Gestionnaire, Contrôle des documents

À titre de Gestionnaire, Contrôle des documents, vous serez responsable de structurer, gouverner et superviser l’ensemble des processus de contrôle documentaire liés aux projets d’ingénierie, de construction, de production, de réparation navale et de livraison client.
La personne titulaire du poste assure la gestion rigoureuse des documents techniques, contractuels et opérationnels, notamment les dessins d’ingénierie, plans, spécifications, requis clients, bons de travail, livrables fournisseurs, transmittals, submittals, rapports d’inspection, dossiers qualité, documents de mise en service et dossiers finaux de projet. Elle veille à ce que les bonnes versions des documents soient disponibles aux bonnes parties prenantes, au bon moment, tout en assurant la traçabilité, la conformité et la maîtrise des risques documentaires. Ce rôle agit comme leader fonctionnel du contrôle documentaire et contribue directement à la performance des projets, à la réduction des erreurs opérationnelles, à la conformité contractuelle et à la protection des intérêts de l’entreprise.

Plus spécifiquement, vous aurez à :

• Définir, mettre en œuvre et maintenir les standards, procédures et processus de contrôle documentaire applicables aux projets et aux opérations.
• Superviser la gestion documentaire des dessins, plans, spécifications techniques, requis clients, bons de travail, documents fournisseurs, livrables contractuels et dossiers finaux.
• Assurer la maîtrise des versions, statuts, approbations, commentaires, diffusions, historiques de modification et cycles de révision.
• Mettre en place et maintenir les matrices de livrables documentaires par projet.
• S’assurer que les exigences documentaires clients, contractuelles, réglementaires et internes sont comprises, intégrées et respectées.
• Contrôler les flux documentaires entre les équipes internes, les clients, les fournisseurs, les sous-traitants et les partenaires.
• Assurer la gestion des transmittals, submittals, commentaires clients, retours de révision et approbations.
• Veiller à ce que seules les versions approuvées et à jour soient utilisées par les équipes d’ingénierie, de production, de construction, d’approvisionnement, de qualité et de gestion de projet.
• Identifier les risques liés aux documents obsolètes, incomplets, non approuvés ou mal diffusés, et mettre en place les contrôles nécessaires.
• Développer et suivre les indicateurs de performance documentaire, incluant les documents en retard, les cycles d’approbation, les livrables bloqués et la qualité des dossiers finaux.
• Superviser, encadrer et développer l’équipe de contrôle documentaire.
• Former les utilisateurs internes aux processus, outils et bonnes pratiques de gestion documentaire.
• Agir comme point d’escalade pour les enjeux complexes liés à la documentation technique, contractuelle ou opérationnelle.
• Collaborer avec les équipes d’ingénierie, de gestion de projet, de qualité, de production, d’approvisionnement, de contrats et des TI afin d’améliorer les processus et outils documentaires.
• Participer à l’amélioration continue des systèmes de gestion documentaire, incluant les plateformes ERP, SharePoint, M-Files ou tout autre outil équivalent.
• Supporter les audits internes, externes, clients ou réglementaires en assurant la disponibilité et la qualité des preuves documentaires requises.
• Contribuer à la mise en place d’une gouvernance documentaire numérique robuste, mesurable et alignée avec les besoins d’un environnement technique complexe.

Qualifications

• Diplôme universitaire ou collégial en gestion documentaire, gestion de l’information, administration, ingénierie, gestion de projet, qualité, construction ou tout autre domaine pertinent.
• Minimum de 7 à 10 années d’expérience en contrôle documentaire, gestion documentaire technique ou gestion de l’information de projet.
• Minimum de 3 années d’expérience en supervision, coordination d’équipe ou gestion fonctionnelle.
• Expérience significative dans un environnement d’ingénierie, de construction, de fabrication, d’infrastructure, maritime, industriel lourd, énergie ou projets majeurs.
• Bonne compréhension du cycle de vie documentaire dans un contexte de projet, de la création du document jusqu’à l’archivage final.
• Expérience avec les dessins techniques, les révisions, les approbations, les livrables clients, les documents fournisseurs et les dossiers “as-built”.
• Maîtrise des processus de contrôle documentaire, incluant la codification, la classification, les métadonnées, les statuts documentaires, les approbations et la diffusion contrôlée.
• Expérience avec un système de gestion documentaire tel que M-Files, SharePoint, Aconex, OpenText, Meridian, Autodesk Construction Cloud, Oracle Fusion, Maximo ou tout autre système équivalent.
• Capacité à gérer plusieurs projets, priorités et parties prenantes dans un environnement à forte pression opérationnelle.
• Maîtrise du français et de l’anglais (à l’oral et à l’écrit). La maîtrise de l’anglais est requise pour ce poste, car vous serez amené(e) à interagir avec des fournisseurs, des partenaires ou des clients anglophones
• Forte capacité à influencer, structurer et faire respecter les processus dans un environnement multidisciplinaire.

Atouts considérés

• Expérience dans un environnement naval, maritime, manufacturier lourd, EPC ou grands projets.
• Connaissance des normes ISO, notamment ISO 9001.
• Expérience en gestion de configuration, gestion des changements ou gouvernance de l’information technique.
• Expérience dans la préparation, le contrôle et la livraison de dossiers finaux de projet.
• Connaissance des exigences liées aux documents “as-built”, aux livrables contractuels et aux audits clients.
• Certification en gestion documentaire, gestion de projet, qualité ou gestion de l’information.
• Expérience avec M-Files ou avec le déploiement d’un système automatisé de gestion documentaire.