Bilingual Project Coordinator

Job Title/Titre d'emploi

Bilingual Project Coordinator

Vacancy No / Numéro de poste vacant

VN9521

Company Name/Nom de l'entreprise

Compugen Inc

Work Location

Any location Canada

Pay Range / Rémunération

Base Compensation: $25-$28 Hourly *range is not inclusive of variable compensation (if applicable). Total Cash Compensation: $48750-$54600 Annually (range is inclusive of variable compensation if applicable)

Pipeline Posting

No

Job Details/Détails du poste

About Compugen

Compugen is Canada's largest privately-owned Technology Ally. To innovate industries, transform businesses, connect communities, and drive meaningful change, we must think bigger, reach broader, and act bolder. Through knowledge, curiosity, and collaboration, Compugen helps organizations delivering experience by design. This is what it means to be human-centered and technology-enabled.

Dreaming, designing, and delivering isn't just a mantra for us — it's a way of life. We believe that technology is the conduit, but our people – they are the connection that truly makes the magic happen!

Our Culture

We are a human-centered culture where we prioritize your well-being and are invested in helping you reach your fullest potential. We're not only focused on achieving our goals — we're dedicated to helping you achieve yours.

If you're relentlessly curious, driven to make a difference, and collaborative at the core, then you belong with us.

Bilingual Project Coordinator

As a Bilingual Project Coordinator, you will be part of the Project Management Office (PMO) and report to the Portfolio Manager. Compugen’s Project Management Office is made up of a director, portfolio managers, program managers and more than 20 project managers as well as several project coordinators.

Your main responsibility will be to schedule and prepare the internal/client kick-off meeting and to similarly close-out meetings following the processes documented by the PMO. You will possess excellent multi-tasking skills to manage 30 plus projects at once which are less than 3 months in duration. You will be the escalation point for the customer and manage the change management process.

The candidate would report to a portfolio manager specializing in a particular practice such as modern workspace, managed services or networking and data center.

Due to the fact that some of the projects are for clients in Quebec and Ontario being functionally bilingual English-French is necessary for this position.

Key Responsibilities

• Review SOW and pricing sheet
• Validate that the tasks have been properly setup in PPMPro, an internal time tracking tool.
• Prepare project repository in Sharepoint
• Prepare and host internal and external kick-off meetings (30 min) with those including but not limited to: Managers, Account Executives, Consultants and external Customers including basic project schedule
• Explain escalation path to customer
• Create a contact list for the project with project responsibilities
• Update the AEs/RMO of any delay or change to the project
• Project Coordinators are Project Owners for Consultant time approval in PPM Pro.
• Receive Issue Escalations from customer/consultant and make recommendation to EM, cc AE
• Manage the project change request process
• Conduct project close-out meeting and inform Account Executive of the closure of the project
• Send out CSAT and project closure letter
• Store required documentation

Skills & Qualifications

• 1-3 years of project planner/coordinator or project manager experience (or equivalent) College diploma or university degree in related subject matter (information sciences, project management, etc)
• Ability to multi-task, Self-organized
• Detailed and outcome oriented
• Desire to excel
• Good communicator and ability to listen actively and take notes
• Comfortable when making client presentations
• Ability to follow processes/procedures

What Compugen Offers You

• Exciting, fast-paced challenging work environment
• A culture where authenticity and diversity are valued
• Professional development
• Participation in Women in Technology Network
• Opportunities to give back to our local communities
• Collaborative supportive team members
• Remote work/hybrid work options
• Work/life flexibility

Equity Statement

At Compugen, we are committed to diversity, equity and inclusion. We actively recruit from all groups, including women, Indigenous people, persons with disabilities and members of visible minorities. We recognize the importance of removing barriers to participation and provide accommodation upon request to all applicants throughout the recruitment process. If you require an accommodation, our People & Culture representatives will work with you to meet your needs in a confidential and respectful manner. We believe everyone deserves a seat at the table and we are taking deliberate action to make this a reality.

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Découvrez Compugen

Compugen est le plus grand allié technologique privé au Canada. Nous croyons que pour innover nos industries, transformer nos entreprises, connecter nos communautés et provoquer de réels changements, nous devons voir plus grand, élargir notre portée et agir avec plus d'audace. Grâce à notre expertise, notre curiosité et notre approche collaborative, nous aidons les organisations à créer et offrir des expériences numériques réfléchies et mémorables. Pour nous, c’est ce que ça veut dire de s'appuyer sur la technologie tout en restant centré sur l'humain.

