Agent(e) administratif(ve) classe 2 - Secteur administration

Aimeriez-vous joindre une équipe stimulante et collaborative? Rejoignez nos équipes dès maintenant! 

Le CIUSSS de l'Est-de-l'Île-de-Montréal recherche actuellement des agents administratifs classe 2 bilingues (français / anglais) et disponibles pour débuter rapidement à temps complet  pour combler des remplacements long terme au Guichet d'accès première ligne GAP / GACO).

Sous l’autorité de la chef de service du guichet d’accès première ligne (GAP/GACO), la titulaire est responsable de la réponse téléphonique aux usagers de même que de la réception des demandes destinées au service de la centrale de gestion de pertinence (guichet d’accès aux services de 1ere ligne) du CIUSSS de l’Est-de-l 'île-de-Montréal. Elle assure un ensemble d’interventions administratives et cléricales visant l’orientation des demandes vers les professionnels et différents services. Elle travaille ainsi en étroite collaboration avec les professionnels de la centrale de gestion de pertinence.

Principales tâches :

• Oriente les demandes vers le service ou le professionnel concerné selon la situation ou la nature de la demande ;
• Assure la réception des appels entrants, la prise de messages au besoin et la gestion de la boîte de réception CIUSSS;
• Collabore à l’ensemble des processus et procédures inhérentes à la centrale de gestion de pertinence ;
• Agit en appui aux professionnels de l’équipe ;
• Procède à l’identification des usagers et la mise à jour de ses coordonnées ;
• Identifie le ou les motifs d’appels ;
• Informe la clientèle des services et ressources disponibles dans le territoire ;
• Transmet toute documentation jugée pertinente ;
• Assure l’ouverture, la préparation, le classement et la fermeture des dossiers de la clientèle selon
la procédure établie dans le dossier médical électronique (DMÉ) ;
• Assure les modalités de transfert des usagers en vue d’une prise en charge par les professionnels de la centrale ;
• Compile, maintient à jour et achemine des données statistiques lorsque requis ;
• Communique toute information pertinente aux membres de l’équipe ou à son supérieur immédiat ;
• Répond à des demandes ponctuelles des professionnels .

Responsabilités générales :

• Respecte les normes de confidentialité, de protection des renseignements personnels et de la sécurité des actifs informationnels ;
• S’assure d’interventions empreintes de respect à l’intention du client et de son entourage ;
• Véhicule une image positive de son milieu de travail et de l’établissement ;
• Respecte les lois, politiques, règlements et directives de l’établissement ;
• Participe activement aux réunions de service ;
• Effectue toutes autres tâches connexes à ses fonctions à la demande de son supérieur immédiat.

Sécurité :

• S’assurer que l’environnement, le matériel, l’équipement répondent aux normes de sécurité;
• Signaler à la personne responsable tout matériel défectueux et toute situation à risque;
• Appliquer les mesures d’hygiène de base et de prévention et contrôle des infections;
• Appliquer le plan des mesures d’urgence selon les procédures en vigueur.

• Intégrer une équipe dynamique misant sur le respect, la collaboration, l’entraide et la reconnaissance des talents de chacun;
• Évoluer dans un milieu où l’humanisme et l’innovation sont au cœur des soins et services;
• Faire une différence réelle dans la vie des gens;
• Divers programmes de conciliation travail-famille;
• Programme d’aide aux employés;
• Assurances collectives;
• Régime de retraite à prestation déterminé;
• 20 jours de vacances après 1 an de service.

 

Nous vous offrons :

• Un encadrement et un soutien dès votre arrivée au sein de votre équipe;
• Un accès à un programme de formation complémentaire à l’orientation spécifique facilitant l'appropriation du rôle;
• Un accompagnement en continu offert dans les six mois suivant la date de votre formation pour certaines thématiques;
• Des formations variées et adaptés à vos disponibilités.
  
   

Nous vous demandons d’être disponible :

Temps complet (35 hrs/sem): 10 jours par période de deux semaines (du lundi au dimanche), incluant une fin de semaine sur deux, et ce, sur deux quarts de travail (jour, soir). 

Qualifications

Exigences :

• Diplôme d'études secondaires, collégiales, universitaires (baccalauréat), ou une attestation d'équivalence reconnue par le MELS, le MIFI ou le WES;
• Excellente connaissance de la Suite Office (Word et Excel, etc.);
• Excellente connaissance du français et de l'anglais écrits et parlés;
• Bonne maîtrise de l’informatique.

 

Autres exigences : Tests en lien avec les compétences recherchées

· Réussite des tests bureautiques: Word 70%; Excel 70%; Français 70%; Anglais 70%; Vitesse au clavier 25 mots/minute.

· Possibilités de déplacement occasionnel pour le projet GAP à l’urgence (HMR et HSCO).

Compétences recherchées :

• Bonne capacité d’adaptation et d’apprentissage;
• Polyvalente et autonome;
• Aisance lors de communications orales et entregent;
• Bonne gestion du stress, bonne gestion des priorités;
• Empathie et patience envers la clientèle;
• Discrétion;
• Travail minutieux.

 

Au CIUSSS de l’Est de l’Île de Montréal, nous sommes animés par des valeurs organisationnelles qui définissent notre philosophie de gestion et qui encadrent nos actions. Les valeurs qui nous unissent sont la collaboration, le professionnalisme, la qualité des soins et services, la communication et le respect.

Une équipe passionnée vous attend! Faites le saut dans l’Est!

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, nous communiquerons seulement avec les personnes sélectionnées pour une entrevue ou une évaluation des connaissances.

  Programme d'égalité en emploi 

Le CIUSSS de l’Est-de-l’Île-de-Montréal souscrit aux principes d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Nous vous saurions gré de nous faire part de tout handicap qui nécessiterait un aménagement technique et physique adaptés à votre situation lors du processus de sélection. Soyez assuré que nous traiterons cette information avec confidentialité.

Afin de faciliter la lecture, nous avons employé le masculin comme genre neutre pour désigner aussi bien les femmes que les hommes.