Adjoint(e) aux soumissions et projets

Le Groupe Lapalme est une entreprise passionnée et réputée depuis plus de cinquante ans . Le Groupe Lapalme propose un large éventail de services en réalisant des projets de toute envergure. Que ce soit pour de l’excavation résidentielle, la construction des infrastructures ou la réalisation de grands projets commerciaux .

La gestion de projets te passionne et tu rêves de te joindre à une équipe jeune et dynamique?

Relevant du directeur des opérations l’adjoint(e) administratif(ve) aux projets et soumissions assiste les estimateurs et les chargés de projets dans la gestion administrative de leurs dossiers. En collaboration avec l’équipe de projets, elle s'assure de compléter les documents d’appels d’offres et autres documents relatifs aux avant-projets ainsi que d’effectuer les suivis administratifs nécessaires au bon fonctionnement des projets.

Travailler chez nous, c'est:

• 10 jours de congés fériés, chômés et payés par année;
• Possibilité de télétravail;
• Toutes les assurances dont vous pouvez avoir besoin: médicament, paramédicaux, vie, dentaire, voyage et invalidité.
• Un REER collectif ainsi qu'un régime de participation des employés aux bénéfices;
• Avoir accès à des bornes de recharge électrique;
• Un gym sur place;
• Un terrain de volleyball sur place;
• Un programme de reconnaissance des années de service;
• Un programme de remboursement pour des besoins en santé et mieux-être;
• Vêtements à l'effigie de la compagnie;
• Avoir accès à de la formation continue pour le développement et la mise à jour de vos compétences

Tes principales tâches:

• Commander les plans et devis de soumissions, et effectuer le suivi des parutions d’addendas;
• Préparer et compléter les documents d’appels d’offres (formulaire de soumission, cautionnement, bordereau, etc.);
• Invitation à soumissionner, relance auprès des sous-traitants et/ou fournisseurs pour suivi;
• Veiller au suivi du calendrier de soumissions;
• Effectuer la vérification administrative de la validité des soumissions au moment de son dépôt;
• Déposer les soumissions et effectuer le suivi des résultats des soumissions;
• Assister les estimateurs pour leurs besoins administratifs (ex. : classement des documents, listes de prix, courriels, TPL, );
• Création des dossiers de projets;
• Assister les chargés de projets pour leurs besoins administratifs (ex. : rédaction de bons de commande, classement de documents, tenue des différents registres, etc.);
• Préparer la préfacturation aux travaux supplémentaires;
• Traitement de la boite courriel-classement;
• Faire les demandes d’Info excavation;
• Approvisionnement pour le chantier (branchement Hydro, internet, location de roulotte et toilette de chantier, achat billet d’avion, traversier, etc.)
• Mise à jour de la liste des taux d’équipements et main-d’œuvre;
• Préparation des documents à remettre au contremaître en début de projet;
• Faire les manueld d'entretien au besoin
• Répondre aux informations des sous-traitants pour les demandes de dénonciation;
• Toutes autres tâches connexes

Compétences et qualifications requises :

• DEP en secrétariat ou en comptabilité et/ou AEC en technique de bureautique;
• 3 années d'expérience;
• Maitrise de la Suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint);
• SharePoint;
• rigueur, bonne capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément;
• bonne gestion des priorités et soucis du détail.

Vous avez d'autres compétences ? Dites-nous ce qui vous rend unique et qui ferait de vous un bon ajout a l'équipe.

Ose venir réaliser de grande chose avec nous!

- DEP en bureautique ou comptabilité avec une expérience pertinente de 3 ans

- Excellente maîtrise du français écrit

- Excellente maîtrise du logiciel Excel

- Connaissance du logiciel Access

- Connaissance du logiciel Adobe Pro

- Bonne gestion du stress et des priorités

- Bonne éthique de travail, très bonne structure et une attention particulière aux détails et à la qualité