Administration Assistant

Job Description

Job Description

The assistant is the manager's right-hand person, responsible for administration and communications. Tenant files: File and update records, ensure documents are complete, and verify that rent payments are received. Communications: Manage tenant emails and calls, triage them, and forward them to the appropriate person. Maintain consistent and courteous communication with tenants and superintendents. Planning: Establish and update the maintenance and repair schedule. Coordinate appointments with tenants for repairs and visits. Tenant Management

• Current tenants: Communicate with them regularly.
• Prospective tenants: Schedule viewings and lease signings. Oversee the onboarding process for key handovers, apartment tours, and common area walk-throughs. Hands-on experience and strong proficiency with the ProprioExpert software and Microsoft Office tools (specifically Excel and Outlook). Work location: On-site

-------FRANCAIS

Adjointe (ou Adjoint) à la gestion

L’adjointe est le bras droit du gestionnaire, responsable de l'administration et des communications.

• Dossiers locataires : Classer et mettre à jour les dossiers, s'assurer que les documents sont complets et que les paiements de loyer sont reçus.
• Communications : Gérer les emails et appels de locataires, les trier et les acheminer vers la personne concernée. Maintenir une communication constante et courtoise avec les locataires et les concierges.
• Planification : Établir et mettre à jour le calendrier de maintenance et des travaux. Coordonner les rendez-vous avec les locataires pour les réparations et les visites.

Gestion des locataires

• Les locataires actuels : Communiquez régulièrement avec eux.
• Les futurs locataires : Planifiez les visites et les signatures de baux .Voir le processus d'accueil pour la remise des clés, la visite de l'appartement et des aires communes.

Expérience pratique et bonne maîtrise du logiciel ProprioExpert et des outils de Microsoft Office (Excel et Outlook en particulier).

Lieu du poste : En présentiel