Administrateur(rice) de baux et Coordonnateur(rice) des espaces de travail/Bilingual Lease Administrator & Workplace Coordinator

***The English description will follow***

QUI NOUS SOMMES

En matière de santé, nous sommes constamment en quête de la meilleure solution. C’est d’ailleurs notre raison d’être. En 1957, notre fondateur, William Wilkinson, pharmacien de profession, a vu une mère renoncer à ses propres médicaments, au détriment de sa santé, pour pouvoir acheter ceux de sa fille malade. Il savait qu’il existait une meilleure solution. Il a alors mis sur pied le premier régime d’assurance médicaments en Amérique du Nord, et c’est ainsi qu’est née GreenShield, une entreprise sans but lucratif qui a pour mission de promouvoir une meilleure santé pour tous les Canadiens et Canadiennes.

Nous sommes plus qu’un simple fournisseur de services d’assurance et de soins de santé. Nous sommes la seule entreprise sans but lucratif à intégrer ces services au même endroit.

Nous avons pour mission de promouvoir une meilleure santé pour tous les Canadiens et Canadiennes et, pour ça, nous avons d’abord besoin de notre personnel.

LE POSTE EN RÉSUMÉ

Salaire: CAD 51,383.00 - 79,261.00$

Relevant du ou de la responsable de la gestion des installations, l’administrateur ou administratrice de baux et coordonnateur ou coordonnatrice des espaces de travail gère le portefeuille immobilier de GreenShield dans l’Est du Canada, tout en assurant le rôle de principal représentant sur place de l’équipe Installations pour le bureau de Montréal.

Ce poste regroupe des responsabilités liées à l’administration de baux, à l’exploitation des lieux de travail, à la gestion des installations et à l’expérience employé. En étroite collaboration avec le personnel, les fournisseurs, les propriétaires et les partenaires commerciaux internes, la personne retenue assurera le soutien de plusieurs sites tout en contribuant au bon fonctionnement des locaux de GreenShield à Montréal.

Elle assume notamment les responsabilités ci-dessous.

• Agir comme point de contact pour les problèmes, processus ou questions financières en lien avec les baux.
• Administrer le fonctionnement et le budget d’un portefeuille de bureaux de GreenShield.
• Transmettre efficacement et en temps opportun les communications sur les situations ayant une incidence sur les occupants et occupantes ainsi que sur le fonctionnement.
• Participer à la production de rapports sur les locaux de bureaux de GreenShield.
• Servir de personne-ressource principale sur place pour les visiteurs, en assurant leur accueil et un soutien sur le lieu de travail selon les besoins.
• Coordonner la mise à disposition de la salle de réunion de GreenShield à Montréal, y compris l’aide à la planification des horaires, l’aménagement de la salle, la gestion des visiteurs et la coordination de la restauration, selon les besoins.
• Exécuter toute autre tâche requise.

ATOUTS NÉCESSAIRES

• Diplôme universitaire ou collégial en administration des affaires, en comptabilité et finances ou en gestion immobilière
• Au moins deux à cinq ans d’expérience dans l’administration de baux, l’immobilier commercial, la gestion des installations, la gestion immobilière, l’exploitation de bureaux ou un domaine connexe
• Solides compétences interpersonnelles, associées à la capacité de communiquer efficacement, de faire preuve d’un bon jugement et d’entretenir des relations professionnelles avec le personnel, les fournisseurs, les propriétaires et les partenaires commerciaux internes
• Bilinguisme requis (français et anglais)
• Esprit d’analyse et capacité de résoudre des problèmes
• Motivation et sens de l’initiative
• Capacité à gérer de nombreuses priorités et à travailler de manière autonome dans un environnement dynamique
• Maîtrise des logiciels Excel, Word et PowerPoint de Microsoft

CULTURE D’ENTREPRISE

Nous croyons qu’un travail doit avoir un sens, que ce n’est pas juste un gagne-pain. Dans notre culture, votre voix est écoutée et valorisée, puisque c’est une condition de base pour qui souhaite promouvoir une meilleure santé pour tous. Nous osons remettre en question les idées reçues, emboîtant le pas aux personnes qui l’ont fait avant nous. Nous croyons que le milieu de travail devrait nous encourager à être la meilleure version de nous-mêmes. C’est pourquoi nous offrons un environnement où règnent l’inspiration, les défis, la créativité et les récompenses.

Où votre croissance va de pair avec la nôtre.

Où votre voix est écoutée et valorisée.

