Coordonnateur ou coordonnatrice du conseil d'administration

La date limite pour le dépôt des candidatures est lundi, 24 août, 2026 – 9 h (HNE). 

Au cœur de l'identité de  Médecins Sans Frontières (MSF) Canada se trouve un engagement en faveur de l'éthique médicale, de l'indépendance, de la neutralité et de l'impartialité. Nous allons là où les besoins sont les plus grands. Depuis la création de MSF, en 1971, ces idéaux guident tous les aspects de notre travail, des soins médicaux à la coordination logistique, en passant par les finances et la communication. 

Impact du poste

Le coordonnateur ou la coordonnatrice du conseil d'administration travaille au sein d'une équipe regroupant à la fois le conseil d'administration et l'Association; il ou elle assure la liaison entre les membres du conseil d'administration, les membres de l'Association, le personnel de MSF Canada, les bénévoles qui soutiennent les activités associatives de MSF Canada et les associations des autres sections MSF. Le travail de cette équipe combinée vise à encourager, à soutenir et à organiser l'Association pour qu'elle endosse deux rôles essentiels : la gouvernance de l'organisation et le maintien de la vie associative au Canada.

La personne à ce poste joue un rôle clé pour aider à maximiser l'efficacité et le fonctionnement du conseil d'administration en soutenant la coordination et en facilitant les tâches et activités clés des membres du Conseil, en particulier celles de la présidente. Ce rôle est essentiel : il veille à ce que le conseil d'administration et ses comités atteignent les objectifs prioritaires annuels et fonctionnent avec efficience et efficacité. La personne à ce poste garde une vue d'ensemble de tous les travaux des comités réalisés par le Conseil (à l'exception de ceux qui sont sensibles ou confidentiels), des communications et des événements qui concernent le Conseil, et s'assure d'identifier les opportunités de coordination, de cohérence et de complémentarité dans le travail du Conseil. Elle doit faire preuve de diplomatie et être axée sur le service et les résultats, avec un grand souci du détail, en plus d'être dotée d'excellentes compétences en rédaction et en communication et d'une capacité démontrée à organiser et à prioriser efficacement les tâches du flux de travail dans un environnement dynamique.

Nos valeurs :

Notre travail est guidé par les principes humanitaires d'impartialité, de neutralité et d'indépendance, et enraciné dans l'éthique médicale universelle.

Nous donnons vie à ces principes grâce à la façon dont nous traitons les autres , travaillons et entretenons des relations avec le mouvement international de MSF :

• Respect, intégrité, inclusion – favoriser un milieu de travail fondé sur l'équité et l'appartenance

• Découverte, apprentissage, audace – encourager la curiosité, l'innovation et l'action audacieuse

• Impact, transformation, responsabilité partagée – susciter le changement significatif et la responsabilité collective

Ces valeurs façonnent notre culture et guident tout ce que nous faisons pour soutenir la mission sociale de MSF.

MSF Canada est à la recherche d'une personne pour :

• Coordonner les activités, les événements et le calendrier du conseil d'administration, y compris la logistique pour les membres, en veillant à la clarté des rôles, des objectifs et des délais.

• Gérer le calendrier du Conseil, les procès-verbaux des réunions et toute autre documentation nécessaire aux opérations du Conseil, en endossant la responsabilité de l'ensemble des tâches administratives.

• Coordonner toutes les activités et tous les événements du conseil d'administration, en assurant une collaboration harmonieuse avec l'équipe de l'Association.

• Produire et diffuser des communications du Conseil à l'intention des parties prenantes, en veillant à l'exactitude de l'information et à l'alignement avec les messages clés.

• Gérer de manière indépendante les tâches opérationnelles relevant de ce rôle et faire en sorte que le Conseil reste concentré sur son rôle de supervision stratégique tout en maintenant le bon déroulement des opérations quotidiennes. 

La personne retenue devra démontrer :

  Coordination et mise en œuvre du cycle du Conseil

• Élaborer et gérer le calendrier annuel du conseil d'administration pour qu'il soit aligné sur le cycle de contrôle ainsi que sur le calendrier du bureau de la direction générale et du mouvement international;

• Suivre et superviser la réalisation des tâches prioritaires annuelles du Conseil en travaillant avec les présidents et présidentes des comités et les membres individuels pour fixer des délais clairs, fournir des mises à jour régulières sur les points en suspens et assurer un suivi en temps opportun;

• Organiser et tenir à jour les documents du Conseil, y compris la mise à jour, l'archivage et l'amélioration des systèmes d'archivage numérique sur SharePoint, en collaboration avec la secrétaire du conseil d'administration

• Coordonner le processus d'intégration des nouveaux membres du Conseil, et revoir ce processus annuellement, afin de leur assurer une intégration adéquate aux activités du Conseil.

Soutien aux comités et aux réunions du Conseil

• Soutenir les comités du Conseil avec la logistique, l'administration et le suivi, y compris pour l'établissement de l'ordre du jour, le suivi des points d'action et les communications avec les parties prenantes;

• Maintenir des flux de travail clairs entre les comités pour assurer l'alignement et éviter la duplication des efforts;

• Établir des lignes directrices sur les processus des comités pour simplifier les flux de travail et améliorer l'efficacité;

• Coordonner la logistique des réunions du conseil d'administration et les événements associés, y compris :

• Soutien à l'élaboration, puis à la diffusion de l'ordre du jour et de tous les documents justificatifs,

• Logistique entourant les réunions en personne ;

• Rédaction des procès-verbauxl et distribution en temps opportun des procès-verbaux après les réunions;

• Coordonner les activités et événements du Conseil avec l'équipe de l'Association; diriger la diffusion de l'information afin que le Conseil et l'équipe de l'Association travaillent en coopération

• Assemblée générale annuelle (AGA) : En collaboration avec la responsable de l'équipe de l'Association, s'assurer que les procès-verbaux de l'AGA sont exacts, de haute qualité et conformes aux exigences en matière de gouvernance.

