèmes.
• Coordonner la préparation du budget annuel (9 budgets au total) et les processus liés aux dépenses du Conseil d’administration, y compris le suivi et la vérification des paiements.
• Coordonner les processus d’élection de la vice-présidence, des membres du CA et des membres des comités et sous-comités, en coordination avec le service des Communications et le service de la Représentation, en fournissant tout le soutien administratif nécessaire à ces processus.
• Rédiger et relire la correspondance confidentielle, les ordres du jour, les dossiers de réunion, les lettres, les courriels et les notes de service; élaborer des présentations à partir de notes préliminaires; veiller à ce que tous les documents soient conformes à l’image de marque et au positionnement de l’ABC.
• Coordonner l’organisation des déplacements et des réunions (hôtels, vols, salles de réunion, repas) pour l’équipe de direction, le conseil d’administration, les comités du conseil d’administration et le Forum du leadership; coordonner le Dîner présidentiel, le souper avec la Cour suprême, les réunions du Forum du leadership et d’autres événements majeurs selon les instructions reçues.
• Gérer plusieurs boîtes de réception (présidence, prix d’excellence de l’ABC, élections de l’ABC, Conseil d’administration de l’ABC) et portails SharePoint (conseil d’administration, présidents des divisions, gouvernance et équité, prix d’excellence et AGA).
• Appuyer le portefeuille des prix d’excellence (prix de la présidence, prix Jack-Innes, prix pour le droit Ramon-John-Hnatyshyn, prix de l’étoile montante Douglas-Miller et prix d’excellence Louis-St-Laurent), et pourrait se voir confier la responsabilité principale du processus d’attribution des prix d’excellence, au besoin.
• Coordonner le dépôt des documents annuels de l’ABC auprès des autorités compétentes par l’entremise d’un conseiller juridique externe.
• Vérifier les renseignements concernant l’équipe de direction, les membres du conseil d’administration, les présidents des divisions, les vice-présidents des divisions, les membres du Conseil d’administration des divisions et les comités, en veillant à ce que les listes de la base de données iMIS soient à jour.
• Assurer la coordination avec les fournisseurs externes retenus pour les services de rédaction de procès-verbaux et d’interprétation simultanée; veiller au respect de la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO) par tous les comités et sous-comités du Conseil d’administration.
• Diffuser toutes les deux semaines un compte rendu de l’itinéraire de la présidente à l’intention du personnel interne (Communications et Représentation); coordonner et organiser les demandes d’appui en matière de communications pour les membres de l’équipe de direction.
• Appuyer le service de la Représentation dans la logistique de l’AGA; coordonner les réunions de la Fondation du Barreau canadien (organisation, ordres du jour, programmes, rédaction des procès-verbaux); apporter son aide à la logistique des comités suivants : le comité des finances, le comité de la vérification et du risque et le sous-comité directeur des investissements.
• Assurer le suivi des nominations judiciaires hebdomadaires et rédiger des lettres de félicitations au besoin.
• Assurer d’autres tâches administratives au besoin, notamment, mais sans s’y limiter, l’impression de cartes d’affaires et de badges nominatifs, ainsi que la coordination des adhésions à des organismes externes, tels que la SCDA, l’ACLEA, l’IILACE et l’IBA.

Qualités

• Un baccalauréat dans un domaine pertinent, tel que l’administration des affaires, l’administration publique, la bibliothéconomie ou la science de l’information, ou dans un domaine connexe, ou une combinaison équivalente de formation et d’expérience.

Expérience

• Au moins cinq ans d’expérience dans un domaine connexe, notamment en gouvernance, en soutien de la haute direction ou en administration de haut niveau.
• Une expérience de travail au sein d’un conseil d’administration national dans le secteur public ou sans but lucratif est considérée comme un atout.

Compétences et capacités

• Aptitudes organisationnelles avancées.
• Habiletés interpersonnelles avancées et capacité à faire preuve de tact, de diplomatie et de discrétion.
• Aptitudes avancées en résolution de problèmes et capacité à mener plusieurs tâches de front.
• Compétences financières intermédiaires (capacité à travailler avec Excel, feuilles de calcul électronique et budgets).
• Capacité à travailler dans le respect de strictes échéances.
• Capacité à travailler de façon autonome et sous pression avec efficacité et efficience, à l’aise quant à la gestion de priorités changeantes.
• Compétences avancées en communications (orales et écrites) et excellent entregent.
• Compétences avancées en informatique (MS Word, Excel, PowerPoint, Acrobat, Zoom, Teams, SharePoint).
• Une connaissance pratique des méthodes utilisées en bibliothéconomie et en sciences de l’information, notamment la classification et la taxonomie, les métadonnées, le contrôle des versions, la conservation des documents et la recherche d’information, ainsi que la capacité de les appliquer à un fonds documentaire de gouvernance.
• Capacité à structurer progressivement un environnement technologique en évolution, en mettant en place, avec les outils disponibles, des conventions pratiques pour la gestion des documents et des dossiers.
• Disponibilité pour faire des heures supplémentaires et pour voyager, quand il le faut.

L’ABC s’engage à respecter les principes d’équité, de diversité et d’inclusion dans ses formations, dans ses milieux de travail et dans ses activités. Nous encourageons les candidatures de groupes traditionnellement marginalisés. Nous croyons aux droits de toutes les personnes handicapées et en faisons la promotion, comme le stipulent le Code des droits de la personne de l’Ontario, la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO) et les règlements connexes sur les normes d’accessibilité. Afin de respecter ces obligations, l’ABC met en place des mesures d’adaptation appropriées sur demande. Veuillez informer l’ABC, à l’avance, de vos besoins en matière de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement et de sélection afin de garantir votre participation égale. Ces demandes peuvent être communiquées par courriel à HR (@) cba.org.