Coordonnateur du service à la clientèle sur place/ Onsite Customer Service Coordinator

Overview

Qui sommes-nous?—

Transcat est une entreprise dynamique, innovante et en pleine croissance, reconnue comme le chef de file en matière de services d’étalonnage et de conformité en Amérique du Nord et au-delà. Avec plus de 1 000 employés — occupant des postes techniques, de consultation, opérationnels, de vente, financiers et administratifs —, nous avons su résister à l’épreuve du temps en tenant notre promesse « Trust in Every Measure » (La confiance dans chaque mesure) envers nos clients issus de secteurs essentiels, notamment les sciences de la vie, l’aérospatiale, la défense, l’énergie et les services publics. Nous tenons cette promesse grâce à nos employés, qui incarnent chaque jour nos valeurs, selon la « manière Transcat ». Nos employés sont au cœur du travail enrichissant, stimulant et transformateur que nous accomplissons pour nos clients et pour ceux qu’ils servent. Êtes-vous prêt à vous joindre à une entreprise où votre travail fait une différence et où vous pouvez évoluer dans votre carrière?

Voici ce que Transcat a à offrir :

• Un travail qui a du sens
• Une culture d’entreprise fondée sur des valeurs, où les gens se soucient les uns des autres et du travail qu’ils accomplissent ensemble
• Flexibilité
• Formation et perfectionnement pour accélérer l’apprentissage et l’avancement professionnel
• Rémunération concurrentielle avec un salaire annuel compris entre 70 000 $ et 75 000 $
• Excellents avantages sociaux, notamment des congés payés, une assurance maladie, le remboursement des frais de scolarité, un régime de retraite, un programme d’achat d’actions, et BIEN PLUS ENCORE!

Résumé du poste :

Le coordonnateur du service à la clientèle sur place assurera la liaison entre les équipes d’exploitation, des ventes et le client. Titulaire de ce poste, il est chargé de communiquer et de coordonner avec les clients pour les interventions sur place, ainsi que d’optimiser les services fournis par Transcat. Il examine les soumissions de commandes de service avec les équipes d’exploitation et des ventes, et planifie les ressources selon les besoins. Il accorde une grande importance aux exigences des installations sur place et coordonne toutes les facettes du processus. Il collabore avec les clients pour finaliser les factures et clôturer les travaux au sein de la plateforme de facturation interne. Le coordonnateur rassemblera également l’équipement provenant des différents services en vue de son expédition.

Le coordonnateur du service à la clientèle sur place se déplacera entre le laboratoire local de Transcat et le site de nos clients.

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Who we are—

Transcat is a dynamic, innovative, growing company that has been recognized as the leading calibration and compliance services provider in North America and beyond. With over 1,000 employees—in technical, consulting, operational, sales, finance, and corporate roles—we have stood the test of time by delivering on our Trust in Every Measure promise to our customers in vital industries, including life sciences, aerospace, defense, energy, and utilities. We fulfill this promise through our employees, who live Our Values every day, the Transcat Way. Our employees are at the center of the rewarding, challenging, and life-changing work we do for our customers and those they serve. Are you ready to join a company where the work you do makes a difference, and where you can grow in your career?

Here’s what Transcat has to offer—

• Work that matters
• A values-based culture where people care about each other and the work they do together
• Flexibility
• Training and development to accelerate learning and career advancement
• Competitive compensation with a range of $70-$75K annual salary
• Great benefits, including paid time off, health insurance, tuition reimbursement, retirement, stock purchase plan, and MORE!

Position Summary:

The Onsite Customer Service Coordinator will serve as a conduit for information between operations, sales, and the customer. This role is responsible for communicating and coordinating with clients for onsite opportunities and optimizing services provided by Transcat. Reviews service order quotes with operations and sales, and schedules resources as needed. Strong focus on onsite facility requirements, coordinating all facets of the process. Works with customers to finalize invoices and complete jobs within internal billing platform. Coordinator will also gather equipment from individual departments to be shipped.

The Onsite Customer Service Coordinator will be traveling between the local Transcat lab, and our customer site.

Qualifications

Connaissances, compétences et aptitudes requises : Formation et expérience : Exigences physiques

• Excellentes compétences verbales et écrites
• Doit être capable de travailler en équipe
• Doit être capable d’effectuer plusieurs tâches simultanément
• Doit avoir le souci du détail

• Au minimum un diplôme d’études secondaires ou un diplôme d’équivalence (GED); ou une expérience et/ou une formation pertinente d’une durée de un à trois mois; ou une combinaison équivalente de formation et d’expérience, de préférence dans un milieu technique
• Au moins 5 ans d’expérience en service à la clientèle dans un milieu technique, un atout

• Expérience en rédaction de rapports, un atout

Les exigences physiques décrites ici sont représentatives de celles auxquelles un employé doit satisfaire pour s’acquitter avec succès des fonctions essentielles de ce poste. Des mesures d’adaptation raisonnables peuvent être prises pour permettre aux personnes ayant un handicap d’exercer les fonctions essentielles.

