Adjoint·e administratif·ve, soutien à la première vice-présidence et à l’équipe des contenus

Date de début prévue : octobre 2026
Type d’emploi : permanent, à temps plein

Lieu de travail : Montréal

Heures de travail : 35 heures par semaine (horaire flexible à l’intérieur des heures normales de bureau)

Vous avez un don inné pour nouer des relations et possédez un sens de l’organisation exceptionnel? Vous aimez accompagner la direction, contribuer à la réalisation de projets et créer les conditions permettant aux équipes de donner le meilleur d’elles-mêmes? Vous souhaitez rallier une organisation passionnée qui soutient l’industrie audiovisuelle canadienne?

Le Fonds des médias du Canada (FMC) est à la recherche d’un·e adjoint·e administratif·ve, soutien à la première vice-présidence et à l’équipe des Contenus, qui apportera un appui administratif et opérationnel de haute qualité à l’équipe des Contenus et à la première vice-présidence du FMC.


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DESCRIPTION DU POSTE
Le/la titulaire du poste d’adjoint·e administratif·ve, soutien à la première vice-présidence et à l’équipe des Contenus, apporte une assistance administrative de haute qualité à la première vice-présidente, Stratégie de contenu et développement de l’industrie, au premier vice-président, Communications, stratégies et affaires publiques, ainsi qu’à l’ensemble de l’équipe des Contenus. Il/elle coordonne les réunions, les déplacements, les communications, la documentation, les activités liées au lancement des programmes et les processus du service, tout en veillant au bon fonctionnement du bureau de Montréal. Grâce à son sens aigu de l’organisation, à l’attention particulière portée aux détails et à un suivi proactif, il/elle contribue à la collaboration efficace et à la réalisation en temps voulu des priorités du service.

VOS FUTURES TÂCHES

Soutien à la vice-présidence

• Gérer les agendas, les rendez-vous et les besoins en matière de déplacements de la première vice-présidente, Stratégie de contenu et développement de l’industrie, et du premier vice-président, Communications, stratégies et affaires publiques, qui travaillent au bureau de Montréal.

Soutien au bureau de Montréal

• Assurer le bon fonctionnement du bureau de Montréal, notamment :

  Cordonner les fournitures de bureau, les livraisons, les prestataires de services et les demandes relatives aux locaux; Servir de pint de contact sur place pour les membres du personnel, les visiteur·ses et l’administration de l’immeuble; Assurer la préparatin des salles de réunion et le bon déroulement des événements organisés dans les bureaux; Assurer la liaisn avec les Services d’entreprise concernant les besoins du bureau; Transmettre les prblèmes liés aux locaux, à la santé et à la sécurité ou au lieu de travail à la personne-ressource interne concernée.

Soutien aux activités du service (équipe des Contenus)

• Organiser les réunions courantes de l’équipe des Contenus ainsi que les réunions entre plusieurs services internes et avec des parties prenantes externes (par exemple, les consultations annuelles du FMC), notamment en envoyant des invitations, en réservant les salles et le service de traiteur, en organisant les déplacements, en préparant les ordres du jour (au besoin), en rédigeant et en diffusant les comptes rendus de réunion tout en s’assurant de la bonne consignation et du suivi des mesures à prendre, et en gérant tous les aspects techniques des réunions virtuelles sur Teams et Zoom.

• Gérer et tenir à jour les dossiers communs de l’équipe des Contenus sur SharePoint.

• Créer et tenir à jour des bases de données centralisées sur les différentes décisions.

• Soutenir la gestion des processus : suivre les échéances, les mesures à prendre et les jalons des projets, à l’aide de la plateforme Monday.com.

• Coordonner le processus de traduction dans BridgeTerm.

• Effectuer une deuxième relecture des documents essentiels, tels que les Principes directeurs des programmes, les communiqués de presse et les contrats de financement, afin de détecter les fautes d’orthographe, les redondances et les incohérences, conformément à la base de données terminologique du FMC (LogiTerm).

• Fournir les informations définitives au/à la webmestre du FMC (résumé des programmes, dates limites des programmes, Principes directeurs en anglais et en français, autres documents applicables, liens vers le portail de dépôt des demandes) et mettre à jour la page des dates limites des programmes.

• Recueillir et traiter les factures au besoin, et assurer le suivi en collaboration avec le service des finances.

• Établir et entretenir des relations et des canaux de communication efficaces entre les membres de l’équipe des Contenus, ainsi qu’avec les collègues d’autres services.

• Exécuter d’autres fonctions, au besoin.

VOTRE PROFIL

Scolarité

• Diplôme d’études collégiales ou autre formation postsecondaire en administration de bureau, en administration des affaires, en communications ou dans un domaine connexe, ou combinaison équivalente de formation et d’expérience.

Expérience

• Expérience pertinente dans un poste bilingue d’appui à l’administration ou à la direction.

• Capacité à soutenir plusieurs dirigeant·es ou à coordonner des demandes provenant de diverses sources.

• Expérience de travail dans un environnement bilingue.

• Expérience en coordination de réunions, de déplacements, de documents et d’échéances.

• Expérience dans la coordination des processus de traduction et de production de documents bilingues (un atout).

• Expérience dans des environnements de travail hybrides (un atout).

Connaissances et compétences

• Compétences exceptionnellement fortes en rédaction et en relecture en français (essentiel).

• Maîtrise avancée du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit (essentiel).

• Maîtrise avancée de Microsoft 365, notamment Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams et SharePoint.

• Bon jugement et discernement.

• Capacité à déterminer quand un problème doit être transmis à un échelon supérieur.

• Excellent sens de l’organisation et de la gestion du temps.

• Fortes compétences en communication et grand souci du détail.

• Capacité à anticiper les besoins et à faire preuve d’initiative.

• Capacité à gérer des priorités concurrentes de multiples sources.

• Grande rigueur dans le suivi des tâches et respect des échéances.

• Professionnalisme et discrétion dans le traitement des renseignements confidentiels.

• Solides compétences en contrôle de la qualité des documents.

• Capacité à nouer des relations de travail efficaces.

• Capacité à travailler à la fois de façon autonome et en équipe.

• Capacité d’adaptation dans un environnement en constante évolution.

• Approche axée sur le service et les solutions.

Ce poste exige une personne proactive, capable de mener de front plusieurs tâches dans un milieu exigeant et au rythme soutenu. La souplesse, une solide éthique de travail et le sens de l’humour sont des qualités très appréciées.

À QUOI S’ATTENDRE

• Combinaison de travail à distance et en présentiel (mode hybride), en fonction des besoins opérationnels et de l’équipe. La personne retenue pourra être amenée à participer de temps à autre à des réunions en personne, à des activités d’équipe ou à d’autres activités, selon les besoins.

• Gestion de multiples priorités selon des délais serrés, dans un environnement qui évolue sans cesse et où les activités se déroulent à un rythme rapide.

• Milieu de travail axé sur le travail d’équipe et la collaboration.

• Déplacements occasionnels.

*** Comment postuler ***

Déclaration d’équité et de transparence

Nous nous engageons à assurer un processus de recrutement juste et transparent. Nous n’utilisons pas d’outils d’IA pour présélectionner les candidats ou mener les entrevues , et nous accueillons des candidats de tous horizons. La fourchette salariale pour ce poste est de 52,843 $ à 66 054 $ par année .