Où votre travail a de l’importance. Et où vous avez de l’importance.

Nous croyons que notre personnel est essentiel à notre réussite. L’inclusivité rend notre organisation plus forte, sage et éclairée. Le fait d’inclure intentionnellement des personnes ayant des antécédents, des perspectives et des expériences diversifiés améliorera notre culture d’entreprise et aura une incidence positive sur la façon dont nous soutenons nos collectivités. Travailler à GreenShield, c’est se donner la chance de se réaliser soi-même, mais aussi d’apporter un changement positif, ensemble.

À une meilleure santé pour tous!

RENSEIGNEMENTS SUPPLÉMENTAIRES

Ce poste exige une excellente connaissance de l’anglais. Dans le cadre de ses fonctions, la personne sera appelée à communiquer avec des collègues et clients qui parlent principalement anglais. Cette exigence vise à permettre à l’ensemble des membres de notre personnel d’exceller dans leurs fonctions, de collaborer et de communiquer efficacement ainsi que de contribuer à la réussite de l’organisation.

Au besoin, nous prendrons des mesures d’adaptation en vertu des lois sur les droits de la personne à toutes les étapes des processus de recrutement et de sélection. Si des mesures d’adaptation sont nécessaires, veuillez nous en informer par courriel à l’adresse View email address on click.appcast.io. Les renseignements reçus concernant les mesures d’adaptation seront traités en toute confidentialité.

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WHO WE ARE

When it comes to health, we’re always looking for ways to push for better. It’s why we were founded in the first place. In 1957, our founder, pharmacist William Wilkinson, witnessed a mother sacrifice her health by forgoing her own medicine to pay for her sick daughter’s prescription. He knew there had to be a better way. So, he introduced North America’s first prepaid drug plan, and GreenShield was born as a non-profit with a mission to support better health for all Canadians.

We aren’t just a health and benefits company. We’re the only non-profit social enterprise that brings worlds of coverage and care together, all in one place.

We’re noble challengers, purposefully building a better way and we need the best people to help us create a more holistic approach that takes care of the mind and body.

Our mission is to create better health for all Canadians, and we know that starts with our employees.

THE ROLE IN A NUTSHELL

Base Salary: CAD $51,383.00 - 79,261.00

Reporting to the Facility Manager, the Lease Administrator & Workplace Coordinator supports GreenShield's real estate portfolio across Eastern Canada while serving as the primary onsite Facilities representative for the Montreal office.

This role combines lease administration, workplace operations, facilities management and employee experience responsibilities. Working closely with employees, vendors, landlords and internal business partners, the successful candidate will support multiple office locations while helping ensure the smooth operation of GreenShield's Montreal workplace.

Responsibilities include:

• Lease administration, acting as the point of contact for lease-related issues, processes and financial matters
• Administer office operations and budget for a portfolio of GS office locations
• Effective and timely communications on conditions that impact occupants/operations
• Support all reporting on the GS offices
• Primary onsite contact for visitors, providing reception and workplace support as required
• Coordinate readiness of GreenShield’s Montreal boardroom, including scheduling support, room set-up, visitor management, and catering coordination as required
• And other duties as required

WHO WE'RE LOOKING FOR

• College or University Degree in business, accounting/finance, real estate management
• Minimum 2-5 years’ experience in lease administration, commercial real estate, facilities management, property management, office operations, or a related field.
• Strong interpersonal skills with the ability to communicate effectively, exercise sound judgment, and maintain professional working relationships with employees, vendors, landlords and internal business partners.
• Bilingual French and English required
• Analytical and problem-solving skills
• Self-motivated and ability to take initiative
• Ability to manage multiple priorities and work independently in a fast-paced environment.
• Proficiency in Excel, Microsoft Word and PowerPoint

THE CULTURE

We believe a career should be meaningful. Not just a means to earn a living. Our culture is one where everyone's voice is heard and valued. Because that’s what it takes to create better health for all. We dare to challenge the status quo. And we’re driven by people who have challenged theirs. We believe that your workplace should empower you to be the best version of yourself. That’s why we provide a place where you can be inspired, challenged, and rewarded.

Where your growth means our growth.

Where your voice is heard and valued.

Where your work has purpose. And purpose matters.

We believe our people are critical to our overall success. Inclusivity makes us a stronger, smarter and more informed organization. Being intentionally inclusive of diverse backgrounds, perspectives and experiences will enhance our company culture to positively impact how we support our communities. A career at GreenShield isn’t just about personal achievements, it's about making a difference together.