Yulom - Conference Manager

Présentation de l’établissement
Situé au cœur du Vieux-Montréal, l’AC Hotel Old Montreal est un hôtel boutique de 124 chambres, membre de Marriott International. L’établissement offre une expérience moderne et épurée, adaptée à une clientèle affaires et loisirs, et bénéficie d’un emplacement stratégique à proximité du Palais des congrès et du Vieux-Port.Objectif du poste
Le Gérant des conférences est responsable de la gestion opérationnelle des groupes, de la signature du contrat jusqu’au départ du client. Il assure la coordination complète des opérations groupes, le respect des échéanciers et la communication entre les départements.Se reporte au Directeur des Ventes et MarketingResponsabilités principales
Mise en place des dossiers groupes
Création des groupes dans les systèmes (PMS, MARSHA, Delphi)Vérification des informations contractuellesMise en place des liens de réservation et suivi des inventairesGestion financière et dépôts
Préparation et envoi des proformasSuivi actif des échéanciers de dépôtsRelance client afin d’assurer le respect des paiementsCoordination avec le département financeCoordination et préparation des événements
Production des BEO (Banquet Event Orders) dans les délais requisÉlaboration et diffusion des Group ResumesVérification de l’exactitude des informations opérationnellesSuivi des rooming lists et demandes clientsAnimation et communication interne
Organisation et animation des réunions groupes et réunions BEOCommunication avec les équipes opérationnelles (réception, entretien ménager, restauration)Suivi des actions avant arrivéeSuivi pré-arrivée et séjour
Préparation des arrivées groupes (assignations, VIP, demandes spéciales)Coordination quotidienne avec les départements pendant le séjourGestion des demandes de dernière minuteDépart et post-séjour
Vérification de la facturation finale avec la financeClôture des dossiers groupesAttribution des points Bonvoy après le séjourMise à jour des systèmes (Delphi, notes clients)Et assumer toutes autres responsabilités connexes nécessaires au bon fonctionnement du département et à la réussite des événements groupesProfil recherché
Sens de l’organisation et rigueurCapacité à gérer plusieurs dossiers simultanémentExcellentes compétences en communicationBilingue français / anglaisConnaissance des systèmes Marriott (un atout)Source: Urgo Hotels & Resorts Canada
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