Aider les organisations à imaginer et réaliser de nouvelles possibilités, ce n’est pas juste un slogan pour nous — c’est ce qui guide notre quotidien. Nous croyons foncièrement que la technologie est le conduit, mais les gens sont les points de connexion qui rendent la magie possible!

Notre culture

Notre culture priorise le bien-être humain et s’investit dans votre potentiel. Nous sommes non seulement dédiés à nos objectifs d’entreprise, mais aussi à vos objectifs professionnels.

Si vous avez une curiosité inlassable, un désir de faire une différence et un esprit fondamentalement collaboratif, vous êtes au bon endroit.

Survol du rôle

Coordinateur de Projets bilingue

De nombreux projets d'infrastructure peuvent impliquer qu'un seul consultant, mais il est nécessaire de démarrer et de clôturer le projet correctement. Pendant la durée de vie de ces projets, il peut être nécessaire d'assurer un point d'escalade pour le client et de gérer le processus de gestion du changement. Le Coordinateur de Projets gérerait, avec une touche très légère, des projets typiquemment inférieurs à 3 mois et avec un consultant et aucun fournisseur.

Le candidat doit être à l'aise d'être le planificateur de vitesse pour plus de 30 projets en même temps.

Le candidat relèverait d'un gestionnaire de portefeuille spécialisé dans une pratique particulière telle que l'espace de travail moderne, les services gérés ou la réseautique et les centres de données.

Étant donné que certains des projets sont destinés à des clients au Québec et en Ontario, le coordinateur doit être fonctionnellement bilingue anglais-français.

Responsibilités clés

• Examiner l’énoncé de travail et la feuille de tarification
• Valider que les tâches ont bien été configurées dans PPMPro (outiil de gestion des resources)
• Préparer le référentiel de projet dans Sharepoint
• Préparer et animer des réunions de lancement internes et externes (30 min) avec Account Executive, consultant et client (externe)
• Expliquer le chemin d'escalade au client
• Créer une liste de contacts pour le projet avec les responsabilités du projet
• Mettre à jour les AE (exécutifs des comptes)/RMO (Département de la gestion des ressources) - de tout retard ou modification du projet
• Le planificateur est le propriétaire du projet pour l'approbation du temps du consultant dans PPM Pro.
• Recevoir les escalades de problèmes du client/consultant et faire des recommandations à l'AE
• Gérer le processus de demande de changement de projet
• Organiser une réunion de clôture du projet et informer le responsable de la mission de la clôture du projet
• Envoyer le CSAT (sondage d’évaluation de satisfaction des clients) et la lettre de clôture du projet
• Conserver la documentation requise

Compétences et qualifications

• 1 à 3 ans d'expérience en tant que planificateur/coordinateur de projet ou chef de projet (ou équivalent)
• Diplôme d'études collégiales ou universitaires dans un domaine connexe (sciences de l'information, gestion de projet, etc.)
• Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois, autoorganisé
• Détaillé et axé sur les résultats
• Désir d'exceller
• Bon communicateur et capacité à écouter activement et à prendre des notes
• À l'aise pour faire des présentations aux clients
• Capacité à suivre les processus/procédures

Ce qu’offre Compugen

• Un environnement travail excitant et rapide qui vous met au défi
• Une culture où l’authenticité et la diversité sont célébrées
• Des opportunités de développement professionnel
• L’opportunité de vous joindre au réseau Women in Technology
• Des opportunités de vous impliquer dans vos communautés
• Des collègues à l’esprit collaboratif qui sont prêts à vous soutenir
• Des options de travail hybrides ou à distance, selon votre rôle
• Une belle flexibilité dans votre équilibre vie/travail

Déclaration d’équité

Chez Compugen, nous engageons envers la diversité, l’équité et l’inclusion. Nous recrutons activement parmi tous les groupes, y compris les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées et les membres des minorités visibles. Nous reconnaissons l'importance d'éliminer les obstacles à la participation et d'offrir des mesures d'adaptation sur demande à tous les candidats tout au long du processus de recrutement. Si vous avez besoin d'une mesure d'adaptation, nos représentant de l’équipe des ressources humaines travaillera avec vous pour répondre à vos besoins de manière confidentielle et respectueuse. Nous croyons que tout le monde mérite une place à la table et nous prenons des mesures délibérées pour que cela devienne une réalité.

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