Bilingual Supply Chain Specialist - FR/EN

Convergint is currently recruiting for a Bilingual Supply Chain Specialist (FR/EN) to join our growing team in our Ottawa, Halifax or Montreal locations. As the Supply Chain Specialist, you will provide support to effectively purchase product, supplies and equipment based on price, service, quality and warranty to ensure uninterrupted and timely supply of product to the Convergint Technology Centre warehouses Canada wide. This role has an emphasis on timely generation of documentation in support of the Convergint Technologies Materials Management Program and motivation in building effective business relationships with vendors and customers alike.

Who You Are

You have a passion for providing world-class service to customers, colleagues and communities. You are a person of integrity with a commitment to growth, accountability and delivering results. You want to join an organization with a positive culture that embraces inclusion and allows everyone to be the best version of themselves at work and home. You want to grow with us and deliver results as an exceptional Supply Chain Administrator.

Who We Are

With 20-years of proven growth and exceptional performance, our mission is to be our customer’s best service provider. We realize the importance of diversity in achieving that goal. Our company was built upon a solid foundation of 10 Values and Beliefs which drive our unmatched culture, making us the #1 global, serviced-based systems integrator in the industry. We take great pride in protecting the lives and assets of our customers and their communities with the solutions we provide.

What you’ll do with “Our Training and Your Experience”

• Invite, assess, and award/recommend supplier tenders, bids, quotations, and proposals.
• Examine, select, order, and purchase goods and services at optimal cost consistent with specification requirements, and other factors in both project and service-based scenarios within purchasing authority.
• Consult with functional teams such as project managers, service coordinators, sales, operations, finance, and engineering/estimating to obtain relevant data and business intelligence.
• Analyze and choose the best modes of transportation for international and domestic shipments and assist with scheduling and coordinating shipments from suppliers to CTCs or CTC to CTC.
• Interact with suppliers, manufacturers, and distributors on an on-going basis, which may include negotiating prices, discounts, credit terms, and logistics.
• Source, negotiate, price, and prepare any RFx requests from sales, estimating, engineering, service, or operations.
• Support reverse logistics processes by working with administrators to authorize payment of invoices or return of material.
• Negotiate and arrange transport of goods with shipping or freight companies, and quote fare and rates for all shipment modes.
• Track product flow from origin to final delivery point.
• Trace lost or missing shipments and work with carriers/suppliers to initiate and complete freight claim processes.
• Expedite and follow up with suppliers to schedule deliveries, resolve material/value discrepancies, outstanding and overdue delivery of materials, warranty claims, damages, and return of materials.
• Collect and organize information from a variety of sources to present options regarding material and logistics to internal stakeholders to demonstrate sound decision making.
• Apply analytic methods or tools to understand, predict, or control supply chain operations or processes, such as data mining, data modelling, or cost/benefit analysis.
• Interpret data on logistics, availability, maintainability, reliability, transportation, and other supply chain focus areas. Collaborate and communicate knowledge (e.g. market information, customer insights, trends, etc.) across the business.
• Maintain product, service, and technical knowledge and apply new knowledge to management tasks for the improvement of customer service activities.
• Identify opportunities to add value beyond problem resolution to relevant business areas.
• Conduct logistics studies and apply logistics modeling techniques to address issues such as operational process improvement.
• Review and assess risk to supply and demand variability and identify opportunities to manage and mitigate risk.
• Gather and present data involving customer service, forecasting, procurement, manufacturing, inventory, transportation, and warehousing to Managers and Supervisors.
• Support inventory processes by utilizing inventory whenever possible, and support minimizing the cost of inventory at all times.
• Support with the preparation of import/export requirements for shipping and import of international and cross border shipping.
• Provide strategic supply chain solutions for internal stakeholders using global trade management knowledge.
• Prepare and maintain purchasing records, reports, and price lists.
• Acts as “our customer’s best service provider” at all times thereby ensuring Convergint is the customer’s first choice for service.
• Executes all work in accordance with Provincial, local regulations, general best practices as well as company health and safety policies and procedures.
• Keeps up to date and informed on all company products, services and policies.
• Presents a professional image of Convergint at all times in appearance and behavior and seeks opportunities to promote the services offered by the company.
• Communicates with and works with the other team members consistently to improve overall operations of the company.
• Performs other duties and responsibilities as requested or required.

What You’ll Need

• Good customer service skills
• Good Excel and Word software skills
• Good Outlook skills including email, meeting requests and tasks creation.
• Good proficiency in financial software specifically related to purchase order entry and accounts payable and inventory management.
• Good financial knowledge and skills—ability to understand basic financials such as accounts receivable/payable, purchase orders, work orders, etc.
• Good organizational skills and the ability to handle multiple projects tasks simultaneously.
• Excellent attention to detail.
• Good verbal, written and interpersonal communication skills
• Strong flexibility to adapt to changing priorities, work processes, department structure, environment and technology in a dynamic work environment.
• Good analytical skills necessary to resolve problems and look for solutions.
• Good mathematical skills.
• Strong ability to demonstrate independence, resourcefulness and tenacity.
• Shows initiative – regularly engages in proactive behavior and looks for opportunities.
• Good ability to facilitate a collaborative working environment for customers and team members

Requirements

• Diploma and/or certificate in Business Administration or Purchasing or related experience preferred.
• SCMP designation an asset.
• Minimum of 2-4 years of previous purchasing/buyer experience is required
• Minimum of two years freight forwarding and logistics working experience preferred.
• Minimum of two years customer service experience is preferred.

