エグゼクティブアシスタント兼オフィスコーディネーター

仕事内容について

当社は日本で事業拡大中の国際企業です。
日々のオフィス運営を支える、信頼性が高く主体的に行動できる オフィス＆アドミニストレーションマネージャー を募集しています。
理想的な候補者は、優れた組織力とコミュニケーション能力を持ち、責任感と高いプロ意識を兼ね備えた方です。
このポジションは、経営チーム・会計事務所・取引先・顧客との調整の中心的な役割を担います。

主な業務内容

財務・会計サポート

• 外部会計事務所との日本語および英語でのやり取り

• 請求書の作成および会計事務所への支払指示

• 取引先への支払、顧客請求、会社経費の管理

• 月次レポートや記録のサポート

顧客・パートナー対応

• 経営陣および海外からの来日スタッフのスケジュール・ミーティング調整

• 顧客、保険会社、業務提携先との連絡・調整

• 必要に応じて日本語でのメール作成や簡単な通訳対応

オフィス・ベンダー管理

• 備品、設備、清掃・メンテナンスなどの購入や手配

• サービス業者・取引先との連絡・調整

• 代表電話・FAX・代表メール（info@、finance@、View email address on bewerben.drsholding.ag）の管理

文書・情報管理

• 契約書、請求書、その他の書類をOneDriveおよびSharePoint上で整理・保管

• 機密情報の安全かつ効率的な管理

総務・出張サポート

• 経営陣およびチームメンバーの出張手配（航空券・宿泊・行程など）

• ビザや各種行政手続きのサポート

• 銀行、弁護士、会計士など専門パートナーとの連絡窓口

雇用条件

• 正社員（試用期間あり）

• 経験・能力に応じた競争力のある給与

• 成長を続ける国際企業でのキャリアアップのチャンスあり

応募資格

• ネイティブまたはビジネスレベルの日本語力、および日常会話レベルの英語力

• 日本語での優れたコミュニケーション能力と電話対応スキル

• 高い組織力とマルチタスク能力

• 会計の基本原則および財務関連書類の理解

• Microsoft 365（Outlook、Excel、Word、SharePoint、Teams）の高度な操作スキル

• 国際的またはスピード感のある職場での勤務経験があれば尚可

人物像

• 細部に注意を払える誠実で信頼できる方、自立して業務を進められる方

• 経営陣や外部パートナーとのコミュニケーションに抵抗のない方

• 多文化なチーム環境に柔軟に対応でき、オープンマインドな方