Archiviste médical(e) - Registraire de thérapie cellulaire et du registre québécois du cancer

Sommaire de la fonction

Personne qui assume les responsabilités de gestion des données cliniques requises pour le maintien des activités de thérapie cellulaire. Elle assume la recherche, l’analyse, la saisie et le traitement des données cliniques des patients de thérapie cellulaire demandées par les organismes accréditeurs et réglementaires.

Fonctions spécifiques à l’organisation du service

• Participe au développement de mandats spécifiques ou à l’amélioration continue des processus et procédures de travail du service de registre des données et des accréditations en cancérologie.
• Participe à la rédaction, à l’élaboration ou à la révision de procédures reliées à ses fonctions.
• Participe à tout projet d’amélioration continue dans le programme de thérapie cellulaire pour lequel son expertise est requise.
• Participe à toute révision de formulaires GDE du programme de thérapie cellulaire pour lequel son expertise est requise.

Fonctions spécifiques à la gestion du dossier de l’usager

• Agit à titre de personne ressource pour tout professionnel, médecin et gestionnaire de la direction adjointe de cancérologie en matière de gestion des données cliniques, indicateurs du programme de greffe et thérapie cellulaire, et gestion de dossiers des usagers.
• Identifie et documente les problématiques liées au dossier usager, propose des solutions et assure le suivi auprès de son supérieur immédiat.
• Remplit des rapports d’accidents‑incidents si requis.
• Procède à des validations en temps réel de la complétion et signature des documents critiques, relance le personnel jusqu’à la complétion conformément aux procédures de travail.
• Remplit une requête Octopus pour modification du dossier informatisé et suit la requête jusqu’à sa complétion.

Fonctions spécifiques à l’analyse, saisie, la transmission et le traitement des données

• Analyse des dossiers informatisés pour identifier les données cliniques demandées par les organismes accréditeurs et régulateurs.
• Code les données liées aux cancers: stade clinique et pathologique, traitements antinéoplasiques liés aux hospitalisations et activités cliniques externes ou privées.
• Établit et met en pratique des méthodes de suivi des patients.
• Saisie les données liées aux activités de thérapies cellulaires et aux diagnostics et traitements des cancers solides dans les systèmes d’information requis.
• Traite les données pour produire les indicateurs et statistiques requis annuellement pour le programme de greffe et thérapie cellulaire, ainsi que pour les demandes ponctuelles des équipes médicales.
• Participe à l’amélioration continue de la saisie de données cliniques dans le dossier informatisé afin d’augmenter la qualité et la conformité aux normes.
• Remplit les formulaires requis pour le maintien des accréditations FACT et CIBMTR, ainsi que pour l’homologation de centre transplantateur par Héma‑Québec.
• Transmet les formulaires demandés par le CIBMTR dans les délais établis.
• Complète et transmet les suivis demandés par Héma‑Québec et tout autre organisme comme l’EBMT.
• Participe aux projets de saisie et transmission de données du Registre québécois du cancer.
• Utilise la plateforme web ServiceNow pour poser des questions sur le codage et la transmission de données liées au CIBMTR.

Fonctions spécifiques à la qualité et conformité des données

• Respecte les indications du manuel du CIBMTR et de toute ressource didactique afin d’assurer une conformité de transmission de 97% requis.
• Applique et respecte les prescriptions et règles provenant des cadres normatifs.
• Adapte son analyse aux nouvelles versions des ressources didactiques et développe des procédures et outils d’aide à l’analyse des données.
• Présente des indicateurs et statistiques au comité de qualité du programme de greffe et thérapie cellulaire.
• Effectue des audits internes de conformité de complétion des formulaires du CIBMTR.
• Reçoit la rétroaction des audits et ajuste son analyse des dossiers en conséquence.
• Participe à l’établissement et à la vigie des mécanismes de contrôle de la qualité pour le registre de greffe et thérapie cellulaire.
• Participe à des activités de formation professionnelle continue afin de maintenir à jour ses connaissances et compétences.
• Identifie l’information manquante aux dossiers usagers nécessaire à la conformité demandée par le CIBMTR et fait le lien avec son supérieur et l’équipe médicale.
• Participe aux validations du Registre québécois du cancer afin de valider la qualité des données du registre solide.

Fonctions spécifiques au pilotage des systèmes

• Arrime les problématiques liées à l’utilisation de SARDO avec la chef d’équipe des registraires du registre local de cancer.
• Effectue des demandes spécifiques à la thérapie cellulaire à la chef d’équipe.

