Soutien Administratif Bilingue / Bilingual Administrative Support

Soutien Administratif Bilingue

L'anglais à suivre

Succursale: Lachine Quebec
Relève de: Gestionnaire administratif(ve)
Statut du poste: Temps plein

“Nous imaginons un avenir où TEN est synonyme de fiabilité, de durabilité et d'excellence dans l'industrie du transport.”

Transportation Equipment Network (TEN) est fier d'être un leader nord-américain dans le domaine des équipements et solutions de transport. Nous offrons un service complet avec une flotte diversifiée de plus de 80 000 remorques et un réseau de soutien comprenant 240 baies de service, 118 unités mobile et plus de 430 mécaniciens qualifiés.

Le poste de soutien administratif consiste à appuyer les équipes de location, de service et des opérations en fournissant un soutien administratif afin d'assurer le bon déroulement quotidien des activités axées sur le service à la clientèle.

Responsabilités:

• Être le premier point de contact pour les clients et s'assurer qu'ils signent le registre des visiteurs
• Répondre à la ligne principale de la succursale et acheminer les appels au bon département ou à la bonne personne
• Effectuer diverses tâches administratives, incluant notamment la commande de fournitures de bureau, la réception et la distribution du courrier, le classement de documents, l'envoi de colis par Purolator sur demande, ainsi que les appels occasionnels pour l'entretien ou la réparation de l'équipement de bureau
• Numériser et photocopier les chèques de l'entreprise afin qu'ils soient envoyés à Lachine par Purolator, ainsi qu'acheminer les copies des chèques par courriel dans les délais requis
• Compiler les relevés avec rigueur afin de les transmettre au service des comptes fournisseurs
• Utiliser le logiciel Bean pour créer des bons de travail, numériser et acheminer les factures
• Transmettre la documentation d'assurance au personnel désigné du service des comptes clients
• Demander et saisir les bons de commande, ainsi que fermer adéquatement les bons de travail
• Vérifier les CVI dans Series 4, incluant la numérisation et la saisie des données sur le site Web
• Valider et imprimer les rapports mensuels des bons de travail ouverts, ainsi que préparer les affichages des bons de travail pour les ateliers

Qualifications:

• 3 à 5 années d'expérience en administration
• Le bilinguisme est obligatoire
• Compétences informatiques intermédiaires à avancées (Word, Excel, Outlook, Salesforce)
• Excellentes aptitudes en service à la clientèle; capacité à interagir avec des personnalités fortes
• Excellentes compétences organisationnelles; capacité à gérer plusieurs tâches simultanément

Nous croyons en l'investissement dans nos employés. C'est pourquoi nous offrons une gamme d'avantages attrayants et distinctifs pour récompenser vos compétences et votre engagement:

Rémunération et avantages

• Salaire compétitif et régime d'avantages sociaux
• Vacances payées et journées personnelles annuelles
• Excellent régime REER
• Programme d'avantages sociaux comprenant un programme d'aide aux employés et à la famille ainsi qu'un compte de gestion des dépenses de santé
• Programme de reconnaissance et programme de référencement d'employés
• Activités et événements d'équipe

TEN Canada Ltée valorise la diversité et est fière d'être un employeur offrant l'égalité des chances. Nous nous engageons à créer un environnement accessible et inclusif pour tous les employés et candidats. Si vous avez besoin de mesures d'adaptation durant le processus de recrutement, veuillez nous en informer et nous collaborerons avec vous pour répondre à vos besoins.

Dans le cadre de notre processus de recrutement, nous utilisons des outils d'intelligence artificielle (IA) afin de soutenir l'évaluation et la sélection des candidatures. Ces outils visent à améliorer l'expérience globale des candidats.

Cet affichage vise un poste actuellement ouvert au sein de notre organisation. Si ce poste vous intéresse et que vous répondez aux exigences, veuillez soumettre votre candidature. Nous remercions toutes les personnes ayant manifesté leur intérêt; toutefois, seules les personnes sélectionnées pour la suite du processus seront contactées..

Bilingual Administrative Support

Location: Lachine Branch
Reports to : Administrative Manager
Job Status: Full - Time

“We envision a future where TEN is synonymous with Reliability, Sustainability, and Excellence in the transportation industry.”

Transportation Equipment Network (TEN) is proud North American leader in transportation equipment and solutions. We're full-service and fully loaded with an industry-leading diverse fleet of over 80,000 trailers and a support network of 240 service bays, 118 mobile service trucks, and 430+ skilled mechanics.

The Administrative support is responsible for supporting the rental, service and operations team by providing administration support to ensure customer focused operations day to day.

Specific responsibilities include:

• Be the first point of contact for customers an ensure they sign the Guest Book
• Answering the branch main line and dispatching calls accordingly
• Fulfilling administrative duties not limited to Ordering Office supplies, receiving/distributing mail, filing paperwork, sending packages upon request by Purolator, and making occasional repair/service calls for the office equipment
• Scanning and copying company cheques to be sent to Lachine by Purolator as well as emailing copies of cheques in a timely manner
• Compiling statements thoroughly to be forwarded to Accounts Payable
• Utilizing bean software to create work orders, scan and dispatch invoices
• Forwarding insurance documentation to the designated personnel in the Accounts Receivable department
• Request for/enter purchase orders along with closing work orders appropriately
• Verify CVI's in Series 4 including scanning and entering data to the website
• Validating and printing monthly reports for open work-orders as well as preparing postings for shop(s) work-orders

Qualifications:

• 3-5 years of administrative experience
• Bilingualism in mandatory
• Intermediate - Advanced computer skills (Word, Excel, Outlook, Salesforce)
• Strong customer service skills; ability to deal with strong personalities
• Excellent organizational skills; ability to multi task

We believe in investing in our employees. That's why we offer a range of attractive and distinctive benefits to reward your exceptional skills and dedication:

Benefits and Pay Details

• We provide above competitive pay rates
• Paid Vacation and Personal Days Annually
• Excellent RRSP Plan
• Benefits package that includes an employee and family assistance plan and a healthcare spending account
• Awards Program and Employee Referral Program
• Company Team Events

TEN Canada Ltd. supports diversity, and we are proud to be an equal opportunity employer. We are committed to creating an accessible and inclusive environment for all employees and applicants. If you require accommodation during the recruitment process, please let us know and we will work with you to meet your needs.

As part of our recruitment process, we incorporate artificial intelligence (AI) tools to support the screening and assessment of candidates. These tools are used to enhance the overall candidate experience.

This posting is for an open position within our organization. If you are interested and meet the qualifications, please submit your application. We thank you for your application and interest; however, only those selected for further consideration will be contacted .