Company Benefits And Perks

Convergint fosters a supportive, accessible, and inclusive environment in which individuals of different backgrounds and identities are able to realize their maximum potential within the company. We offer a variety of programs and exceptional benefits to all of our colleagues:

• Company Holidays and Paid Time Off
• Immediate comprehensive benefit plan (medical, dental, etc.)
• Employer contribution to RRSP;
• Work environment committed to safety;
• Colleague Assistance Program
• Tuition reimbursement
• Competitive salary and compensation plan
• Corporate Social Responsibility Day
• And much more…

Convergint is committed to a culture of Inclusion and Diversity and is an Equal Opportunity Employer.

Visit our Convergint careers site to learn more about the company and the exciting opportunities available.

Convergint est actuellement à la recherche d’un Spécialiste des achats pour se joindre à notre équipe à Ottawa, Halifax ou Montreal. Le titulaire du poste est responsable d'apporter son soutien à l'achat efficace de produits, de fournitures et d'équipements en fonction du prix, du service, de la qualité et de la garantie afin d'assurer un approvisionnement ininterrompu et en temps voulu des entrepôts de Convergint dans l'ensemble du Canada.

Qui êtes-vous ?

Vous avez une passion pour fournir un service de classe mondiale aux clients, aux collègues et aux communautés. Vous êtes une personne intègre avec un engagement envers la croissance, la responsabilisation et l’obtention de résultats. Vous voulez vous joindre à une organisation avec une culture positive qui embrasse l’inclusion et permet à chacun d’être la meilleure version d’eux-mêmes au travail et à la maison. Vous voulez grandir avec nous et obtenir des résultats en tant que Spécialiste des achats.

Qui sommes-nous ?

Avec 20 ans de croissance et des performances exceptionnelles, notre mission est d’être le meilleur fournisseur de services de nos clients. Nous sommes conscients de l’importance de la diversité dans l’atteinte de cet objectif. Notre entreprise a été construite sur 10 valeurs et croyances qui animent notre culture et nous permettent d’être le meilleur intégrateur de systèmes de l’industrie. Nous sommes très fiers de protéger la vie et les actifs de nos clients et de leurs communautés avec les solutions que nous fournissons.

Ce que vous ferez avec « Notre formation et votre expérience »