Soutien administratif

• Surveiller et gérer le budget du Conseil (en coordination avec le trésorier et la présidente), y compris :

• Suivre les dépenses et signaler les préoccupations concernant les dépenses et demandes excessives;

• Servir de principal point de contact pour les demandes de renseignements liées au budget

• Traiter les demandes de remboursement et les factures de dépenses liées au Conseil avec le trésorier et la responsable de l'équipe de l'Association

• Assurer la liaison avec l'équipe des achats et des voyages et le Conseil pour assurer le transport et l'hébergement financièrement responsables pour les voyages des membres du Conseil;

• S'assurer que les membres du Conseil suivent toutes les formations requises (selon les exigences de MSF ou de la loi) et gérer les documents tels que le Code de conduite du Conseil, les déclarations de conflit d'intérêts et les ententes de confidentialité;

• Maintenir et mettre à jour le SharePoint et le sous-répertoire du Conseil pour assurer l'accessibilité et l'exactitude;

• Fournir au personnel une orientation sur les opérations et les fonctions du Conseil, au besoin;

• Agir à titre de point de contact à l'Exécutif pour les demandes techniques et de soutien du Conseil.

• Offrir du soutien administratif ad hoc à la présidente, à la vice-présidente ou à la secrétaire au besoin. 

Connaissances et expérience

• Bonne compréhension des attentes en matière de gouvernance pour les organismes de bienfaisance canadiens et/ou les entités MSF

• Expérience dans un poste à haut niveau de responsabilité en coordination administrative ou exécutive

• Expérience dans l'élaboration de communications pour des cadres

• Expérience dans l'organisation et la coordination d'un cycle annuel

• Expérience dans un rôle exigeant un haut niveau de confidentialité

• Expérience à organiser des réunions sur un ou plusieurs jours avec des personnes provenant d'autres villes.

• Expérience de travail auprès d'un ou de plusieurs conseils d'administration pour une organisation à but non lucratif/humanitaire au Canada et à l'étranger (ou expérience similaire ou connexe)

• Expérience à coordonner les priorités de diverses parties prenantes dans des flux de travail cohérents

Éducation, certifications et langues

• Maîtrise de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit

Information sur le poste

Niveau du poste : Contributeur individuel

Département : Association

Statut du poste : Permanent

Taux d'activité : 100 %, 37,5 heures par semaine

Lieu de travail : Toronto

Salaire : Niveau 12 sur la grille salariale de MSF Canada, soit 58 410 $ par année ( non négociable)

Conditions de travail :

• Heures régulières du lundi au vendredi (de 9 h à 17 h, heures de présence obligatoire de 10 h à 15 h); soirées ou week-ends à l'occasion.

• Un modèle de travail hybride (40 % dans les bureaux de MSF Canada par semaine) 

• Bureau désigné dans un espace de travail partagé disponible

Avantages sociaux :

• Assurance collective complète (santé, soins dentaires, plan Tranquillité d'esprit, assurance vie, assurance en cas de décès ou de mutilation accidentels)

• 5 % de cotisation à un REER (aucune cotisation équivalente requise)

• 4 semaines de vacances par an

• Comptes crédit santé et crédit bien-être

• Horaires de travail flexibles

• Budget annuel de perfectionnement professionnel

• Programme d'aide aux employés et à la famille (PAEF)

• Accès aux ressources internes de l'unité de santé psychosociale

Il faut être légalement autorisé · e à travailler au Canada ; MSF Canada n'est pas en mesure de soutenir ou de relocaliser des candidat · e · s de l'extérieur du Canada.

Offre d’emploi

Cette annonce concerne un poste existant et n’a pas pour objectif de constituer une banque de candidatures pour de futurs postes. Les candidatures qualifiées seront évaluées individuellement pour les critères explicitement reliés à ce poste.

Déclaration sur l’utilisation de l’IA

Nous n’utilisons pas l’intelligence artificielle (IA) pour présélectionner ou choisir automatiquement les gens pour un entretien. L’IA peut être utilisée en soutien dans le processus de recrutement, notamment pour :

• résumer les notes des personnes responsables du recrutement et des interviews;

• effectuer des recherches limitées par mots-clés pour des critères spécifiques liés au poste.

Chaque candidature est examinée par une personne qualifiée, afin d’évaluer l’expérience transférable ou similaire, indépendamment de toute analyse préliminaire assistée par l’IA.

Le safeguarding

MSF s’engage à prévenir les abus, les comportements inappropriés, les manquements à l’intégrité ainsi que les inconduites financières dans le cadre de ses activités et de ses espaces de soins. MSF attend de l’ensemble de son personnel qu’il adhère à cet engagement et contribue à promouvoir un environnement où les abus et les inconduites ne sont pas tolérés.

Accessibilité

Pour toute question concernant les accommodements potentiels et l’accessibilité, contactez l'équipe des ressources humaines .