Dans l’exercice de ses fonctions, l’employé doit régulièrement se tenir debout; marcher; utiliser ses mains pour manipuler, tenir ou palper; tendre les mains et les bras; grimper ou garder l’équilibre; ainsi que se pencher, s’agenouiller, s’accroupir ou ramper. L’employé doit occasionnellement s’asseoir, parler ou écouter. Les capacités visuelles spécifiques requises pour ce poste comprennent la vision de près, la vision des couleurs et la capacité à ajuster la mise au point.

Environnement de travail

Les caractéristiques de l’environnement de travail décrites ici sont représentatives de celles auxquelles un employé est confronté lorsqu’il exerce les fonctions essentielles de ce poste. Des mesures d’adaptation raisonnables peuvent être mises en place pour permettre aux personnes ayant un handicap d’exercer les fonctions essentielles. Le niveau de bruit dans l’environnement de travail est généralement modéré.

Égalité des chances et non-discrimination

Transcat est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité des chances et interdit toute discrimination fondée sur un statut protégé. Tous les candidats qualifiés seront pris en considération pour l’emploi sans égard à l’âge, la couleur de peau, les croyances, le handicap, le statut de victime de violence conjugale, l’identité de genre, la prédisposition génétique ou le statut de porteur, l’état civil, l’origine nationale, la grossesse, la race, la religion, le sexe, l’orientation sexuelle, le statut d’ancien combattant protégé ou d’appartenance à tout autre groupe ou activité protégés.

Nous mettrons en place des mesures d’adaptation raisonnables pour les employés ayant un handicap afin de leur permettre d’exercer les fonctions essentielles de ce poste, à moins que cela ne représente un fardeau excessif pour l’entreprise ou ne constitue une menace directe pour la santé et la sécurité.

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Required Knowledge, Skills, and Abilities:

• Excellent verbal and written skills
• Must be able to work with others
• Must be able to multitask
• Must be detail oriented

Education and Experience:

• Minimum of a High school diploma or general education degree (GED); or one to three months’ related experience and/or training; or equivalent combination of education and experience preferably in a technical environment
• 5+ years customer service experience in a technical environment, preferred
• Report writing experience, preffered

Physical Demands

The physical demands described here are representative of those that must be met by an employee to successfully perform the essential functions of this job. Reasonable accommodations may be made to enable individuals with disabilities to perform the essential functions.

While performing the duties of this Job, the employee is regularly required to stand; walk; use hands to finger, handle, or feel; reach with hands and arms; climb or balance and stoop, kneel, crouch, or crawl. The employee is occasionally required to sit and talk or hear. Specific vision abilities required by this job include close vision, color vision and ability to adjust focus.

Work Environment

The work environment characteristics described here are representative of those an employee encounters while performing the essential functions of this job. Reasonable accommodations may be made to enable individuals with disabilities to perform the essential functions. The noise level in the work environment is usually moderate.

Equal Opportunity and Non-Discrimination

Transcat is an equal-opportunity employer and prohibits discrimination on the basis of any protected status. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to age, color, creed, disability, domestic violence victim status, gender identity, genetic predisposition or carrier status, marital status, national origin, pregnancy, race, religion, sex, sexual orientation, status as a protected veteran or as a member of any other protected group or activity.

We will make reasonable accommodations for personnel with disabilities to enable them to perform the essential functions of this position unless to do so poses an undue hardship on the company or a direct threat to health and safety.