Fonctions spécifiques à la formation aux intervenants

• Forme tout nouveau registraire sur les notions médicales et cliniques de diagnostics et traitements des cancers, incluant la thérapie cellulaire.
• Forme les intervenants sur les organismes accréditeurs, ressources didactiques, outils informatiques, délais de transmission, etc.
• Fournit, en tant que personne ressource, l’utilisation des systèmes informatiques reliés au registre local de cancer et la compréhension uniforme des concepts de tenue des dossiers.

Fonctions spécifiques en lien avec les études, recherches et audits

• Produit, interprète et rédige des indicateurs et statistiques pour des fins de recherche et d’évaluation de l’acte médical.

Autres fonctions

• Participe, à la demande de son supérieur immédiat, aux différents comités et réunions d’équipes liés à ses fonctions.
• Fournit des données fiables et rapides aux intervenants de la cancérologie à partir des données oncologiques locales.
• Participe aux activités d’orientation des nouveaux employés et des stagiaires.
• Établit et maintient les communications avec les collègues, intervenants de la trajectoire de soins, services de l’établissement, et organismes.
• Informe son supérieur de tout manquement aux lois, codes, normes, politiques, procédures et règlements.
• Participe aux inspections des accréditations pour répondre aux questions sur la transmission de données.
• Maintient un registre local de cancer à jour avec des informations fiables et exhaustives.
• Participe à des communautés de pratique nationales et internationales si requis.
• Exécute toute autre tâche connexe à la demande de son supérieur immédiat.

Tâches spécifiques

• Alterne entre la saisie des données liées au registre de thérapie cellulaire et le registre québécois du cancer.
• Produit une liste de thérapie cellulaire à jour selon les procédures internes.
• Produit un registre de sorties d’aplasie tardives à jour.
• Identifie les nouveaux cas de cancer solide admissibles et les nouveaux cas de thérapie cellulaire à inclure dans les registres.
• Coordonne la complétion de tout formulaire CIBMTR à être complété par un partenaire externe.
• Participe et présente tout élément pertinent au comité de qualité de thérapie cellulaire et aux comités des tumeurs des sites attribués.
• Analyse et code les différents éléments du dossier selon la classification internationale des maladies en oncologie (ICD‑O‑3) et les guides de codage du RQC, STORE, RTS, etc.
• Code avec précision la date du diagnostic et le statut de la maladie selon AJCC et SEER.
• Attribue le stade du cancer selon l’étendue de la maladie.
• Enregistre procédures, techniques diagnostiques, traitements, classe de cas, confirmation du diagnostic, grades, lieu de diagnostic, récidives, statuts de la maladie et autres informations selon règles des registres.
• Établit la trajectoire des services et le suivi du parcours de l’usager tout au long du continuum de soins et fait le suivi à vie des patients.
• Participe à des activités de formation professionnelle continue.
• Collabore avec les équipes de la cancérologie et participe à l’évolution du programme.
• Participe à des communautés de pratique nationale.
• Exécute les tâches selon ordre prioritaire et démontre excellente compréhension et communication écrite en anglais.
• Recherche des informations dans les manuels de codage et les bases en ligne (ICD‑O‑3, RQC, STORE, RTS, VSS, etc.) avec grande autonomie pour le télétravail.

Qualifications

• Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en archives médicales ou un diplôme d’archiviste médical d’une école reconnue par le ministère compétent ou l’Association des gestionnaires de l’information de la santé du Québec ou le Collège des archivistes médicaux du Canada.
• Détenir une attestation d’études collégiales (AEC) en registre des tumeurs, posséder la certification « Certified Tumor Registrar », être en voie d’obtention (atout).

Compétences requises

• Maîtrise adéquate de la langue anglaise.
• Autonomie dans la recherche d’information avec les ressources didactiques en ligne pour identifier la bonne donnée à transmettre.
• Souci de bien comprendre l’histoire de l’usager afin d’assurer une qualité de transmission de données conforme aux standards des organismes accréditeurs (≥97%).
• Capacité de communiquer efficacement.
• Capacité de gérer ses émotions en situations hors de la zone de confort.
• Capacité de gérer son temps.
• Capacité d’utiliser Excel (atout).

Programme d'égalité en emploi

Le CIUSSS de l’Est‑de‑l’Île‑de‑Montréal souscrit aux principes d’accès à l’égalité en emploi et invite les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Le processus de sélection sera confidentiel.