• Inviter, évaluer et attribuer/recommander les offres, les soumissions, les devis et les propositions des fournisseurs.
• Examiner, sélectionner, commander et acheter des biens et des services à un coût optimal, conformément aux exigences du cahier des charges et à d'autres facteurs, dans le cadre de scénarios fondés sur des projets et des services, dans les limites de l'autorité d'achat.
• Consulter les équipes fonctionnelles telles que les chefs de projet, les coordinateurs de service, les ventes, les opérations, les finances et l'ingénierie/estimation afin d'obtenir des données pertinentes et des informations commerciales.
• Analyser et choisir les meilleurs modes de transport pour les expéditions internationales et nationales et contribuer à la programmation et à la coordination des expéditions des fournisseurs vers nos bureaux ou d'un bureau à l'autre.
• Interagir en permanence avec les fournisseurs, les fabricants et les distributeurs, ce qui peut inclure la négociation des prix, des remises, des conditions de crédit et de la logistique.
• Rechercher, négocier, fixer les prix et préparer toute demande d'appel d'offres émanant des ventes, de l'estimation, de l'ingénierie, du service ou des opérations.
• Soutenir les processus de logistique inverse en collaborant avec les administrateurs pour autoriser le paiement des factures ou le retour du matériel.
• Négocie et organise le transport des marchandises avec les sociétés d'expédition ou de fret et propose des tarifs pour tous les modes d'expédition.
• Suivre le flux de produits depuis l'origine jusqu'au point de livraison final.
• Retrace les expéditions perdues ou manquantes et collabore avec les transporteurs/fournisseurs pour lancer et mener à bien les procédures de réclamation de fret.
• Accélérer et assurer le suivi avec les fournisseurs pour programmer les livraisons, résoudre les écarts entre le matériel et la valeur, les livraisons de matériel en suspens ou en retard, les réclamations au titre de la garantie, les dommages et le retour du matériel.
• Recueillir et organiser des informations provenant de diverses sources afin de présenter aux parties prenantes internes des options concernant le matériel et la logistique et de faire preuve d'une prise de décision avisée.
• Appliquer des méthodes ou des outils d'analyse pour comprendre, prévoir ou contrôler les opérations ou les processus de la chaîne d'approvisionnement, tels que l'exploration de données, la modélisation de données ou l'analyse coûts/bénéfices.
• Interpréter les données relatives à la logistique, à la disponibilité, à la maintenabilité, à la fiabilité, au transport et à d'autres domaines d'intérêt de la chaîne d'approvisionnement. Collaborer et communiquer des connaissances (par exemple des informations sur le marché, des informations sur les clients, des tendances, etc.
• Tenir à jour ses connaissances en matière de produits, de services et de techniques et appliquer les nouvelles connaissances aux tâches de gestion afin d'améliorer les activités de service à la clientèle.
• Identifie les opportunités d'apporter une valeur ajoutée aux secteurs d'activité concernés, au-delà de la résolution des problèmes.
• Réaliser des études logistiques et appliquer des techniques de modélisation logistique pour traiter des questions telles que l'amélioration des processus opérationnels.
• Examiner et évaluer les risques liés à la variabilité de l'offre et de la demande et identifier les possibilités de gérer et d'atténuer les risques.
• Recueillir et présenter aux responsables et aux superviseurs des données relatives au service à la clientèle, aux prévisions, à l'approvisionnement, à la fabrication, à l'inventaire, au transport et à l'entreposage.
• Soutenir les processus d'inventaire en utilisant les stocks chaque fois que cela est possible, et contribuer à minimiser le coût des stocks à tout moment.
• Contribuer à la préparation des exigences en matière d'importation/exportation pour l'expédition et l'importation de marchandises internationales et transfrontalières.
• Fournir des solutions stratégiques en matière de chaîne d'approvisionnement aux parties prenantes internes en utilisant les connaissances en matière de gestion du commerce mondial.
• Préparer et tenir à jour les dossiers d'achat, les rapports et les listes de prix.
• Exécute tous les travaux conformément aux réglementations provinciales et locales, aux meilleures pratiques générales ainsi qu'aux politiques et procédures de l'entreprise en matière de santé et de sécurité.
• Se tient au courant de tous les produits, services et politiques de l'entreprise.
• Présente à tout moment une image professionnelle de Convergint Technologies par son apparence et son comportement et recherche les occasions de promouvoir les services offerts par l'entreprise.
• Communique et travaille en permanence avec les autres membres de l'équipe afin d'améliorer le fonctionnement général de l'entreprise.
• Effectue d'autres tâches et assume d'autres responsabilités, selon les demandes ou les besoins.

Ce dont vous aurez besoin

• Bonnes compétences en matière de service à la clientèle
• Bonne connaissance des logiciels Excel et Word
• Bonne connaissance d'Outlook, notamment en ce qui concerne le courrier électronique, les demandes de réunion et la création de tâches.
• Bonne maîtrise des logiciels financiers, notamment en ce qui concerne la saisie des bons de commande, les comptes créditeurs et la gestion des stocks.
• Bonnes connaissances et compétences financières - capacité à comprendre les données financières de base telles que les comptes débiteurs et créditeurs, les bons de commande, les bons de travail, etc.
• Bon sens de l'organisation et capacité à gérer simultanément plusieurs projets.
• Excellent souci du détail.
• Bonne communication verbale, écrite et interpersonnelle.
• Grande flexibilité pour s'adapter à l'évolution des priorités, des processus de travail, de la structure du service, de l'environnement et de la technologie dans un environnement de travail dynamique.
• Bonne capacité d'analyse nécessaire pour résoudre les problèmes et rechercher des solutions.
• Bonnes compétences en mathématiques.
• Forte capacité à faire preuve d'indépendance, d'ingéniosité et de ténacité.
• Faire preuve d'initiative - adopter régulièrement un comportement proactif et rechercher des opportunités.
• Bonne capacité à faciliter un environnement de travail collaboratif pour les clients et les membres de l'équipe.

Exigences du poste

• Diplôme et/ou certificat en administration des affaires ou en achats, ou expérience connexe, de préférence.
• La désignation SCMP est un atout.
• Un minimum de deux ans d'expérience dans le domaine des achats est requis.
• Au moins deux ans d'expérience professionnelle dans le domaine du transport de marchandises et de la logistique sont souhaités.
• Un minimum de deux ans d'expérience dans le domaine du service à la clientèle est préférable.

Avantages de notre entreprise

Convergint souscrit aux principes d’équité en matière d’emploi et sollicite des candidatures nonobstant l’appartenance raciale, les origines ethniques, la couleur, la religion, le sexe, l’âge ou le handicap physique ou mental. Des mesures d’accommodement sont disponibles à la demande des candidats durant tout le processus de recrutement.

• Jours fériés de l’entreprise et congés payés
• Régime d’avantages sociaux complet immédiat (médical, dentaire, etc.)
• Contribution de l’employeur au REER;
• Environnement de travail engagé envers la sécurité;

Convergint s'engage en faveur d'une culture d'inclusion et de diversité et est un employeur offrant l'égalité des chances.

Visitez notre site de carrières Convergint pour en savoir plus sur l'entreprise et les opportunités passionnantes disponibles.

#SS