Coordinateur Projets API & Excipients - Hybride

Coordinateur de projets – Bases d’API et d’excipients | Project Coordinator - API & Excipient Bases

Hybride/Hybrid - 6090 Henri Bourassa West/ouest
Montréal, QC H4R, CAN

Medisca est une entreprise mondiale qui s’appuie sur des partenariats solides pour servir les professionnels de la santé dans diverses disciplines liées au bien-être. En proposant des solutions complètes et essentielles, y compris des ingrédients et des services pharmaceutiques, la fabrication de technologies de mélange, des tests analytiques et la formation, Medisca comble les lacunes en matière de soins de santé grâce à un engagement inébranlable en faveur de la précision, de l’innovation et de l’impact sociétal.

Le coordinateur de projet – API et excipients de base apporte son soutien à la mise en œuvre quotidienne de projets interfonctionnels liés aux principes actifs pharmaceutiques (API) et aux excipients de base dans le domaine de la préparation magistrale. Le poste comprend la planification des projets, le suivi des étapes clés, la coordination des réunions, la gestion des risques et des problèmes, le suivi des actions à mener et le respect des délais de livraison. Outre la coordination des projets, ce poste apporte un soutien opérationnel et documentaire aux chefs de produit tout au long du cycle de vie du produit, notamment en gérant les informations sur les produits, les dossiers de projet, la communication avec les parties prenantes, le suivi des ventes et les activités de préparation au lancement. Ce poste contribue à assurer la cohésion des équipes, à maintenir la rigueur des projets et à garantir une exécution dans les délais impartis dans les fonctions R&D, qualité, réglementation, chaîne d'approvisionnement, achats et commerciale. Le candidat idéal est organisé, soucieux du détail, proactif et à l'aise dans un environnement interfonctionnel au rythme soutenu. Le poste est rattaché aux chefs de produit.

Responsabilités et fonctions:

Planification de projet et gestion des diagrammes de Gantt

• Élaborer des diagrammes de Gantt détaillés pour tous les projets en cours et à venir concernant l'ajout de nouveaux produits.
• Travailler en étroite collaboration avec tous les responsables de tâches (R&D, Ingénierie, Approvisionnement, Qualité, Marketing, etc.) afin de confirmer la durée des tâches, leurs interdépendances et les étapes clés.
• Tenir à jour et mettre à jour les diagrammes de Gantt chaque semaine afin de refléter l'avancement réel par rapport au planning.
• Suivre l'état d'avancement des projets, identifier les retards ou les goulots d'étranglement, et transmettre des rapports actualisés aux parties prenantes.
• Veiller à ce que le calendrier du projet reste la seule source fiable pour toutes les échéances et tous les livrables du projet.

Exécution des projets et mise en œuvre interfonctionnelle

• Coordonner l'exécution quotidienne au sein des équipes interfonctionnelles afin de garantir que les livrables des projets respectent les délais fixés.
• Surveiller les risques liés aux projets, les problèmes en suspens et les interdépendances, et signaler de manière proactive tout problème susceptible d'affecter l'exécution, le calendrier ou la qualité.
• Favoriser la résolution des problèmes en coordonnant les responsables, en assurant le suivi des actions jusqu'à leur conclusion et en signalant les obstacles persistants à la direction si nécessaire.
• Favoriser une exécution dans les délais grâce à des rapports d'état clairs, au suivi des réunions et à une communication rigoureuse des priorités, des décisions et des prochaines étapes.
• Soutenir les activités de lancement de nouveaux produits (NPI) en coordonnant les livrables interfonctionnels, en assurant le suivi de la disponibilité de la documentation et en surveillant les dépendances clés du projet afin de garantir une exécution réussie.
• Aider à recueillir les commentaires des parties prenantes, à documenter les exigences et à suivre les changements tout au long de l’exécution du projet.

Suivi des ressources et de la charge de travail

• Examiner et analyser les diagrammes de Gantt afin d’identifier les conflits liés aux ressources ou à la charge de travail — par exemple, lorsqu’une personne se voit attribuer plusieurs tâches qui se chevauchent dans différents projets.
• Signaler à la direction les problèmes potentiels liés à l’affectation des ressources et recommander des ajustements.
• Collaborer avec les responsables de service afin de garantir une couverture adéquate et des délais réalistes.

