Secrétaire-réceptionniste

Riche de ses 100 ans d’existence, l’ÉcolACTion, connue précédemment sous le nom d’École Apostolique, est maintenant dirigée par un conseil d'administration. On y reçoit des élèves de la maternelle à la 6e année du primaire. Les enfants y cheminent dans un milieu de vie dynamique et harmonieux, où la mission d'excellence prédomine à tous les niveaux. Notre souci de la qualité est présent, d'abord et avant tout, dans le développement de compétences disciplinaires, mais aussi dans le cheminement global de l'élève. De plus, par notre encadrement individualisé et rigoureux, nous visons à permettre à chaque enfant de s'épanouir à sa mesure en l'accompagnant et en lui donnant un goût constant du dépassement. L'ÉcolACTion mise sur des valeurs humaines pour favoriser la réussite et l'actualisation du potentiel de chacun en passant par l’apprentissage, la créativité et la technologie !

Description du poste

Le/la secrétaire réceptionniste assure l’accueil dans l’établissement et agit en support aux parents et au personnel de l’école. Il/elle doit accomplir différentes tâches administratives qui contribuent au bon fonctionnement de l’école.

• Effectuer une surveillance de l’accueil, ouvrir la porte, accueillir les visiteurs et s’assurer de leur identité ; 
• Traiter les absences des élèves et faire les appels requis pour transmettre les informations aux enseignants et au service de garde ;
• Créer et tenir à jour les dossiers d’élèves ;
• Effectuer les déclarations nécessaires au ministère de l’Éducation du Québec ;
• Gérer les suppléances lorsque le personnel doit s’absenter et assurer un suivi de la liste de suppléants ;
• Répondre aux demandes de renseignements et assurer un suivi des communications reçues ; 
• Procéder aux nouvelles inscriptions et aux réinscriptions à l’école et au parascolaire ;
• Effectuer la gestion de la liste d’attente et faire visiter l’école aux parents et enfants au besoin lors de nouvelles inscriptions ;
• Rédiger les listes de matériel scolaire en sollicitant les enseignants, effectuer les commandes de fournitures et transmettre l’information aux parents ;
• Produire les bulletins en comptabilisant l’information transmise par les enseignants ;
• Communiquer avec la firme d’informatique en cas de problème technique pour obtenir le support nécessaire ;
• Assurer un suivi des différentes listes nécessaires au bon fonctionnement de l’école et les tenir à jour ;
• Planifier les campagnes de vaccination avec l’infirmière du CLSC ;
• Veiller en tout temps à la santé, à la sécurité et au bien-être des élèves de l’école ; 
• Gérer les demandes informatiques avec le fournisseur et les employés.

Qualification requise

• DEC ou DEP en administration, bureautique ou tout autre domaine connexe.

Savoir être

• Autonomie et débrouillardise;
• Fiabilité;
• Structure et ordre.

Savoir faire

• Capacité à réaliser différentes tâches en même temps;
• Traiter des informations sensibles de manière confidentielle;
• Rédiger des communications écrites;
• Excellente maitrise du français oral et écrit;
• Aptitudes en informatique