Gestion documentaire - Projets

Coordonnateur.rice à la gestion documentaire - Projets

Chez AÉRO Mécanique Turcotte inc., vous joindrez une équipe où la collaboration, l'entraide et le travail bien fait occupent une place importante.

Nous sommes une entreprise québécoise spécialisée en ventilation, climatisation et chauffage (CVCA), qui réalise des projets dans les secteurs commercial, industriel, résidentiel et institutionnel.

En vous joignant à notre équipe, vous occuperez un rôle clé dans le bon déroulement de nos projets. Vous aimez que les choses soient bien structurées, faire des suivis et rien ne vous échappe? Vous êtes à l'aise de communiquer avec différents intervenants afin d'obtenir les documents requis dans les délais, et de faire avancer les dossiers?

Ce poste pourrait vous plaire!

Vous n'avez pas besoin de beaucoup d'expérience, simplement le désir d'apprendre.

Votre rôle

Relevant de l'équipe des projets, vous serez principalement responsable de la gestion et du suivi de la documentation des projets , du début jusqu'à la fermeture des dossiers.

Le cœur de votre rôle sera d'assurer le suivi des dessins d'atelier, fiches techniques et autres documents requis , d'en obtenir l'approbation et de vous assurer que toute la documentation nécessaire est complète, classée et disponible au bon moment.

Au quotidien, vous aurez notamment à :

• Créer et effectuer le suivi des commandes dans notre logiciel ERP, Maestro;
• Demander aux fournisseurs et sous-traitants les fiches techniques, dessins d'atelier et autres documents requis;
• Effectuer les suivis nécessaires afin d'obtenir la documentation dans les délais requis;
• Classer et organiser les documents reçus;
• Maintenir à jour les outils et tableaux de suivi;
• Transmettre les documents aux professionnels concernés pour approbation;
• Assurer le suivi des approbations, commentaires et demandes de corrections;
• Informer l’équipe de projet lorsque les approbations sont obtenues, afin de permettre la coordination et la relâche de l'équipement;
• Rassembler, organiser et vérifier les documents requis pour la remise des manuels de fin de projet aux clients;
• Effectuer toute autre tâche connexe nécessaire au bon suivi administratif et documentaire des projets.

Le profil que nous recherchons

Nous recherchons avant tout une personne :

• Organisée et rigoureuse;
• Reconnue pour son sens du suivi et sa capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément;
• À l'aise d'effectuer des relances par courriel et par téléphone;
• Autonome et proactive;
• Attentive aux détails;
• À l'aise avec les outils informatiques et la gestion de documents;
• Capable de communiquer efficacement avec différents intervenants, tant à l'interne qu'à l'externe.

Connaitre la suite Microsoft Office, particulièrement d'Excel et d'Outlook, sera nécessaire.

Vous aimez faire avancer les dossiers et avoir la satisfaction de voir qu'un suivi rigoureux contribue concrètement au succès d'un projet? Nous aimerions vous rencontrer!