Coordinateur(trice) administratif(ve)

Job Responsibility: Veuillez référer au guide Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes) pour obtenir des instructions sur la façon de postuler. Si vous êtes un employé actif de McGill (c.-à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche). Sommaire du poste: Sous la direction du supérieur immédiat, exécuter des tâches de soutien administratif et de secrétariat. Contribuer au bon fonctionnement de l'unité. Agir à titre de personne-ressource en matière de politiques et de procédures. Administrer les comptes de l'unité. Participer à l'organisation des activités de l'unité. Assumer la responsabilité des documents et des dossiers de l'unité. Assurer la maintenance des systèmes d'information. Responsabilités et tâches principales :

• Utiliser divers logiciels. Assurer la maintenance des systèmes informatisés et participer à leur développement pour améliorer l'efficacité au sein de l'unité. Agir en tant que personne-ressource en matière d'utilisation des logiciels. Expliquer et montrer l'utilisation des logiciels, résoudre les problèmes qui relèvent de son domaine de compétence et assurer la liaison avec les personnes-ressources du soutien informatique, au besoin. Tenir et mettre à jour des fichiers administratifs. Tenir des systèmes de classement et organiser l'archivage.
• Assurer la disponibilité des fournitures et de l'équipement et effectuer les achats. Faire réparer l'équipement de bureau. Vendre certains articles comme des notes de cours et tenir le tiroir-caisse.
• Agir à titre de personne-ressource relativement aux politiques et aux procédures de l'unité. Résoudre les problèmes dans sa sphère de responsabilité. Consulter des documents pertinents et assurer la liaison avec les personnes-ressources appropriées afin d'obtenir et de donner des renseignements sur des problèmes divers et complexes.
• Contribuer au bon fonctionnement de l'unité. Recommander des changements à apporter aux procédures afin de permettre à l'unité de devenir plus efficace. Collaborer avec le superviseur et les autres employés pour établir les priorités. Assurer la mise en œuvre appropriée des décisions prises par le superviseur et faire le suivi de celles-ci.
• Administrer les comptes de l'unité. Préparer les budgets ou les propositions de budget. Contrôler et rapprocher différents comptes, relevés et rapports. Déterminer et analyser les écarts et les erreurs. Corriger les erreurs et assurer le suivi des problèmes. Consigner les dépenses et fournir des relevés de compte sur demande.
• Parcourir et trier le courrier. Préparer les fichiers, y joindre les documents connexes appropriés et chercher des renseignements, au besoin. Répondre aux questions dans sa sphère de responsabilité. Prendre note des mesures qui s'imposent et assurer un suivi.

Cette liste de tâches et de responsabilités est représentative, mais ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui pourraient être exécutées par un employé dont le poste correspond à cette description générique. Autres compétences et/ou aptitudes couramment utilisées : Utiliser la suite Microsoft Office, avec une expertise particulière dans Excel. Utiliser Excel pour effectuer une saisie et un formatage efficaces des données, organiser les feuilles de travail, présenter les données dans des graphiques visuels, trier, filtrer, faire pivoter et utiliser des formules et des fonctions pour obtenir les résultats souhaités. Il est très attentif aux détails et possède d'excellentes compétences en matière d'organisation et de résolution de problèmes. Capacité à gérer une charge de travail répétitive et à maintenir une vitesse de traitement et une qualité élevées. Capacité à travailler de manière indépendante et à coopérer en tant que membre d'une équipe. Capacité à coordonner les efforts et à collaborer avec diverses parties prenantes. Autres tâches de bureau selon les besoins. Connaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d'anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau #4 sur une échelle de 0-4. #LI-Hybride Formation et expérience minimales requises : DEP - Systèmes de bureautique 4 ans Expérience connexe / DEP - Études de secrétariat Salaire horaire : (AAPNEUM Niveau F) $29.42 - $36.46 Heures par semaine : 33.75 (Temps plein) Superviseur : Associate Director - IT Date de fin de l'emploi (le cas échéant) : 2025-07-14 Date limite pour postuler : 2024-06-28 L'Université McGill recrute sur la base du mérite et s'est fermement engagée à promouvoir et instaurer l'équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d'emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L'Université McGill met en œuvre un programme d'équité en matière d'emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d'accommodements à n'importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, View email address on ca.edajobs.com .