Responsibilities

Principales fonctions et responsabilités :

• Gérer le flux de travail des services afin de respecter les engagements pris envers les clients et de veiller à ce que l’état d’avancement des travaux soit documenté avec précision et en temps réel en tout temps
• Poste au rythme soutenu, axé sur les délais d’exécution et les temps de réponse aux clients
• Assurer la haute qualité des livrables destinés aux clients et gérer les activités après-vente liées au soutien technique en matière d’étalonnage
• Les indicateurs de réussite porteront notamment sur la facilité du service, la rapidité de la communication, ainsi que la capacité à communiquer clairement sur la qualité du service et du travail effectué, entre autres objectifs de rendement périodiques désignés
• Protéger l’équipement, le matériel et les renseignements de l’entreprise et des clients obtenus dans l’exercice de ses fonctions
• Calculer et exécuter les travaux au sein des systèmes internes de facturation
• Créer régulièrement des bons de commande pour les interventions sur place, l’achat de pièces et les commandes internes
• Travailler conformément aux politiques et procédures de l’entreprise ainsi qu’aux normes commerciales et techniques généralement reconnues
• Assumer la responsabilité de veiller au renouvellement en temps opportun des ententes annuelles de service d’étalonnage sur le terrain et des interventions sur place des fournisseurs
• S’assurer que toutes les politiques et procédures relatives à la coordination des interventions sur place et de celles des fournisseurs sont respectées
• Coordonner l’établissement des soumissions, l’examen technique et la remise des soumissions de services aux clients
• Gérer les interactions quotidiennes entre le client, le personnel de soutien opérationnel et les ressources techniques afin de s’assurer que les objectifs du client sont atteints
• Collaborer de manière interfonctionnelle pour veiller à ce que les logiciels de planification, d’ERP, de CRM et de gestion des travaux sur place reflètent toujours le travail en cours
• Coordonner les exigences des clients avec les techniciens, notamment en ce qui concerne la formation en matière de sécurité et les renseignements spécifiques au site
• Examiner les exigences des bons de commande des clients et recommander des modifications au besoin en vue de la facturation finale
• Saisir les unités dans le logiciel du laboratoire d’étalonnage afin de respecter les engagements pris envers les clients
• Préparer les documents d’expédition pour les clients selon les besoins
• Aider à la gestion des expéditions et des réceptions ainsi qu’au traitement dans le système de gestion des transports (TMS) au besoin
• Gérer le flux de travail de traitement des commandes dans plusieurs systèmes d’affaires
• Communiquer avec les clients pour leur fournir des soumissions et obtenir les numéros de bon de commande, puis consigner ces communications dans les systèmes appropriés
• Informer les clients de l’état d’avancement et/ou des dates d’achèvement des réparations et des étalonnages, et les appeler pour le ramassage
• Répondre aux questions des clients concernant la facturation, la livraison, les dates d’expédition, etc.
• Transmettre des renseignements techniques généraux aux clients
• Générer des bons de commande pour les pièces et les services au besoin
• Tenir à jour, de manière précise et complète, les dossiers et registres du service en temps opportun
• Soutenir activement la mission, les objectifs, les programmes et les politiques de l’entreprise
• Surveiller et optimiser le flux de travail et les délais administratifs
• Autres tâches attribuées

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Essential Duties and Responsibilities:

• Control service workflow so that customer commitments are met and up to date job status is accurately documented at all times
• Fast-paced position driven on turnaround and response time to customers
• Drive high quality customer deliverables and post sales customer functions relating to calibration service support
• Measures of success will be surrounding ease of service, timeliness of communication, as well as ability to articulate quality of service and work performed among other periodic performance targets as designated
• Safeguard company and customer equipment, material and information learned in execution of duties
• Calculate and complete jobs within internal billing platform systems
• Regularly creates purchase orders for on-sites, parts purchase and internal ordering
• Work in accordance with company policies and procedures and generally accepted business and technical standards
• Assume responsibility for ensuring timely renewal of annual calibration field service agreements and vendor on-sites
• Ensure all policies and procedures relative to on-site and vendor on-site coordination are followed
• Coordinate the quoting, technical review, and delivery of service quotations to customers
• Manage day-to-day interactions between the customer, operational support staff and technical resources to ensure customer objectives are met
• Collaborate in a cross-functional manner to maintain scheduling, ERP, CRM and onsite job management software is always reflective of work in process
• Coordinate customer requirements with Technicians, such as safety training and location specific information
• Review customer PO requirements and advise revisions as needed for final billing
• Process units into the calibration lab software so that customer commitments are met
• Prepare customer paperwork for shipments as required
• Assist in shipping/receiving and TMS processing as required
• Controls order processing workflow in multiple business systems
• Contact customers with estimates and get purchase order numbers, document communications in the respective systems
• Advise customers of status and/or completion dates of repair and calibration, call customers for pick-up
• Answer customer questions regarding billings, delivery, ship dates, etc.
• Relay general technical information to customers
• Generate purchase orders for parts and services as needed
• Maintain accurate, complete, and up-to-date department files and records on a timely basis
• Actively support the company mission, goals, programs and policies
• Monitor and drive workflow and administrative turn times
• Other job duties as assigned