Adjoint(e) administratif(tive) - Carrefour du Nord Ouest-Val D'Or

Description De L'entreprise

Groupe Westcliff est une entreprise familiale dont le siège social est basé à Montréal et qui œuvre dans le domaine immobilier depuis plus de 50 ans. La croissance de Westcliff à travers les années est fondée sur son savoir-faire en matière de développement, construction et gestion de projets immobiliers d’envergure au Canada et aux États-Unis. La société emploie près de 500 employés dans nos différentes propriétés, dont 100 employés au siège social. L’entreprise veille à la bonne gestion de plus de 32 propriétés au Québec et dans les Maritimes, totalisant plus de 10 millions de pieds carrés

Vous avez une grande passion pour l'immobilier ? Vous désirez rejoindre une équipe dynamique, expérimentée et chaleureuse aux valeurs familiales? Vous vibrez à l’idée de contribuer au succès d’une société canadienne bien établie ? Nous sommes à la recherche d'un(e) Adjoint(e) Administratif(tive) pour le Carrefour du Nord Ouest, Val D'Or.

L'opportunité

Relevant du directeur général du

Carrefour du Nord Ouest vous agissez à titre de personne ressource et vous assumez les différentes tâches administratives pour assurer les activités quotidiennes liées à la gestion de la propriété. Vous aurez comme principal rôle d'assister la direction générale dans les opérations quotidienne, notamment dans les communications avec les locataires, la perception des loyers et le service à la clientèle.

Pour réussir dans ce poste, la personne recherchée doit être minutieuse, axé sur les résultats et démontrer une capacité à gérer plusieurs tâches et à établir des priorités dans un environnement en constatne évolution.

Gestion Des Comptes à Recevoir

• Gérer les comptes à recevoir des locataires, incluant la préparation et le traitement des dépôts quotidiens.
• Effectuer des encaissements et le saisis des données dans le logiciel YARDI.
• Vérifier et concilier les états de comptes des clients.
• Effectuer le suivi auprès des locataires afin de collecter les montants dus.
• Appuyer le directeur immobilier en lui fournissant de l’information, des relevés, etc., afin de poursuivre la démarche de recouvrement (escalade) lorsque requis.
• Préparer les avis de défaut de paiement des locataires.
• Préparer le rapport de comptes à recevoir des locataires mensuellement en expliquant avec des commentaires précis les soldes dus et démarches encourus.
• Assurer la liaison avec les locataires afin de répondre à leurs questions administratives et/ou relatives au bail.

Gestion des échéanciers et des contrats de service :

• Comptabiliser les factures des fournisseurs
• Effectuer le rapprochement des bons de commande avec les factures
• Mettre à jour et effectuer le suivi de la liste des dates critiques pour tous les baux tels que renouvellement des assurances, échéance du bail, options de renouvellement et périodes de location gratuite.
• Effectuer le suivi des contrats de service (dates d’échéance, renouvellements, obtention de documentation pertinente).
• Gérer les priorités ; traiter les problèmes rapidement, de manière proactive et suivre les projets jusqu'à leur terme.

Rapports de gestion et tâches administratives

• Coordonner les communications avec les locataires et répondre à leurs demandes
• Assurer un service à la clientèle de qualité, tel que vente de cartes cadeaux, gestion des objets perdus et redirection des appels.
• Comptabiliser les ventes mensuelles
• Fournir un soutien administratif et soutien de comptabilité au bureau
• Effectuer l’entrée de données comptables, gérer les comptes à payer, effectuer la saisie pour la paie des employés.
• Procéder à la conciliation mensuelle des cartes cadeaux.
• Gérer les dossiers administratifs, assurer le classement, l'archivage et la mise à jour des bases de données

Exigences du poste

• Expérience en gestion de comptes à recevoir et de comptes fournisseurs.
• Sens de l'initiative et capacité à travailler en équipe.
• Grande attention aux détails.
• Compétences efficaces en gestion du temps et en organisation.
• Solides compétences analytiques et autonomie.
• Compréhension approfondie de la terminologie liée à la gestion, aux principes et aux procédures du secteur immobilier.
• Démonstration d’une approche proactive de la résolution de problèmes et d’une bonne capacité de prise de décision.
• Très bonnes compétences interpersonnelles et capacité à établir des relations avec les parties prenantes internes et externes.
• Aptitude avérée à traiter des informations confidentielles avec discrétion, à s'adapter à diverses demandes et à faire preuve d’un haut niveau de service à la clientèle et de réactivité.
• Solides compétences organisationnelles reflétant la capacité à exécuter et à gérer des tâches multiples avec un excellent souci du détail.
• Capacité à respecter les échéances, et ce, en toute efficacité.

Qualifications

• Diplôme d'études collégiales en administration, comptabilité ou formation équivalente.
• 4 ans d'expérience pertinente dans un emploi lié aux baux commerciaux, à la comptabilité et aux documents connexes dans un poste similaire.
• Maîtrise de la suite Office (Word, Excel, Outlook) et des logiciels de comptabilité
• Expérience avec le système Yardi, un atout.
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale en anglais et en français, afin de communiquer avec la clientèle de l'extérieur du Québec et les partenaires d'affaires hors Québec.

Ce Que Nous Offrons

• Un environnement favorable pour une carrière enrichissante
• Salaire compétitif selon l'expérience.
• Expérience professionnelle gratifiante.
• Poste permanent, 35h/semaine, en présentiel, du lundi au vendredi.
• Un environnement dynamique et collaboratif.
• Programme d’assurance collective après 3 mois de service.

En raison du volume de candidatures, seules les personnes retenues seront contactées par notre équipe de recrutement.