Coordonnatrice responsable, coordonnateur responsable, affaires académiques

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Motif De L'offre D'emploi

Nouveau poste

Type D’emploi

Employé

Durée anticipée en mois (pour les contrats et les affectations temporaires):

N/A

Famille D’emplois

Opérations commerciales

Nombre De Postes à Pourvoir

1

Faculté/Service - Département

Affaires étudiantes, Registraire et gestion des effectifs étudiants

Campus

Campus principal

Affiliation Syndicale

PSUO

Date D’affichage (AAAA/MM/JJ)

2026/11/02

Les Candidatures Doivent Être Reçues AVANT LE (AAAA/MM/JJ)

2026/11/13

Heures Par Semaine

35

Classe Salariale

SSUO Grade 09

Échelle Salariale

$76,104.00 - $96,135.00

À Propos Des Affaires Étudiantes

Le Service des affaires étudiantes est au cœur même de l'expérience étudiante à l'Université d'Ottawa. Nous recrutons les meilleurs futurs étudiants, nous les soutenons tout au long de leurs années universitaires et nous les laissons bien préparés à des carrières épanouissantes et à des études futures. Notre équipe de plus de 600 employés dévoués fournit les services qui permettent aux étudiants d'être heureux, de se sentir bien et de s'épanouir dans la poursuite de leurs ambitions. Nous les aidons à postuler et à s'inscrire aux cours, nous supervisons 11 résidences et une salle à manger primée, nous organisons des événements amusants et des activités sportives universitaires, nous gérons un programme innovant de développement de carrière et d'apprentissage par l'expérience, et bien plus encore ! Il n'y a rien de plus gratifiant que d'aider les générations futures à atteindre leur plein potentiel dans une université de classe mondiale. Grâce à notre large éventail d'opportunités de carrière et de parcours de développement professionnel, nous sommes certains que vous apprécierez l'expérience autant que nos étudiants.

Raison D’être Du Poste

Contribuer à la réalisation des priorités du secteur de gestion des effectifs étudiants en participant activement à la planification, à la coordination, à la mise en œuvre et au suivi de projets, d’initiatives institutionnelles et d’opérations académiques. Veiller à ce que les initiatives soient planifiées et réalisées conformément aux paliers de gouvernance, aux processus d’approbation ainsi qu’aux rôles et aux échéanciers des comités, et assurer les suivis requis. Produire les analyses, les rapports, la documentation et les communications nécessaires à la prise de décision, assurer le suivi des décisions et des livrables, et contribuer à l’amélioration continue des processus. Offrir également un soutien clérical et administratif efficace aux gestionnaires et agir comme point d’accueil du secteur, en représentant celui-ci avec professionnalisme et courtoisie en toutes circonstances.

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes

• Contribution aux opérations, projets et aux initiatives institutionnelles : Participer à la planification, à la coordination, à la mise en œuvre et au suivi de projets relevant du secteur de gestion des effectifs étudiants, en collaboration avec les partenaires concernés. À titre d’exemples, coordonner le volet professoral des cérémonies de la collation des grades et contribuer au cycle annuel de révision des droits administratifs, complémentaires et accessoires.
• Coordination des activités et des parties prenantes : Coordonner les rencontres, les consultations, les événements et les activités nécessaires à la réalisation des projets et des opérations confiés. Mobiliser les secteurs concernés, clarifier les contributions attendues, préparer les outils de travail et l’information pertinente, et assurer la circulation de l’information ainsi que les suivis découlant des décisions prises.
• Suivi de projets, des décisions et des livrables : Mettre en place et maintenir des mécanismes de suivi permettant de surveiller l’état d’avancement des projets, des opérations et des dossiers prioritaires. Assurer le suivi des décisions, des risques, des mesures à prendre, des échéanciers et des livrables; relancer les intervenants au besoin; signaler les écarts; et contribuer à la mise en œuvre de mesures correctives.
• Recherche, analyse et production de rapports : Effectuer des recherches, compiler des données, analyser des renseignements et produire des rapports afin d’appuyer la planification, la prise de décision, les discussions de la direction, les projets spéciaux et les activités du secteur de gestion des effectifs étudiants. Effectuer des recherches dans les dossiers étudiants afin de traiter des situations allant de cas courants à des cas très complexes. Présenter l’information de façon claire et structurée pour faciliter le suivi des priorités et la mise en œuvre des initiatives.
• Documentation des procédures, gouvernance et amélioration des processus : Rédiger, mettre à jour et organiser la documentation interne portant sur les procédures, les processus, les systèmes et les outils liés aux responsabilités du titulaire. Comprendre les différents paliers de gouvernance ainsi que les rôles et les échéanciers des divers comités afin de s’assurer que toutes les initiatives sont planifiées et réalisées conformément aux processus d’approbation et aux procédures de gouvernance de l’Université. Contribuer à l’amélioration continue des pratiques administratives en documentant les étapes, les suivis et les leçons apprises dans le cadre des projets et initiatives confiés.
• Soutien clérical et administratif aux gestionnaires : Offrir un soutien clérical et administratif aux gestionnaires du secteur de gestion des effectifs étudiants, notamment en assurant la prise et la coordination des rendez-vous, la gestion des calendriers, l’organisation logistique des rencontres, la réservation des salles et la préparation du matériel requis. Agir comme point d’accueil du secteur auprès des personnes qui communiquent avec celui-ci ou qui s’y présentent et, à ce titre, représenter le secteur de façon professionnelle et courtoise en toutes circonstances, afin d’assurer une expérience positive et conforme aux normes de service de l’Université. Effectuer également les suivis liés aux déplacements professionnels et aux demandes de remboursement des frais de voyage, vérifier que les renseignements et les pièces justificatives sont complets, et veiller au respect des procédures et des échéanciers applicables.

Ce Que Vous Apportez

• Formation postsecondaire en administration, gestion de projets, administration publique ou dans un domaine connexe, ou combinaison équivalente d’études et d’expérience de travail.
• Au moins sept (7) années d’expérience pertinente dans la coordination de projets, d’initiatives institutionnelles ou d’opérations complexes faisant appel à de multiples parties prenantes, à des processus de gouvernance et au respect d’échéanciers serrés.
• Bilinguisme — français et anglais (expression orale et écrite)
• Expérience en planification, en coordination, en mise en œuvre et en suivi de projets, y compris la gestion des échéanciers, des risques, des décisions et des livrables
• Expérience en recherche, en analyse de données et en production de rapports, de tableaux, de présentations et de documents d’aide à la décision
• Bonne compréhension des structures de gouvernance, des processus d’approbation ainsi que des rôles et des échéanciers des comités
• Très bonne maîtrise des outils informatiques utilisés pour la planification, le suivi de projets, l’analyse de données, la production de documents et la collaboration
• Capacité de produire un travail rigoureux et de qualité sous pression, de résoudre des enjeux opérationnels et de respecter des échéanciers serrés
• Excellent sens de l’organisation, autonomie, jugement et capacité à gérer simultanément plusieurs priorités, intervenants et échéanciers
• Excellentes aptitudes en relations interpersonnelles et en communication, ainsi qu’une capacité démontrée à mobiliser, à coordonner et à soutenir des parties prenantes de différents secteurs et niveaux décisionnels
• Capacité de faire preuve de discrétion et de protéger la confidentialité de renseignements sensibles, notamment dans les dossiers soumis aux instances de gouvernance et à la direction

Compétences Clés à L’Université D’Ottawa

Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa : Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales. Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible. Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre. Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe. L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à View email address on apply.j-vers.com. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :

Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.