Rapports et communication

• Rédiger des rapports d'avancement hebdomadaires résumant l'état d'avancement du projet, les risques et les décisions clés à prendre.
• Présenter les mises à jour du calendrier et les ajustements du chemin critique à la direction, si nécessaire.
• Tenir à jour une documentation claire des activités du projet, y compris les décisions, les hypothèses, les registres des modifications, les chartes de projet, la documentation de lancement et les comptes rendus de réunion.
• Collecter, analyser et présenter les données relatives au projet, aux produits, aux aspects commerciaux et opérationnels afin d’étayer les rapports de gestion, les revues d’activité, les activités de planification et les présentations à la direction.
• Compiler, analyser et résumer les résultats d’enquêtes, les retours sur le projet et les commentaires des parties prenantes pour les rapports de gestion, les présentations et les revues de projet.
• Suivre les performances de vente mensuelles pour les catégories de produits désignées en consolidant les données, en identifiant les écarts ou pics significatifs et en signalant les tendances notables pour examen par la direction.
• Soutenir les activités promotionnelles mensuelles en suivant les performances et en préparant des rapports de vente afin d’évaluer les résultats et d’identifier les tendances clés.
• Participer à des réunions interfonctionnelles, consigner les points de discussion et les décisions clés, et définir des actions claires pour faciliter un suivi et une exécution en temps opportun.

Gestion de projet et rigueur dans l'exécution

• Veiller au respect des normes de gouvernance de projet, gérer les outils de suivi et la documentation afin de garantir une exécution cohérente de toutes les initiatives.
• Animer les réunions de projet régulières, préparer les ordres du jour, consigner les décisions et assurer un suivi rapide des engagements et des prochaines étapes.
• Contribuer à l'amélioration continue des méthodes de planification de projet, des modèles et des flux de travail afin d'améliorer l'efficacité et la visibilité de l'exécution.
• Renforcer la responsabilisation en assurant le suivi des jalons, des livrables et des actions à mener, et en veillant à ce que les parties prenantes soient informées des délais, des responsabilités et des décisions en suspens.
• Soutenir les chefs de produit dans la gestion de la documentation relative au développement des produits, des spécifications produit et des livrables interfonctionnels tout au long du cycle de vie du produit.
• Gérer les référentiels de projet, les systèmes de documentation et les archives afin de garantir que les informations sont exactes, à jour et accessibles aux parties prenantes.
• Soutenir les activités de clôture de projet et post-lancement en coordonnant les enseignements tirés, en documentant les opportunités d'amélioration, en assurant le suivi des résultats et en conservant les archives de clôture.
• Soutenir la mise en œuvre de la campagne en coordonnant les activités, en surveillant l'avancement des travaux et en assurant le suivi auprès des parties prenantes afin de garantir que les objectifs soient atteints dans les délais et de veiller à leur cohérence.
• Baccalauréat en gestion de projet, en administration des affaires ou dans un domaine connexe.
• Une (1) à deux (2) années d’expérience en gestion de projet dans les secteurs de la fabrication, de la gestion de produits ou des sciences de la vie.
• Maîtrise approfondie de Microsoft Project, Smartsheet ou d’outils de planification équivalents basés sur des diagrammes de Gantt.
• Excellentes compétences en communication, en organisation et en gestion des parties prenantes.
• Capacité avérée à travailler efficacement avec des équipes interfonctionnelles et à gérer simultanément plusieurs projets complexes.
• Esprit analytique, souci du détail et capacité à identifier rapidement les interdépendances et les risques.

Ce que cela vous apporte...

Nous investissons du temps et des ressources pour nous assurer que Medisca est à la hauteur des personnes que nous embauchons.

• Équilibre vie professionnelle/vie personnelle - Semaine de travail de 37,50 heures avec des vendredis qui terminent plus tôt toute l'année , politique de congés payés et de vacances.
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Nous remercions tous les candidats de leur intérêt; toutefois, seuls les candidatssélectionnéspour entrevue seront contactés.

Nous souscrivons au principe de l’équité en matière d’emploi.

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